［Excel］ファイルを引き継いだらやること ③修正したセルを目立たせる（自動で色を付ける）

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［Excel］ファイルを引き継いだらやること　シリーズその③

【まとめ】
・修正したセルは手作業で色付けしない。
・「条件付き書式」で自動で色付けさせる。
　＊所要時間　約３分（１シート）
　＊詳細は【説明】参照

【説明】

修正セルの手動色付けは面倒（忘れる）

前回の記事「ファイルを引き継いだらやること ②ファイルの内容を消さない」で、シートのコピーについて説明しました。
元のデータ（や集計表）が載っているシートをコピーすることで、元のデータを「守る」ということです。

その後、データを修正していくわけですが、「どこを直したんだっけ？」となる場合があります。
これを防ぐためには、修正したセルに色を付ければいいのですが、手動での色付けは面倒です。
セルを指定して右クリックし、塗りつぶしマークから色を選ぶだけ、ではありますが、地味に面倒。修正セルが多いとなおさら。
忘れるおそれも多々あります。

修正セルは自動で色付けする

手動は、面倒＆忘れるという欠点がありますので、「修正セルは自動で色付け」が理想です。
方法は簡単。１シート３分も掛からずできます。

「条件付き書式」を使います。
サンプルは、「実際の自治体データで集計をしてみる」シリーズで以前から使っている茨城県の旅館業の登録データです。

手順は以下の通り。
１　修正しているシートのＡ１をクリックした後に、A1セルの左上（「A」と「１」の角の部分）を選択。

２　シート全体が選択される

３　「条件付き書式」の「新しいルール」を選択（ Alt ⇒ H ⇒ L ⇒ N の順に押す）

４　「新しい書式ルール」ウィンドウが開く

５「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選び、「次のセルのみを書式設定」の「セルの値」の右の欄の「次の値に等しくない」を選択

６　「次の値に等しくない」の右の欄に移動して、「【元】データ」シートのA１セルを選択する。
「=【元】データ!$A$1」と入るので、F4キーを３回押して「=【元】データ!A1」にする（「＄」を取って、絶対参照から相対参照にする）

７　右下の「書式（E)」をクリックして、「塗りつぶしタブ」で好きな色を選ぶ（ここでは黄色を選択）。

８「OK」を押し（２回）、ウィンドウを閉じる。

９　「【修正中】データ」のどこかのセルを変えてみて、黄色くなるか確認する。

例）「【元】データ」セルに23行目「つくば市北条３４７２」というデータがあります。

「【修正中】データ」の同じセルを修正してみると（「つくば市北条３４７２」を「つくば市北条３４７３－１」に修正）　

すると、自動でセルが黄色になります。

これは「【元】データ」と「【修正中】データ」の同じ場所のセルの内容が異なっているためです。

「条件付き書式」での設定は１回だけですが、シート全体を選び、条件の対象となるセルを相対参照にして指定したことで、シート全体に条件が適用されてているのです。

以上で「条件付き書式」の設定は終了です。
これにより「【修正中】データ」のセルを修正すると、そのセルは黄色くなります。

手で色付けする必要はありません。

「条件付き書式」の解除（クリア）

色付けされたセルの色を取りたい場合は、「条件付き書式のクリア」します。

Alt ⇒ H ⇒ L ⇒ C の順で押すと、下の表示が出ます。

特定のセルの条件付き書式をクリアしたければ「S」を、シート全体をクリアしたければ「Ｅ」を選択します。

「修正したセルを目立たせる」は以上です。
これで「どのセルなおしたっけ？」がなくなります。

取りまとめ業務をやっている方はピンときたかと思いますが、この手法は、他の人や他所属にデータを修正してもらう際にも使えます（むしろそちらの方がよく使うかも。）

以上、参考になれば幸いです。

（関連記事一式）
① 引き継いだファイルを消さない（間違ったら戻れるように）
② ファイルの内容を消さない（同上）
③ 修正したセルを目立たせる（自動で色をつける）
④ 計算式の入っているセルを見つける（自動で色を付ける）
⑤ 計算式（参照元のセル）を確認する その１（Ｆ２押下）
　 計算式（参照元のセル）を確認する その２（トレース）
⑥ 生数値（手入力してある数値）を消す
⑦ 入力すべき欄が空欄になっていたら目立たせる
⑧ セルに説明を付ける
⑨ 計算式を消さない/消させない

（作業　１日２ｈ）