【校務DX】単元テストの成績処理を1分で。Excelで簡単に「見える化」して、子供と保護者に届くフィードバックを作る工夫

テストの採点、集計、そして子どもたちへの返却。

日々忙しい先生方にとって、成績処理は「いかに早く終わらせるか」という作業になりがちです。

でも、本来テストは子どもたちの学びを深め、家庭との連携を強める絶好の機会のはず。

今回は、Googleスプレッドシート版の続編として、オフラインでも爆速で動作する「Excel VBA版」の成績管理・可視化システムを紹介します。

ネット環境に左右されず、単元テストの結果をグラフで「見える化」し、40人分の個票PDFを1クリックで出力する方法を詳しく解説します。

お知らせ

これまでnoteで紹介してきた校務効率化のアイデアをまとめた書籍が、明治図書出版さんより出版されます。

僕がこれまで紹介してきたテンプレートに加え、今後紹介していくテンプレートも、この書籍から入手できる形にしていく予定です。

ご興味ある方はチェックしてみてください。

（１）なぜ今、あえてExcel版なのか

スプレッドシートが主流になりつつある今、なぜ僕がExcel版を大切にしているのか。それには、学校現場ならではの3つの理由があります。

① オフラインでの圧倒的なレスポンス

クラウド版はどうしても通信環境に左右されます。

名簿を切り替えた時のコンマ数秒の待ち時間も、40人分となると積み重なってストレスになりますよね。

Excel版はPC内部で処理が完結するため、切り替えもグラフの更新も一瞬です。

このリズムの良さが、成績処理の集中力を切らさないポイントになります。

② 厳格なセキュリティ環境への適応

自治体や校種によっては、クラウド利用に高いハードルがある場合があります。

Excelであれば、校内サーバーなど、従来通りの管理フローの中で自動化と可視化の恩恵を受けることができます。

校務用PCがネットに繋がっていない環境でも、この仕組みなら校務DXを進めることが可能です。

③ MacとWindowsが混在する現場への配慮

先生方の使うPCは、必ずしも統一されているわけではありません。

僕が今回作成したコードには、WindowsだけでなくMacでもデスクトップに正しくPDFを出力するためのOS判定ロジックを組み込んでいます。

使う人を選ばない、というのも道具の大切な条件だと僕は考えています。

（２）使い方とレポート設計の工夫

このシステムは、複雑な操作を極限まで排除しつつ、高度な可視化を実現するように設計されています。

① 直感的な「番号切り替え」とデータ同期

一覧シートに点数を入力したら、あとは個票シートで確認するだけです。

左端にある「出席番号」のボタンをポチポチと押すだけで、名前、点数、グラフが瞬時に入れ替わります。

データはすべて連動しているため、一覧シートで入力を間違えて修正しても、個票には即座に反映されます。

この「1番から40番まで一気に目を通す」際の手触りの良さが、Excel版の大きな魅力です。

② 子供のメタ認知を促す

「色分け」の工夫 レポート内には、条件付き書式を活用した信号機のような色分けを取り入れました。

・得点が平均以上なら「青」
・平均と同じなら「緑」
・平均未満なら「赤」

文字情報を読み解く前に、色でパッと自分の状況が入ってくる。

これにより、子供は「あ、算数のこの単元は青だから得意なんだな」「国語の漢字は赤だったから、もう少し復習が必要かも」と、自分の学びをメタ認知（客観視）できるようになります。

③ 保護者との対話を生む

「具体的なデータ」 詳細な達成率とグラフがあることで、家庭での会話は「叱る」から「具体的に助ける」へと変わります。

夕食時の会話が、「ここ、今週末一緒にやってみようか」という前向きな提案に変わる。

そんなシーンを想像して設計しました。学校での頑張りが、家庭での対話の種になることを願っています。

（３）データの配布

この記事で紹介しているテンプレートは、書籍P.131のQRコードからアクセスできる「追加コンテンツページ」で配布しています。

今後の記事で紹介するテンプレートについても、順次追加していく予定です。

興味のある方は、ぜひ書籍とあわせて「追加コンテンツページ」もチェックしてみてください。

▶ 明治図書ONLINE

▶Amazon

ご利用にあたって

本記事で紹介しているテンプレート・アプリは、学校業務の効率化や教育活動の補助を目的として作成したものです。

児童生徒の氏名、顔写真、出欠、成績、健康情報、家庭情報、生徒指導記録、学習履歴などを扱う場合は、所属校・自治体の情報管理ルールに従ってご利用ください。

Googleドライブ、スプレッドシート、フォーム、Chat、カレンダー等を利用する場合は、保存先、共有範囲、通知先、外部サービス連携の有無を確認し、必要最小限の情報で運用してください。

作者は、利用者が入力・保存したデータを取得・閲覧することはありません。ただし、実データの管理、共有設定、運用方法については、利用者および所属組織でご確認ください。

本テンプレート・アプリの利用により生じたデータの消失、誤操作、共有設定の誤り、情報漏えい、業務上のトラブル等について、作者は責任を負いかねます。

利用前にコピーを作成し、テスト用データで動作を確認したうえでご利用ください。

（４）導入のための初期設定

実際にツールを使い始める際の手順を整理しておきます。

ここを一度整えてしまえば、あとは点数を入力するだけになります。

① 名簿と単元名の設定

まずは「一覧シート」にクラスの名簿と、評価したい単元名を入力します。

満点が黄色いセルになっているので、ここをテストに合わせて書き換えるだけで、準備は完了です。

② マクロ（VBA）の実行準備

Excel版の心臓部である一括PDF出力機能を動かすには、マクロを実行できる状態にする必要があります。

といっても難しいことはなく、ファイルを開いた際に表示される「コンテンツの有効化」をクリックするだけです。

裏側では
「番号を変える→シートを整える→PDFにする→デスクトップに保存する」
という動作を、あなたの代わりに自動で行うプログラムが組まれています。

（５）運用の注意点とフラットな課題

ツールを安定して使い続けるために、いくつか知っておいてほしい注意点と、僕が感じている課題についても公平にお伝えします。

① セキュリティブロックの解除（Windows）

ネットからダウンロードしたマクロファイルは、Microsoftによってセキュリティ上の理由で実行がブロックされることがあります。

手順については、こちらのサイトが画像付きで非常に分かりやすくまとまっているので、ぜひ参考にしてみてください。

② アクセス許可の設定（Mac）

Macの場合、マクロがデスクトップにファイルを書き込もうとすると、フォルダーへのアクセス許可を求めるポップアップが出ます。

ここでOKを押さないと処理が止まってしまうため、初回だけはこの許可設定が必要になります。

③ メンテナンスと構造変更の注意

スプレッドシート同様、不用意に行や列を追加・削除すると、マクロの参照範囲（今回のコードではA1:W29など）がずれて動かなくなることがあります。

少しの変更にもコードの微調整が必要になる点は、Excel版の自由度ゆえの課題です。

④ 実行中のPCロック

全員分のPDFを出力している数分間は、ブラウザやExcelの操作を控える必要があります。

この「数分間の待ち時間」を、一息つく休憩時間と捉える余裕が必要です。

（６）まとめ：テクノロジーで「子供と向き合う時間」を生み出す

今回は、オフラインでの使い勝手を追求したExcel版の仕組みについてお話ししました。

スプレッドシートにはスプレッドシートの、ExcelにはExcelの良さがあります。

大切なのはどちらが優れているかという議論ではなく、今自分の目の前にある環境で、どうすれば子供たちのための時間を最大化できるか、という視点ではないでしょうか。

僕が目指しているのは、先生方が作業に追われる時間をゼロに近づけ、その分、子供たちの瞳の奥にある変化に気づけるような、そんな余裕のある教育現場です。

道具を賢く使いこなして、明日の授業をもっと楽しくしていきましょう。

【おすすめ&人気記事】

【その他マガジンの紹介】

今後も学校の業務効率化やICT活用について記事にしていく予定ですので、関心のある方はマガジンのフォローをお願いします。

また、育児休業や学校の先生が生活で考えたこと、旅行の記録についても記事にまとめています。そちらも興味があればぜひご覧ください。

改めて、最後までご覧いただきありがとうございます。
記事が気に入っていただけたらスキお願いします！
感想や質問があれば、コメントいただけると嬉しいです。