[EXCEL]ファイルを引き継いだらやること ⑦入力すべき欄が空欄になっていたら目立たせる

お役所のエクセル EXCELでつまずかない！公務員の実務で必須の操作をまとめて解決

2025年1月20日 23:13

［Excel］ファイルを引き継いだらやること　シリーズ　その⑦

【まとめ】
入力すべき欄が空欄になっていたら目立たせる方法
次の操作を行い、「条件付き書式」で「空欄」ならセルに色を付ける。

Alt ⇒ L ⇒ N ⇒ 「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択（下矢印）⇒ 「次のセルのみを書式設定」から「空白」を選択（Tab ⇒ 下矢印）⇒ 「書式」押下 ⇒ 「セルの書式設定」の「塗りつぶし」で色を選択 ⇒ OK ⇒ OK

【説明】

セルが空欄だと正しく計算できない

当たり前ですが、入力すべき欄が空欄になっていると、正しく計算できません。
例えば、こんな表↓↓↓

もしD4セルに「２０」が入っていなかったら・・・

E列の「金額」欄（単価×枚数）は「０」となり、「合計」も合わなくなります。

入力漏れを防ぐには「空欄に入りを付ける」

こういった入力漏れを防ぐには、どうしたらいいか？
簡単です。
「空欄に色を付ける」です。
もちろん「自動」で。
（手作業であらかじめ入力欄に色を付けておき、入力したら手作業で色を消す、という「根性」方法もありますが、効率的でなく、かつ、ミスも生じます）

「空欄なら色を付ける」方法は簡単です。
約１分（も掛からない）。

１数値を入力すべきセルを選択　

２「条件付き書式」を開き、「新しいルール」をクリック
具体的には、
「Alt ⇒ L （ルールはRULEだけど）」⇒ N
と押していく。

３「新しい書式のルール」の小ウィンドウが開くので、「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択する（下矢印で移動可能）。

４「次のセルのみを書式設定」から「空白」を選ぶ（Tab ⇒ 下矢印で選択可能）

５右の「書式（F）」をクリックし（Alt ＋ F も可）、「セルの書式選択」小ウィンドウの　「塗りつぶし」タブから好きな色を選ぶ
（下では黄色を選択）

７　右下の「OK」をクリック（２回）し、小ウィンドウを閉じる。

８空白セルが黄色になっていることを確認する。

以上。

これで、入力すべき空欄が黄色くなります。

このセルに数値を入れると、セルの色は消えます。

上の図で空欄（黄色）となっているD４セルに「２０」を入れ、その下のD５セルを空欄にしてみると・・・

D4セルは色が消え、空欄となったD5セルが黄色くなります。

セルに「０」を入れると・・・

このD5セルに「０」を入れてみると・・・

D5セルの黄色が消えました。
これは、D5セルが空欄ではなく「０」という数値が入ったからです。

「０なら表示しない」書式設定の場合は？

「セルの書式設定」で「０なら表示しない」設定にしてみると・・・

下のように、セルは黄色くなりません。

これは、D5セルには「０」と表示されていなくても、下のように実際には「０」が入っているからです。

従って、「０なら表示しない」という書式設定でも、「空欄」（と見える）セルが、
「入力漏れで空欄」なのか、
「０が入っているけれど表示されない空欄」なのかの判別が簡単にできる、というメリットがあります。

セルに色を付ける設定は簡単にコピーできる

上の方法では、「空欄なら色を付ける」セルが繋がっていたので、一度に「条件付き書式」の設定ができました。
実務では、入力すべきセルが離れている場合もあります。
一つ一つ「条件付き書式」を設定していくのは面倒です。
その場合は、「条件付き書式」で「０なら色を付ける」としたセルをコピーすることで、簡単に設定することが可能です。
コピーの際は「書式」のみのコピーとします。単に「Ctrl＋C」からの「Ctrl ＋ V」だと、計算式もコピーされてしまいます。
それを防ぐためには「Ctrl＋C」でコピーした後、「Alt ⇒ E ⇒ S 」で「形式を選択して貼り付け」の小ウィンドウを開き、「T」を押します。
すると、こうなります↓↓↓。

この状態から「OK」を押すと、「書式」のみがコピーされます（他にも方法あり）。

全ての入力欄にこの設定をするべきか？

上記の方法で、入力すべきセルが空欄なら色を付けることができました。
ただし、入力すべき欄の全てにこの設定をするべきかは、状況次第です。
というのも、入力セルはたくさんあるけれど、実際に数値が入るセルはわずかしかない、という場合、数値が入らない欄が黄色なります。
例えば、滅多に生じない「事象」の集計表だと・・・

黄色欄が多くて、目が痛くなります。

黄色を消すには、「０」を入れる必要があります。例えば・・・

空欄が多くなる表だと「０」をたくさん入れなくてはならず、結構手間です。（「ジャンプ」で空欄に一気に「０」を入れる手もありますが。）

こういった表の場合は「空欄ならセル」の設定が本当に有効か検討する必要があります。

とはいえ、通常であれば、「入力漏れ」のセルに色を付ける、という設定は大変有効ですので、是非うまく活用してください。

以上、参考になれば幸いです。

（作業　１日２ｈ）