【2026年版】先生向けGemini活用術⑦｜Googleスプレッドシートで校務・データ整理を効率化する方法

この記事はこんな先生におすすめ

• アンケート結果や行事予定の集計に時間がかかっている先生

• Googleスプレッドシートで校務資料を管理している先生

• 関数や表の作り方に苦手意識がある先生

• データ整理をもう少し効率化したい先生

• Geminiを校務全体に取り入れてみたい先生

この記事で分かること

前回までの記事では、Googleドキュメント・スライド・フォーム・Gmail・ドライブとの組み合わせを紹介してきました。今回は、校務でのデータ整理に欠かせない「Googleスプレッドシート」との組み合わせを紹介します。

この記事を読むことで、

・GeminiとGoogleスプレッドシートでできること
・学校現場での具体的な活用場面
・そのまま使える依頼文の例
・利用するときに気を付けたいポイント

を理解できます。

はじめに

「アンケート結果を集計するのに、関数の組み方で悩んでしまう」

「行事予定の表をもっと見やすく整理したいけれど、時間が取れない」

このような経験がある先生は多いのではないでしょうか。

Googleスプレッドシートは、アンケート集計から行事予定の管理まで、学校現場のさまざまな場面で使われています。一方で、関数の組み方や表の構成を考える作業には、意外と時間がかかるものです。

Geminiは、Googleスプレッドシート上で、表の作成や数式の作成、データ分析、グラフ作成などを支援できます。また、対象となる環境では、自然言語で指示してシートの作成や編集を進めることもできます。

利用できる機能は、Google Workspaceのエディションや契約、管理者設定などによって異なります。

学校現場では、「AIにデータ処理を丸ごと任せる」のではなく、先生自身が内容を確認しながら、表づくりや集計作業を支援してもらうという使い方がおすすめです。今回は、そうした具体的な活用イメージを紹介します。

なお、成績処理など特に慎重な扱いが必要なデータについては、本記事の第4章で注意点を詳しく紹介します。

1．GeminiとGoogleスプレッドシートでできること

2026年8月現在、対象となるGoogle WorkspaceまたはGoogle AIのプランでは、Gemini in Sheetsを使って、表の作成・数式の作成・データ分析・グラフ作成・条件付き書式など、スプレッドシート上のさまざまな作業を支援できます。さらに、対象となる環境では、新しいシートの作成や既存シートの編集を、自然言語の指示から進めることもできます。ここでは特に、校務でよく使う場面を中心に紹介します。

ただし、利用できる機能はGoogle Workspaceのエディションや契約、管理者設定などによって異なります。

関数の提案

「この集計をするにはどんな数式を使えばよいか」を伝えることで、数式を作成してもらう使い方があります。

データ整理のアイデア

集めたデータをどのような列・行で整理すると見やすいか、構成のアイデアを出してもらう使い方が考えられます。

集計表の構成案

アンケート結果や出欠状況などを集計する表の構成案を考えてもらう使い方もあります。

グラフ化の提案

集計したデータを、どのようなグラフで見せると分かりやすいか、提案してもらえます。

条件付き書式のアイデア

特定の条件のセルを目立たせたい場合に、条件付き書式の設定方法を相談する使い方もあります。

AI関数も使える

Googleスプレッドシートでは、対象となる環境でAI関数（=AI() / =Gemini()）を使い、指定したセルや範囲の情報をもとに、文章の生成・要約・分類・感情分析などを行うこともできます。AI関数では、必要なデータや範囲を指定して利用することがポイントです。たとえば、アンケートの自由記述を分類したり、回答内容を短くまとめたりする場面で活用できます。**なお、AI関数の回答はテキストに限定されます。そのため、通常の関数による数値計算や集計をAI関数に置き換えるというより、自由記述の要約・分類・文章生成などに活用するのが向いています。**利用には対象となるGoogle WorkspaceまたはGoogle AIのプランが必要です。利用できる機能や条件は契約・管理設定によって異なります。

※児童生徒の個人情報や機微な情報を含むデータをAI関数で処理する場合は、学校のルールや契約・管理設定を確認してください。

2．学校現場での活用例

アンケート結果の集計

行事後の感想アンケートや、研修後のアンケート結果を集計する場面で、表の構成や関数の相談に活用できる場合があります。

行事予定表の管理

年間行事予定や、月ごとのスケジュール表を整理する際、見やすいレイアウトの提案を受ける使い方があります。

備品・教材管理表

学年やクラスで管理する備品・教材のリストを整理する場面でも、表の構成を相談する使い方が考えられます。

出欠・提出物管理表

出欠状況や提出物の管理表について、チェックしやすい構成のアイデアを相談する使い方もあります。

会計・費用管理表

学年費や行事費など、金額を扱う表の構成について相談する場合もあります。ただし、計算結果や入力内容は必ず先生自身で確認し、学校の会計ルールや確認手順に沿って処理することが大切です。

3．すぐ使える依頼文例

ここでは、場面ごとにそのまま参考にできる依頼文の例を紹介します。

アンケート集計

「このアンケート結果を、質問項目ごとに集計する表の構成を考えてください」
「回答者数と割合を自動計算する関数を教えてください」

行事予定表

「月ごとの行事予定を見やすく整理する表のレイアウト案を考えてください」

備品管理表

「学年で使う教材の在庫を管理する表の項目案を考えてください」

出欠管理表

「架空のクラスデータを使って、出席・欠席・遅刻を記録し、月ごとの合計を自動計算する表の構成を考えてください」

グラフ作成の相談

「このアンケート結果を、円グラフと棒グラフのどちらで見せると分かりやすいか教えてください」

いずれの依頼文も、そのまま使うだけでなく、扱うデータの内容や量に合わせて言葉を調整することで、より使いやすい依頼になります。

4．学校で利用する際の注意点

Googleスプレッドシートで校務データを扱う際は、以下の点に特に注意が必要です。

• 児童生徒の成績情報・指導要録・個人情報を扱う場合は、学校や教育委員会のルールを必ず確認する

• 学校の管理下にない個人アカウントなどへ、校務上のデータを入力しない

• 学校で利用が認められているアカウント・サービス・設定の範囲内で利用する

• GeminiがWorkspaceデータへアクセスできる範囲は、管理者やファイルの共有設定などによって異なることを理解しておく

• Geminiが提案した関数や計算結果は、参照範囲や条件設定も含めて、必ず先生自身が確認しましょう

• シートの共有設定やアクセス権限を確認する

特に、成績処理や個人情報を含む集計作業では、**学校や教育委員会のルール、利用しているGoogle Workspaceの契約・管理設定を確認したうえで利用しましょう。**学校側の利用条件が確認できない場合は、実際のデータを使わず、「架空のデータで関数の組み方だけを相談する」といった方法から始めるのがおすすめです。関数や表の構成のアイデアを先に確認し、実際のデータへの適用は先生自身が行う、という順番を意識すると安心です。

AI利用を控えるための注意点ではなく、「安全に活用するためのポイント」として、日頃から意識しておくことが大切です。

5．ICT支援員からの現場メモ

💡現場メモ（ICT支援員視点）

ICT支援員として学校へ伺う中で、「関数がうまく組めなくて、集計に時間がかかってしまう」という相談を受けることがあります。

そうした場面では、実際のデータではなく、関数を組みたい内容だけをGeminiに相談する方法をご紹介することがあります。例えば「出席数を自動で数える関数を知りたい」と伝えれば、実際の名簿を入力しなくても、関数の作り方だけを教えてもらうことができます。

また、表の見やすさについても、罫線や色を使いすぎるとかえって読みにくくなることがあります。Geminiに相談する際も、「シンプルに整理する」という視点を持ちながら検討すると、扱いやすい表を保ちやすいと感じています。

AIは、関数や表の構成を考える補助をしてくれる存在です。実際のデータをどう扱うかを判断するのは、先生自身です。

「まずは架空データで関数を試す」

これがICT支援員としておすすめする始め方です。

※実際の活用方法や利用できる機能は、学校の契約状況や管理設定によって異なります。

6．まとめ

Geminiが提案した内容をそのまま使うのではなく、計算結果や表の構成を先生自身が確認することが大切です。特に成績情報や個人情報を扱う場合は、学校や教育委員会のルール、利用しているアカウント・設定を確認しましょう。

7．Gemini活用術シリーズ一覧

【2026年版】先生向けGemini活用術シリーズ一覧

① Googleの生成AI「Gemini」とは？学校で使う前に知っておきたい基本
② Googleドキュメントで文章作成をサポート
③ Googleスライドで授業資料づくり（基本編）
④ Googleスライドで授業資料づくりを効率化する方法（教科別実践編）
⑤ Googleフォームでアンケート・小テスト・振り返りを効率化する方法
⑥ Gmail・Googleドライブとの連携活用
⑦ Googleスプレッドシート活用編
⑧ Google Classroom・Google Meet活用編
⑨ 【2026年版】先生向けGemini教育活用まとめ

資料の読み込み・整理に特化したAIに興味がある先生は、Gemini Notebook（旧NotebookLM）活用術シリーズもぜひご覧ください。

▶ 【保存版】先生向けGemini Notebook（旧NotebookLM）活用術まとめ｜教材研究・校務を効率化するAI活用ガイド

📌30秒まとめ

Googleスプレッドシートは、Geminiと組み合わせることで、関数の作成、表の作成、データ整理・分析、グラフ作成などを支援してもらうことができます。

アンケート集計、行事予定表、備品管理表など、場面ごとに具体的な指示を出すことで、表づくりやデータ整理の時間短縮につながる可能性があります。

ただし、Geminiが作成・提案した内容が必ず正しいとは限りません。特に成績情報や個人情報を扱う場合は、学校や教育委員会のルール、利用しているアカウント・設定を確認し、必要に応じて架空データから試すなど、安全な使い方を意識しましょう。

まずは「関数を相談する」「表の構成を考えてもらう」ところから始めるだけでも、Geminiを校務の時短に取り入れる第一歩になります。

次回予告

次回のGemini活用術⑧では、Google Classroom・Google MeetとGeminiの組み合わせについて紹介します。

Classroomでの課題・授業準備や、Meetを使った会議・研修など、学校現場での活用場面を中心に解説します。

次に読む記事

【2026年版】先生向けGemini活用術⑧　Google Classroom・Google Meet活用編

📌記事情報

公開日：2026年8月14日
最終更新日：2026年8月14日
シリーズ名：先生向けGemini活用術シリーズ
対象読者：小学校・中学校・高校教員、ICT支援員、教育関係者

🔄更新履歴

2026年7月：初版作成
2026年8月14日：情報更新（Gemini in Sheetsの最新機能・利用条件を反映）

おわりに

関数を組んだり、表を整理したりする作業は、地味に時間がかかる業務のひとつです。Geminiを相談相手として取り入れることで、考える時間の一部を、児童生徒と向き合う時間に振り向けられるかもしれません。

まずは1つの集計表から、小さく試してみることをおすすめします。

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