「FAX8割」の600人イベント受付を変えたくて。週18時間パートが始めた自動化【後編】

「それ、Power Automateを使えば簡単に自動化できますよ」

画面の向こうで、生成AIは事も無げにそう提案してくれました。
前編では、なぜパート主婦がほぼコスト０円で自動受付システムを構築しようと思ったのか、その動機を書きました。

予算は「ほぼ0円」。

すでに会社が契約しているライセンスの範囲内で構築するため、追加のシステム投資は必要ありません。
しかし、本当の挑戦は技術的な問題だけではありませんでした。
最大の壁は、「周囲の反対と、だれにも理解されない孤独な状況」にありました。

1. 現状維持派組織と「1年がかりの種まき」
「QRコードで入場なんて、うちのイベントには馴染まない」
「トラブルが起きたらどうするの」
新しいシステムの導入を提案したとき、周囲の反応は冷ややかなものでした。
だれ一人として私のアイデアを理解してくれません。

パート主婦の立場から正論でぶつかっても、組織の壁に跳ね返されるだけなのは目に見えていました。
そこで私は、長期戦を覚悟しました。
正面突破が無理なら、じわじわと外堀を埋める「種まき」を始めようと決意したのです。

チャンスは、イベントの関係者（関連企業の方々）が来社されたときに訪れました。
お茶出しの際、「実は今、QRコードを使った受付の自動化を考えているんです。もし実現したら、受付の混雑がかなり緩和できると思うのですが……」と、世間話のトーンで軽く提案を投げかけてみました。
社外の関係者から
「それ、すごく便利ですね！」
「今はなんでもQRコードですよね。」
という前向きな声を引き出し、「周りが必要としている」という事実を積み重ね、現状維持派の組織の外堀を少しずつ埋めていく日々。
気がつけば、提案から実行にこぎつけるまでに、丸1年の歳月が流れていました。

2. 「理論上の正論」と「社内環境の制約」の壁

ようやく開発の許可が下りましたが、ここからも試練の連続でした。
AIが提示した基本設計は、
「Formsの回答をトリガーにPower Automateを起動。無料の外部APIでその都度QRコードを動的生成し、メールで自動送信する」
というものでした。

しかし、いざテスト環境でフローを走らせるとエラーが頻発します。
AIは「全角スペースが混ざっている」「大文字・小文字の指定ミス」など、一般的な記述ミスの可能性を次々に提示してくれます。しかし、言われた通りに修正を重ねてもシステムは一向に動いてくれません。
テストメールは数十回になっていました。

記述ミスばかりを疑うAIの回答に限界を感じた私は、視点を変えてAIにこう問いかけてみました。
「記述ミスではなく、もっと根本的なところに理由があるのではないですか？」
この質問を数種類のAIに問いかけた結果、本当の原因に突き当たりました。
エラーの本質はコードの書き方ではなく、「自社のM365環境における固有のセキュリティ制約とライセンス権限」にあったのです。
企業のセキュリティポリシーによって、使えないアクションが含まれていることに気付きました。

そこからはAIを「仕様を詰めるための壁打ち相手」として活用しました。

そうです。よく、noteの記事で目にする「AIとの壁打ち」です。
「システムエンジニア」になった気分でした。大いなる勘違いですが、孤独な挑戦に挑むパート主婦には、そんな勘違いが構築のモチベーションになりました。
そうして、権限内で確実に動作する無料のアクションへとパズルを組み替え、社内インフラに最適化した「動くフロー」へと昇華させていきました。

3. 通勤電車での「熱中」と、スマホでの表示最適化
実はこのシステム、残業は一切せずに作っています。
私はパート主婦として、1日6時間・週3日という限られた時間で勤務しています。日中は電話対応や来客対応が最優先のため、業務のわずかな合間を縫って構築を進めました。
その代わり、システム作りに夢中になった私は、往復の通勤時間をAIとのやり取りに費やしていました。
スマホ片手に自分の考えをAI相手に壁打ちする日々は、今思えばとても充実していました。
あまりに集中しすぎて、自宅の最寄り駅を何度も乗り過ごしてしまいました。
各駅停車に乗るはずが気付かずに急行に乗ってしまい、遥か先の駅まで連れて行かれたことも今では良い思い出です。

電車の中で特に頭を悩ませていたのが、「PCとスマホでの表示最適化」の問題でした。
ようやく私のPCにQRコード付きのメールが届いたのですが、一般の参加者が当日メールを開くのはスマートフォンの画面です。
試しに自分のスマホ（Gmail）で受信してみると、QRコードの画像がバツ印になって非表示になってしまいました。
一部のモバイル用メールアプリは、外部APIからその都度呼び出される画像リンクをブロックしてしまう仕様があるのです。
これでは当日、会場の入り口で大パニックが起きてしまいます。

そこで私は、AIが推奨した動的生成の設計をバッサリと破棄し、より確実な「事前生成方式」へと変更しました。
イベント案内状の配布枚数である3,000枚分のQRコードをはじめに一括生成し、すべてクラウドに安全に格納。
Power Automate側では、Formsの申込番号をキーにして、対応する静的なQRコード画像をクラウドから直接呼び出し、メールへ確実に添付・表示させる動線を構築しました。
これにより、通信エラーのリスクを減らし、あらゆるスマホ端末で表示される安定したシステムを完成させました。

4. 当日のオペレーションまで含めた「システム設計」

メールの自動配信というシステム側の構築を終え、最後に着手したのは「当日の入場管理オペレーション」の設計です。
専用の読み取り端末をレンタルする予算はありません。解決策として、Amazonで数千円で調達できる「2次元コードリーダー（有線式のバーコードスキャナー）」を受付のPCに接続する構成にしました。
仕組みは極めてシンプル、かつ堅牢です。

1. 受付PCで、管理用Excelを開いておく。

2. 来場者が提示したQRコードを、スキャナーで読み取る。

3. 読み取った申込番号を基に、Lookup関数が対象者を特定する

4. 申込番号に紐づいた該当者のステータスがリアルタイムで「来場済み」へと書き換わる。

特別な専用アプリを開発しなくても、すでにあるM365の機能と安価なハードウェアを組み合わせることで、企業向けシステムと同等の入場管理ラインを自前で構築できました。

そして、運命のイベント当日…

次回は、『第４話　受付前の混雑は解消⁉　600人受付がほぼ自動化したはずの当日レポ』をお伝えします。
もしよければ次回の記事で、パート主婦が一人で始めた自動受付システムの結果をお確かめください。