「FAX8割」の600人イベント受付を変えたくて。週18時間パートが始めた自動化【前編】

2026年6月25日 20:36

目指す目標は、次回の「600人規模のイベント受付」のコスト0円自動化です。

現状、申込者のなんと8割がFAX。それを私が出社日のたびに、1件ずつExcelシートへ手入力している状態でした。

定時までひたすら続く、この単純な入力業務。
時々思い出したようにやってくる来客にお茶を出したり、鳴り響く電話に出たり……。

「私の仕事、本当にこれでいいのだろうか？」

夕方が近づくにつれ、頭の中にそんな疑問が浮かんでは消えていきます。
まるで何十年も前の時代にタイムスリップしたような、自分だけが時代に置き去りにされたような、なんとも言えない空しい気持ちになりました。

でも、心のどこかで確信していました。
この前時代的なルーティンは、私の手で絶対に、変えることができるはずだ、と。

親切心が空回りした「デジタルの壁」

そこで私がまず目をつけたのは、すでにあった「Googleフォーム」の存在でした。

実は、この職場も完全にデジタルを無視していたわけではありません。時代に合わせて、一応「申込書に載っているQRコードを読み込んで申し込み入力ができる画面」は作られていたのです。

なのに、実際にネットを使ってくれているのは全体のわずか2割。残り8割は、相変わらずあの鳴り止まないFAX機から吐き出される、紙の山でした。

「せっかく便利なツールがあるのに、どうしてあまり使われていないんだろう？」

不思議に思った私は、実際に自分のスマホからそのGoogleフォームを開いてみました。
そして、画面が表示された瞬間、その理由がわかりました。

「……いや、これ、私でも途中で閉じるわ」

そこに広がっていたのは、親切心が完全に空回りした「デジタルの壁」でした。

1人参加なのに、3人分の入力欄がずらり

フォームの目的は、単純なイベントの申し込みです。それなのに画面を開くと、なぜかずーっと下まで延々とスクロールしないと、送信ボタンにたどり着けないようになっています。

致命的だったのは、「1回の申し込みで、最大3名まで同時に登録できる」という設計でした。

本来なら「2人目を登録しますか？」という質問に「はい」と答えた人だけが次の入力に進めるような『画面の分岐設定』にするべきところ。しかし、そのフォームはただ一本道で、すべての項目がずらりと並んでいたのです。

つまり、1人で参加したいだけの人にとっても、

イベントの主な申込者層（シニアの方々）のことを思うと、画面の前で「あぁ、もう面倒くさい！よく分からん！」と途中で入力を諦めて、手慣れたFAXに逃げてしまう姿が痛いほどリアルに想像できました。

この時、プログラミングの知識なんて1ミリもなかった私の頭に、のちのち外部案件を受注する上で最も大切になる、大げさかもしれませんが、1つの「設計思想」が生まれました。

「便利なツールを導入するだけじゃ意味がない。使う人の気持ちに寄り添って設計しないと、多くの人に使ってもらえない。」

「残り8割」を動かすための、フォーム大改造
新しいシステムを導入したのに、思ったように使ってもらえない。
じゃあ、どうやってこの残り8割のFAX申込者を、次のイベントでネット申し込みに移行してもらうか？

ちょうど職場に「Microsoft 365」が導入されたタイミングだったこともあり、私はフォームを「Microsoft Forms」で一から作り直すことにしました。

1人利用ならサクッと終わり、2人以上の場合だけ追加の入力欄が出る、シンプルで迷わない画面に生まれ変わらせたのです。

さらに、フォームを変えるだけでは終わりません。
「Formsから申し込んだら、こんなにいいことがある！」という圧倒的なメリットを体験してもらう必要がありました。

目指すゴールはこうです。

文字で書くと、たったこれだけ。
悩みに悩んだノンプログラマーのパート主婦は、ついに禁断の自動化ツール『Power Automate』の扉を叩く決意をしました。

AIの「簡単にできますよ！」から始まった、本当の試行錯誤

仕組みを変えることには、大きな意味がある──。そう確信した私は、自動化ツール『Power Automate』の本格的な構築をスタートしました。

まずはAIに「これ、できる？」と聞いてみると、やっぱりいつもの頼もしい返事が返ってきました。

AI：「もちろんです！簡単にできますよ！」

心強い味方を得て、一安心。……のはずでした。
ですが、ここからが本当の、泥臭い試行錯誤の始まりだったのです。

（第３話　600人のイベント受付を「ほぼコスト0円」で自動化せよ！私の無謀な挑戦（後編）後編へ続きます）

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