600人が集まるイベント当日。受付人員を半分にした自動化の結果

そして、運命のイベント当日へ

約1か月のイベント申し込み期間が終わり、気がつけば当日を迎えていました。
1年前、周囲に頑なに反対され、だれにも認めてもらえなかったアイデア。
諦めずに関係者へ種をまき続け、パートタイムの限られた時間の合間を縫い、通勤電車の乗り過ごしを経て、ようやく形になった「私だけの受付自動化システム」です。

仕組みはこうです。

• Microsoft Forms で申し込み画面を極力シンプルにする

• Power Automate で受付完了メールを自動送信するときに、申込番号に紐づけた入場用QRコードを添付する

• イベント当日は、提示されたQRコードをスキャナーで読み込み、データベース化したExcelに情報を転送して、瞬時に入場者を把握する

初めて使うPower Automateの画面はVBAコードなどとは全然違っていて、Premium版でしか使えないコードがあったりして、思っていた以上にてこずったりもしました。

Power Automateについては、こちらの記事がとてもわかりやすかったので、おススメです。

しかし、その効果は絶大でした。

• FAX申込書の手入力が大幅に減少

• 数百件の入場用QRコード作成・メール送信の自動化

• イベント参加費の入金管理データベース化

• 紙の受付リスト作成の自動化

申し込み開始からイベント当日までに、すでに60時間以上の時短に成功しています。
かかった費用は文字通り、スキャナー代の数千円のみ。ほぼコスト0円です。
準備はすべて整いました。

翌日、会場には600人の参加者が、わずか30分間の受付時間にどっと押し寄せます。
果たして、周囲の反対を押し切って組んだこの手作りシステムは、大混雑する受付の救世主になれるのでしょうか？
それとも、予想だにしないエラーを起こして大パニックを引き起こしてしまうのでしょうか？

期待と不安のなか、ついに受付開始の時間になりました。

驚くほどあっけない幕切れ、しかし……

結果は、あっけないほどすんなりと受付が終わりました。
最大の懸念だった受付前の長蛇の列は、見事に緩和されたのです。

• 受付人員は半分に

• 入場者数の把握・集計はわずか1時間で完了

以前は、イベント当日に来場者から提出される用紙の申し込み番号を、数百人分Excelの管理表で検索しては「出席」欄にチェックを入れなければなりませんでした。
私の1日の業務時間（6時間）が、まるまるその入力にかかっていたのです。
この劇的な変化に、私は心から満足していました。

しかし――。
組織の反応は、私の期待とは全く違っていました。

ごくわずかな人から「混雑がなくなってよかったね」と声をかけてもらっただけ。
「イベントで大事なのは内容だから、受付はそれほど重要ではない」ということなのかもしれません。

それでも、

• 来場された方々をお待たせしないこと

• 申込書を忘れた人から名刺をいただく手間を省くこと

• 組織が時代に合わせた運用をしているというイメージアップ

• 事務員の作業時間を60〜70時間も短縮したこと

これだけの成果を出したのだから、それなりに効果はあったはずです。
けれど、組織はこれらの効果にあまり興味がないようです。

「頑張っても、誰も見てくれないんだな……」
イベント終了後、私はそんな報われない思いを抱えたまま、トボトボと家路につきました。

誰も見ていない、わけじゃなかった
でも、世界はそんなに捨てたものじゃありませんでした。
職場の人はほとんど理解してくれませんでしたが、私の努力を、その「価値」を、しっかりと見てくれている人がいたのです。
その数か月後、思いがけない出来事が起こります。

（第５話　「誰も評価してくれなかったシステムが、私を新しいステージへ連れていってくれた話」につづきます）