［Excel］ファイルを引き継いだらやること ①引き継いだファイルを消さない

４月は異動の時期です。
異動で新しい業務を持ち、前任のファイルを修正する機会が多数発生します。
そんな時、「このエクセル、どうすればいい？」と悩む方は多いでしょう。
一番悩むのは「どこを修正すればいいいのか？」「ここを直していいのいか？」でしょう。
他にも「生数値（手入力されたデータ）は消したいけど、計算式のセルまで消したら困る」とか。

というわけで、前任から引き継いだエクセルファイルを弄（いじ）るとき、「こうすれば少しは楽じゃない？」という提案記事です。

詳細は個別記事にしていきますが、大事なことは（リンクで各記事へ）
① 引き継いだファイルを消さない（間違ったら戻れるように）
② ファイルの内容を消さない（同上）
③ 修正したセルを目立たせる（自動で色をつける）
④ 計算式の入っているセルを見つける（自動で色を付ける）
⑤ 計算式（参照元のセル）を確認する その１（Ｆ２押下）
　 計算式（参照元のセル）を確認する その２（トレース）
⑥ 生数値（手入力してある数値）を消す
⑦ 入力すべき欄が空欄になっていたら目立たせる
⑧ セルに説明を付ける
⑨ 計算式を消さない/消させない

ざっと、こんなところでしょうか。
逆にいえば、エクセルファイルを引き渡す人（前任者）は、上の仕掛けをしておけば、後任者の負担が減ります(ある意味「先憂後楽」）。
ただし、異動が決まると忙しいもの（あらかじめ分かっていても）。
中々そこまで出来ません（普段からやれていればいいのですが）。
従って、ファイルを引き継いだ人が「解読作業」を行うこととなります。

今回は

「引き継いだファイルを消さない」です。

これは簡単です。トータル３分位の作業です。

【まとめ】
引き継いだファイルを弄る場合
１ データ修正前に、ファイルのコピーを作る
＊「データ修正してから別名保存」は御法度

２ 「自動バックアップ」を設定する

３ 「自動保存」を設定にする

【説明】
引き継いだファイルは、修正する前にコピーをを作ります。
ファイルを間違って消しても大丈夫なように、自動でバックアップする設定にします。
また、ファイルは自動で定期的に保存されるせてにします。

１ ファイルのコピーを作る

ファイルのコピーは簡単です。
フォルダを開いたら、ファイルを選択して、「Ctrl」を押したまま、「C」を押し、続けて「V」を押すだけ。
１秒です（サイズが大きいと少し待つ）。

Ctrl ＋ C でファイルがコピーされ、
Ctrl ＋ V で貼り付けされます（コピーファイルが作成される）。
普通の「コピペ」と同じです。
これで、下のようにファイルのコピーができます。

コピーされたファイルには後ろに「-コピー」が付きます。
ファイル名が長いと「-コピー」が隠れてしまう場合がありますが、コピーされたファイルが自動で選択されますので、その状態のまま「F2」を押します。

F2を押して、ファイル名を変えます。
例 「R05集計 - コピー.xlsx」→「R06集計.xlsx」

「データ修正してから名前を変えて保存」は御法度

上のファイルのコピーはとても簡単な作業です。
大事なのは、
「ファイルを修正してから名前を変えて保存する」のは御法度
ということです。

なぜか？
データ修正している際に、うっかり上書き保存しまうおそれがあるからです。
もし、修正したデータが誤ったものだと、元に戻せません。

その点、ファイルをコピーして、先に別名にしておけば、間違って上書き保存しても、元のファイルに影響はありません。
「後でやればいい」は「うっかり」の発生装置です（反省多数）。

2 「自動バックアップ」を設定する

コピー後に別名にしたファイルを開いたら、保存時にバックアップを取る設定にします。
保存画面の右下にある「ツール」をクリックすると・・・

出てきた小メニューから「全般オプション」をクリックします。

「全般オプション」の中の「バックアップファイルを作成する」を☑を入れます。

以上です。
パスワードを入れる必要はありません。
下手にパスワードを入れると、後で開けない事態が勃発しますので、注意が必要です。
これで、保存の度にバックアップファイルが出来ます。

フォルダを見てみると・・・

バックアップファイルができていること分かります。

もし本来のファイルを消してしまっても、バックアップファイルを開けば、直近の保存状態までは復元可能です。
なお、バックアップファイルを開こうとすると、以下が表示されます。

「OK」で開いたら、ファイル名を直して保存すれば、復元可能です。

ちょっとイラっとするのは、本来のファイルより、バックアップファイルの方が上に並んでしまうこと（ファイル名昇順の場合）。
そのため、ついバックカップファイルを開こうとし、上のメッセージが出てバックアップと気付いてやりなおし、ということをよくやってしまうことです。
でも、バックアップが取れないよりはいいと思っています。

3 「自動保存」を設定する

もう一つの安全策が「自動保存」です。
これは「ファイル」の「その他」の「オプション」から設定します。
「オプション」画面が開いたら「保存」を選択して、「次の間隔で自動回復用データを保存する」にチェックを入れておきます。
間隔は10分位でいいでしょう。

これで、万一パソコンが固まってしまった場合などでも、10分以内の状態に戻れます。

以上で「元ファイルを消さない」環境ができました。
では実際にファイルを修正します。
と、その前に、もう一つやっておくことがあります。
それは次の記事で。
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(追記：記事一覧）

① 引き継いだファイルを消さない（間違ったら戻れるように）・・・この記事
② ファイルの内容を消さない（同上）
③ 修正したセルを目立たせる（自動で色をつける）
④ 計算式の入っているセルを見つける（自動で色を付ける）
⑤ 計算式（参照元のセル）を確認する その１（Ｆ２押下）
　 計算式（参照元のセル）を確認する その２（トレース）
⑥ 生数値（手入力してある数値）を消す
⑦ 入力すべき欄が空欄になっていたら目立たせる
⑧ セルに説明を付ける
⑨ 計算式を消さない/消させない

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