在職中の転職活動、面接日程はどう調整する？採用側から見た伝え方

「面接に行きたいけれど、平日の昼間に時間が取れない」——在職中に転職活動をしている方から、最も多く聞く悩みです。この記事では、実際に面接をしている中小企業の経営者として、日程調整のときにどう伝えると話がスムーズに進むのか、逆にどんな伝え方が印象を悪くするのかを、選ぶ側の視点からお話しします。

結論：日程が合わないこと自体は、マイナスになりません

先に結論をお伝えします。

私が面接をしてきた限りでは、「在職中で日程が限られている」という理由で候補者の評価を下げたことはありません。むしろ在職中の方は、今の仕事をきちんと続けながら次を探している人として見えます。

評価に響くのは、日程が合わないことではなく、その伝え方です。

具体的には、こちらが「では、いつなら大丈夫なんですか」と聞き返さなければならない連絡が、いちばん困ります。逆に言えば、聞き返さなくて済む形で送るだけで、印象はかなり変わります。

ここが実は、多くの人が損をしているところです。

採用側は、日程調整の連絡で何を見ているのか？

面接の日程調整は、その人と交わす最初の実務的なやりとりです。私は無意識にここを見ています。

見ているのは、能力ではありません。社外の相手と、限られた条件の中で予定を合わせられるかという点です。取引先との日程調整と、構造がまったく同じだからです。

たとえば、こういう返信が届くことがあります。

悪意はまったくないと思います。ただ、これを受け取った側は、何も決められません。もう一度、条件を聞くメールを書くことになります。

一方で、こういう返信もあります。

同じ「平日昼間は無理」という内容です。でも、後者はその場で決められます。私が見てきた限り、この差は思っている以上に大きいです。

では、具体的にどう書けばいいのか。

日程調整のメールに入れるべき3つの要素

複雑なテクニックは必要ありません。次の3つが入っていれば十分です。

1. 対応できる候補日時を、3つ以上、幅で出す

「○月○日の14時」のようなピンポイントではなく、「○月○日の18時以降」「○月○日終日」のように幅で書きます。相手の予定と重なる可能性が上がります。

2. 理由を一言だけ添える

「現職の都合により」の一言で足ります。それだけで、こちらは事情を理解できます。長い説明はいりません。

3. 代替手段を自分から出す

オンライン面接が可能か、早朝や夕方以降でも可能か。選択肢を自分から差し出すと、話が前に進みます。

この3つが入ったメールは、返信が1往復で終わります。1往復で終わるやりとりは、それだけで気持ちのいいものです。

ただ、ここで一つ注意していただきたいことがあります。

「有給を取ります」と言い切らないほうがいい理由

在職中の方から、「その日は有給を取得しますので、日中でも問題ありません」と言われることがあります。

意欲は伝わります。ただ私は、この言い方には少し引っかかりを覚えます。

理由は単純で、有給が本当に取れるかは、そのときの職場の状況次第だからです。急な繁忙で取れなくなり、直前に「やはり難しくなりました」と連絡が来たことが、過去に何度かありました。こうなると、こちらは一度空けた枠を組み替えることになります。

言い切らないほうが安全です。「調整を試みますが、確定は○日以降になります」と書いておけば、後で動かしても不誠実には見えません。

私の感覚では、確約できないことを確約しない人のほうが、結果的に信用されます。これは面接の中身でも同じです。

面接の場で「日程」の話が出たら、どう答えるか？

面接の終盤で、次の選考日程や、入社可能時期を聞かれる場面があります。ここでも同じ考え方が使えます。

入社時期については、就業規則で退職の申し出時期が定められている会社が多いので、そこを踏まえて答えます。「引き継ぎを考えると、内定から1か月半から2か月ほどをいただきたいと考えています」のように、幅と根拠をセットにします。

ここで「すぐ辞められます」と即答されると、私は逆に不安になります。今の職場でどれだけの役割を持っていたのか、引き継ぎをどう考える人なのかが見えなくなるからです。

急がない人のほうが、信用される場面は意外に多いです。

平日日中しか面接できない会社は、どう考えればいいか？

現実として、「平日の日中しか対応していない」という会社もあります。特に、面接担当が現場を兼ねている小さな会社では、夕方以降に時間を作るのが難しい事情があります。

このとき、無理に押し込む必要はないと私は考えています。

ただ、一度だけ聞いてみる価値はあります。「オンラインでも可能でしょうか」の一文です。ここ数年で対応できる会社は増えました。聞かずに諦めるのは、少し早いかもしれません。

そして、何度も日程を打診しても取り合ってもらえない会社は、入社後も同じ調子である可能性があります。日程調整は、こちらが会社を見る機会でもあります。

選ばれているだけの立場ではありません。この視点は、面接の受け答えそのものにも影響してきます。

在職中の転職活動は、時間の制約がある分、一つひとつのやりとりが評価に直結します。でもそれは、丁寧に動ける人にとっては有利な条件でもあります。

日程調整のメールを1往復で終わらせられる人は、面接の場でも、たいてい話が通じやすい人です。私はそう感じています。

面接で退職理由をどう話すかは、「退職理由は正直に話すべきか？」に書きました。ここも、正直さと言い方のバランスで印象が大きく変わるところです。

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