教務主任必見！学校予定・時間割変更・週案・授業時数をWebアプリ化！「KyoMu Connect」初期設定編！

前回は、僕が教務主任向けに作成し、note で大きな反響をいただいた「教務主任向けスプレッドシート」の Web アプリ版、「KyoMu Connect」の機能を紹介しました。

学校予定、時間割変更、週案、授業時数など、これまで別々に管理されがちだったものを、できるだけ一つの流れで扱えるようにしたのが、この 「KyoMu Connect」 です。

ただ、どれだけ便利な仕組みでも、最初の設定でつまずいてしまうと、そこで止まってしまいます。

特に、Google スプレッドシートと Apps Script を組み合わせた Web アプリは、最初に少しだけ準備が必要です。

この記事では、KyoMu Connect のテンプレートを入手してから、実際に Web アプリとして開き、使い始めるための初期設定の流れを紹介していきます。

サクッと初期設定を済ませて、実際にゴリゴリ触ってみてください！

月予定や黒板、時間割、週案、授業時数を実際の学校現場でどのように使っていくかについては、次回のワークフロー編で紹介する予定です。

パート３のワークフロー編はこちら↓

お知らせ

これまでnoteで紹介してきた校務効率化のアイデアをまとめた書籍が、明治図書出版さんより出版されています。

僕がこれまで紹介してきたテンプレートに加え、今後紹介していくテンプレートも、この書籍から入手できる形にしていく予定です。

ご興味ある方はチェックしてみてください。

ここでは、テンプレートを受け取ってから、実際に使い始めるまでの流れを説明します。

最初に少しだけ設定が必要ですが、一度設定してしまえば、日常的な操作はWebアプリ側から行えます。

大まかな流れは、次のとおりです。

1. テンプレートのコピーを作成する

2. コピーしたファイルを開き直す

3. 「シートを整備」を実行する

4. 最初の管理者を「アカウント権限」シートに登録する

5. Webアプリをデプロイする

6. 管理者アカウントでWebアプリを開く

7. 設定画面から職員・クラス・教科・暦を登録する

8. 基本時間割を作る

9. 月予定・黒板・週案・授業時数を使い始める

（１）コピーの作成

① テンプレートをコピーする

まず、配布されたURLから「コピーを作成」を選び、自分のGoogleドライブにコピーしてください。

学校で使う場合は、いきなり本番用として使うのではなく、まずはテスト用のコピーで動作確認することをおすすめします。

最初にコピーしたものを原本として残しておくと、設定を間違えたときにやり直しやすくなります。

② コピーしたスプレッドシートを開き直す

コピーを作成したら、一度スプレッドシートを閉じて、もう一度開き直します。

しばらく待つと、上部メニューに【KyoMu Connect管理】というメニューが表示されます。

メニューが表示されたら、【軽快テンプレート管理】→【シートを整備】を実行します。

この操作で、テンプレートに必要な
・設定
・年度
・学期
・休日
・職員
・クラス
・教科
・予定
・日直
・基本時間割
・時間割変更
・週案
・授業時数調整
・授業時数年間集計
・アカウント権限
・使い方
というシートが作成されます。

なお、初めて実行する場合は、認証画面が出るので指示に従って認証を進めます。

③ 最初の管理者を登録する

Webアプリを開く前に、最初の管理者を1人だけ登録します。

登録する場所は、スプレッドシートの「アカウント権限」シートです。

このテンプレートでは、登録されていないアカウントはWebアプリを利用できません。

そのため、最初の1人だけは、Webアプリではなく、スプレッドシートに直接入力して管理者として登録します。

「アカウント権限」シートには、管理者として使うGoogleアカウントを1行登録します。

最低限入力するのは、次の3つです。

これで、入力したメールアドレスのアカウントが管理者として扱われます。
※権限IDや職員IDは自動で付与されるため、手入力する必要はありません。

あとからWebアプリの設定画面で職員登録を行い、必要に応じて権限を整えれば大丈夫です。

④ Webアプリをデプロイ

スプレッドシート上部から、【拡張機能】→【Apps Script】を開きます。

Apps Scriptの画面が開いたら、【デプロイ】→【新しいデプロイ】を選びます。

【デプロイ】→【新しいデプロイ】を選ぶ

種類は「ウェブアプリ」を選択します。

デプロイ設定は、学校や自治体のGoogle Workspaceで使う場合、
・実行するユーザー：自分
・アクセスできるユーザー：組織内のユーザー
とします。

これにより、利用者全員にスプレッドシート本体の編集権限を渡さなくても、Webアプリ経由で操作できます。

「アクセスできるユーザー」を「組織内のユーザー」にすると、学校や自治体のGoogle Workspace内のユーザーだけがWebアプリにアクセスできます。

個人のGmailアカウントで使っている場合、「組織内のユーザー」という選択肢が出ない場合があります。

学校や自治体で使う場合は、学校・自治体のGoogle Workspaceアカウントでデプロイしてください。

初めてデプロイする場合、Googleの承認画面が出ることがあるので、表示された内容を確認し、必要な承認を行ってください。

承認が終わると、WebアプリのURLが発行されます。

URLからWebアプリを開くときは、必ず先ほど「アカウント権限」シートに登録した管理者アカウントで開いてください。

登録されていないGoogleアカウントで開くと、アプリ本体は表示されず「このアカウントには利用権限がありません。」という画面が表示されます。

（２）職員の追加と権限の設定

まずは、管理者して登録したアカウントで、Webアプリを開きます。

① トップ画面を確認する

管理者アカウントでWebアプリを開くと、トップ画面が表示されます。

トップ画面には、主に次の機能があります。

＜まず使う機能＞
・月予定
・黒板
・時間割
・週案

＜さらに活用＞
・授業時数
・クラス
・設定

下部には、セットアップ状況を確認する表示があります。

職員、クラス、教科、学期、基本時間割などが未設定の場合は、「未設定」と表示されます。

② 管理者として登録する

まずは「設定」を開き、自分のアカウントを登録します。

ここで、最初の管理者として登録した自分自身を、職員として登録しておきます。

たとえば、アカウント権限シートに sample@example.com を管理者として登録した場合、職員画面でも同じメールアドレスを登録しておきます。
※同じ先生を重複して登録しないようにしてください。
※異動や退職などで使わなくなった職員は、削除ではなく「無効」にする運用が安全です。

職員を登録したら、職員一覧の「権限」ボタンを押して、自分の権限を確認します。

最初に「アカウント権限」シートへ直接入力した管理者権限が反映されていれば、管理者として扱われます。

管理者の場合は、細かい機能別権限を一つ一つ設定しなくても、全体を管理できる扱いになります。

③ 他の職員を追加する

管理者としてWebアプリに入れることを確認したら、他の職員を追加します。
※他の職員は、スプレッドシートに直接入力するのではなく、Webアプリの設定画面から登録できます。

ここでは職員ごとに、
・職員名
・メールアドレス
・有効／無効
・権限
を設定します。

たとえば、一般の先生の権限例は、
・月予定：閲覧
・黒板：閲覧
・時間割：閲覧
・週案：編集
・授業計画：編集
・授業時数：閲覧
・設定：なし
などとしておきます。

管理職や教務主任には、必要に応じて管理者権限や設定編集権限を付けます。

このテンプレートでは、登録されていないアカウントはWebアプリを利用できません。

登録されていないGoogleアカウントでアクセスすると、「このアカウントには利用権限がありません。」と表示されます。

そのアカウントでアプリにアクセスしたい場合は、管理者が設定画面から職員登録と権限設定を行ってください。

この仕組みによって、「組織内ユーザーなら誰でも自由に使える」のではなく、「組織内ユーザーのうち、登録された職員だけが使える」状態にできます。

（３）基本設定

次に「基本設定」を入力します。

① 学校名

学校名を入力します。

印刷時の見出しなどで使うことを想定しています。

② 学校種別

小学校か中学校かを選びます。

・小学校なら1〜6年と特別支援
・中学校なら1〜3年と特別支援
と、ここの選択によって表示する学年の範囲が変わります。

③ 7時間目

7時間目がある学校は「あり」にします。

「あり」にすると、時間割や週案に7時間目が表示されます。

使わない場合は「なし」のままで大丈夫です。

④ 週案の時間割変更

週案画面からクラスや教科の変更をできるようにするかを設定します。

学校全体で時間割変更を管理したい場合は、最初は「集中管理」にしておく方が安全です。

個人利用や少人数で試す場合は、「週案でも編集可」にすると、週案画面から柔軟に変更できます。

（４）クラスと教科を登録

① クラス登録

次に「クラス」を登録します。

入力する主な項目は、
・年度
・学年
・クラス名
・担任
・副担任
・有効／無効
です。
※クラスは、時間割、週案、クラスボード、授業時数などで使います。

担任を設定しておくと、クラスボードなどで担任クラスを表示しやすくなります。

② 教科を登録

次に「教科」を登録します。

入力する主な項目は、
・教科名
・略称
・区分
・有効
です。

区分には「教科」と「教科外」があります。
国語、社会、算数、理科、英語などは「教科」。
学活、道徳、総合、行事などは、学校の運用に合わせて「教科外」。
としておくと、週案や授業時数で確認しやすくなります。

③ 暦を設定する

次に「暦」を設定します。

ここでは、学期と祝日・特別日を登録します。

学期では、
・年度
・学期名
・開始日
・終了日
・表示順
を入力します。

1学期、2学期、3学期の開始日・終了日は、授業時数や週案の集計で、学期の範囲を判断するために使います。

祝日・特別日では、
・日付
・名称
・種別
・授業日扱い
などを登録します。

授業時数を使う場合は、学校独自の休業日や土曜授業も確認しておくと、集計が実態に近くなります。

（５）時間割を登録

設定が終わったら、「時間割」を開きます。

時間割画面には、
・基本時間割
・教師別
・クラス別
の3つのモードがあります。

① 基本時間割の設定

最初に作るのは、各週の時間割のもととなる「基本時間割」です。

たとえば、

• 山田先生の月曜1限は6年社会

• 田中先生の火曜3限は5年算数

のように、教師ごとの通常コマを登録します。

複数のコマを選択して、クラスと教科を選ぶと、一度に登録することができます。

また、複数の教員で同じ教科を担当する場合は、合同授業を設定することができます。

基本時間割が入っていないと、週案を開いてもクラスや教科が反映されません。

まずは細かい変更まで入れず、通常の時間割を作ることを優先してください。

② 教師別時間割を確認する

基本時間割を入力したら、「教師別」を開きます。

教師別時間割では、指定した週の時間割を教師ごとに確認できます。

基本時間割に、対象週の時間割変更を重ねて表示します。

その日だけの変更がある場合は、教師別時間割のセルから時間割変更を登録します。

一時的な変更のたびに基本時間割を書き換えると、次の週以降まで変わってしまいます。
※その日だけの変更は、時間割変更として登録してください。

③ クラス別時間割を確認

「クラス別」は、教師別時間割をクラスごとに並べ替えた確認用の画面です。

「クラス別時間割」は、基本的に確認専用です。

クラスごとの一週間の動きを見たいときに使います。

クラス別でエラーや警告がある場合は、基本時間割や時間割変更の登録を見直してください。

（６）月予定を入力する

次に「月予定」を開きます。

月予定では、学校全体の予定を入力・確認できます。

予定のカテゴリは、主に次のように分かれています。

• 行事・会議

• 出張等

• 提出物

• その他

予定を追加したい日を選び、
・日付や開始&終了時間
・カテゴリ
・件名
・詳細
を入力して保存します。

月予定に登録した予定は、「黒板」にも反映されます。

提出物カテゴリでは、開始時刻や終了時刻よりも、提出済みか未提出かを確認する使い方を想定しています。

月予定や黒板で、未提出・提出済みの状態が分かるように表示されます。

（７）黒板を確認する

「黒板」では、今日と明日の予定を確認できます。

表示されるのは、主に次の情報です。

• 行事・会議

• 出張等

• 提出物

• その他

• 日直

朝の打ち合わせや、職員室での確認用として使う想定です。

（８）週案を入力する

次に「週案」を開きます。

週案には、基本時間割と時間割変更をもとに、クラスや教科が表示されます。

入力できる項目は、
・クラス
・教科
・単元
・授業内容
・宿題
・持ち物
・反省
・メモ
です。

該当コマを選択することで詳細の入力が可能です。

大規模校で個々の教師が手元の週案で時間割変更を行うと、収拾がつかなくなるため、基本設定が「集中管理」モードになっている場合、週案からは時間割変更ができません。
※「集中管理」モードに設定している際の時間割変更は、「教師別時間割」から行なってください。

主な初期設定は以上となります。

場面ごとのより具体的な操作方法については、パート３のワークフロー編をご覧ください。

（９）本番運用前のチェックリスト

本番利用を始める前に、次の項目を確認してください。

① コピー・初期化

• テンプレートをコピーした

• コピーしたファイルを開き直した

• 「シートを整備」を実行した

• 必要なシートが作成された

② 最初の管理者

• 「アカウント権限」シートに管理者メールを入力した

• 有効をTRUEにした

• 管理者をTRUEにした

• 権限IDは空欄のままにした

• 管理者アカウントでWebアプリを開けた

③ デプロイ

• Webアプリとしてデプロイした

• 実行するユーザーを「自分」にした

• アクセスできるユーザーを「組織内のユーザー」にした

• 発行されたURLを確認した

④ 設定

• 職員を登録した

• 自分の職員情報とメールを登録した

• 他の職員を登録した

• 職員ごとの権限を設定した

• クラスを登録した

• 教科を登録した

• 学校名、学校種別、7時間目を設定した

• 学期、祝日、特別日を設定した

⑤ 時間割・週案

• 基本時間割を登録した

• 教師別時間割を確認した

• クラス別時間割を確認した

• 週案を入力できた

• 宿題や持ち物が保存された

⑥ 月予定・黒板

• 月予定を入力できた

• 黒板に今日・明日の予定が表示された

• 提出物の表示を確認した

⑦ 授業時数・印刷

• 授業時数を表示できた

• 月予定を印刷できた

• 時間割を印刷できた

• 週案を印刷できた

（10）データの配布

この記事で紹介しているテンプレートは、書籍P.131のQRコードからアクセスできる「追加コンテンツページ」で配布しています。

今後の記事で紹介するテンプレートについても、順次追加していく予定です。

興味のある方は、ぜひ書籍とあわせて「追加コンテンツページ」もチェックしてみてください。

▶ 明治図書ONLINE

▶Amazon

ご利用にあたって

本記事で紹介しているテンプレート・アプリは、学校業務の効率化や教育活動の補助を目的として作成したものです。

児童生徒の氏名、顔写真、出欠、成績、健康情報、家庭情報、生徒指導記録、学習履歴などを扱う場合は、所属校・自治体の情報管理ルールに従ってご利用ください。

Googleドライブ、スプレッドシート、フォーム、Chat、カレンダー等を利用する場合は、保存先、共有範囲、通知先、外部サービス連携の有無を確認し、必要最小限の情報で運用してください。

作者は、利用者が入力・保存したデータを取得・閲覧することはありません。ただし、実データの管理、共有設定、運用方法については、利用者および所属組織でご確認ください。

本テンプレート・アプリの利用により生じたデータの消失、誤操作、共有設定の誤り、情報漏えい、業務上のトラブル等について、作者は責任を負いかねます。

利用前にコピーを作成し、テスト用データで動作を確認したうえでご利用ください。

（11）まとめ

今回の記事では、GoogleスプレッドシートとGASを組み合わせた「KyoMu Connect（Webアプリ版）」について、設計思想と基本機能をまとめて紹介しました。

このテンプレートのポイントは、スプレッドシートを複雑な関数だらけの入力画面にしないことです。

スプレッドシートは、データを保存する安全な倉庫に徹する。

先生方は、壊れにくいWeb画面から予定や時間割、週案を操作する。

集計や重ね合わせは、GASが裏側で処理する。

この構造にすることで、日々の確認と転記の手間は大きく減らせます。

「頭の中の細かなタスクや集計のごちゃごちゃをシステムに任せて、生まれた時間で、目の前の子どもたちに笑顔で向き合う時間をつくる。」

本テンプレートが、忙しい日々を送る先生方の定時退勤を叶える一助となれば幸いです。

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今後も学校の業務効率化やICT活用について記事にしていく予定ですので、関心のある方はマガジンのフォローをお願いします。

また、育児休業や学校の先生が生活で考えたこと、旅行の記録についても記事にまとめています。そちらも興味があればぜひご覧ください。

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