選考辞退はメールで失礼にならない？｜面接する側が困らない書き方と時期

他社の内定が出た、話を聞くうちに気持ちが変わった。そんなとき、選考辞退をメールで伝えてよいのか迷うと思います。結論から言うと、選考辞退はメールで伝えて失礼にはなりません。中小企業で面接をしている立場から、受け取る側が困らない書き方と時期をまとめます。

選考辞退はメールで伝えてもいいのか？

メールで十分です。私が受け取ってきた辞退の連絡も、ほとんどがメールでした。

面接の日程を押さえている側にとって、大事なのは手段より早さです。担当者が席にいない時間でも届き、社内で回しやすいので、メールのほうが助かることもあります。

電話を足したほうがよいのは、面接が翌日や当日に迫っているときです。メールが読まれる前に、面接官が会議室で待ってしまうかもしれないからです。

受け取る側は、辞退の連絡をどう見ているか？

正直に言えば、残念だとは思います。ただ、それで気を悪くすることはほとんどありません。

面接していると、応募する人が何社も並行して受けているのは当たり前だと分かります。辞退の連絡も、選考の一部としてそのまま受け取ります。

困るのは、連絡が来ないまま面接の日を迎えることです。小さな会社では、現場の責任者が仕事の手を止めて面接に出ています。連絡がないと、その時間がまるごと空いてしまいます。

採用担当が経理や総務と兼ねている会社も多く、日程の組み直しには手間がかかります。だから、早く一言もらえるだけで十分ありがたいのです。

選考辞退のメールには何を書けばいい？

書くことは4つで足ります。

• 件名に「選考辞退のご連絡」と自分の名前

• 応募した職種と、決まっている面接の日時

• 選考を辞退したいこと

• ここまでの対応へのお礼

件名に名前があると、ほかのメールに埋もれません。職種と日時があれば、受け取った側がすぐに予定を消せます。

長い文面は要りません。私が見てきた中で印象がよかったのは、数行で用件が済んでいるメールでした。

たとえば、次のくらいの長さで足ります。

件名：選考辞退のご連絡（氏名）

〇〇株式会社　採用ご担当者様。〇月〇日に面接のお約束をいただいている、〇〇職に応募した（氏名）です。検討の結果、今回は選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。お時間を取っていただいたのに申し訳ありません。これまでのご対応に感謝いたします。

宛名や結びの言葉は、ふだんの仕事のメールと同じで大丈夫です。

辞退の理由はどこまで書く？

「一身上の都合により」で問題ありません。書くなら「他社から内定をいただいたため」のように一言で十分です。

理由を細かく書く必要はありません。受け取る側も、理由を聞いて何かを変えることはあまりないからです。

ただ、本当のことを短く書いてもらえると、こちらの参考になることはあります。たとえば勤務地の条件が合わなかったと分かれば、求人票の書き方を見直すきっかけになります。

避けたいのは、会社や面接官への不満を長く書くことです。読んだ人が社内で共有しにくくなり、話がこじれることがあります。

辞退の連絡はいつまでに送ればいい？

決めたその日のうちに送るのがいちばんです。

遅くとも、面接の前日の営業時間内には届くようにしましょう。前日の夕方以降や当日になるなら、メールを送ったうえで電話も入れておくと安心です。

送るのを先に延ばすと、そのぶん相手の準備が進んでしまいます。まだ迷っている段階なら、辞退ではなく日程を少し先にしてほしいと相談する手もあります。

エージェント経由で応募しているときは？

エージェントを通して応募しているなら、会社には直接連絡せず、担当者に伝えます。会社への連絡は担当者が行うからです。

私が見てきた限り、エージェント経由の辞退は、担当者から理由を添えて届くことが多いです。担当者には正直な理由を伝えておくと、次に紹介される求人がずれにくくなります。

内定が出たあとの辞退も同じでいいのか？

同じではありません。選考の途中なら、まだお互いに何の約束もしていない段階です。

内定を承諾したあとは、話が変わります。厚生労働省の「採用の内定・内々定について、取消や辞退する場合の注意点」では、内定の段階では労働契約が成立しているとされることが多いと説明されています。そのうえで、働く側からの一方的な取りやめは、事情によっては損害賠償を求められる場合があるとしています。

承諾の返事をしたあとの辞退は、メールだけで済ませないでください。電話で直接伝え、そのあとメールでも残しておきましょう。

よくある質問

選考辞退のメールに返信が来ないのは、失礼だったから？

そうとは限りません。受け取った側は、予定を消してそれで終わりにすることが多いです。返事がなくても、送り直す必要はありません。

一度辞退した会社に、あとで応募し直せる？

応募はできることがほとんどです。私が面接してきた限り、以前に辞退したことだけを理由に見送ることはありませんでした。丁寧な辞退の連絡をもらっていれば、覚えている側の印象はむしろよいくらいです。

面接の当日に辞退したくなったら？

まず電話で伝え、そのあとメールでも送ります。面接官がもう待っている時間なら、電話のほうが早く伝わります。

まとめ

選考辞退はメールで伝えて失礼にはなりません。受け取る側が困るのは、辞退そのものより、連絡がないまま面接の日を迎えることです。

理由は一言でよく、決めたその日のうちに送るのがいちばんです。

辞退を決めた選考があれば、今日のうちにメールを1通送っておきましょう。

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