面倒だけど重要な課題管理と進捗管理 ～マネジメントの基本～

会社経営を続ける上で、日々色々な問題が発生します
その場で、対応できればいいけど、積み残しが溜まると、気分が重い
なんで、こんなに問題が起きるんだ～！　と嘆いても、仕方ない

そうならないように対策する
問題が問題でなくなる 「仕組み」 づくりが大切です

小さい会社では、課題管理とか、進捗管理、という概念自体がないみたい
シンプルにやるだけなんですが、
なんか、難しく考えてませんかねぇ？？

課題とは？

そもそも、課題とは何でしょうか？

あまり難しく考える必要はないですが、
問題と課題の違いは、整理しておいた方がいいかも

ここも、正解を覚えるというよりは、
自分の軸を持つことの方が重要です

問題と課題の違い

これは、私の考え方なので、これが正解というつもりはないですが、
こういったシンプルな整理をした上で、
主体的に課題設定していく、という意識が重要です

問題は次々と起きるけど、その原因は社内にあったりします
原因に対して、事前に課題設定しておく、というのも重要な観点です

問題は勝手に起きますが、
課題は自分が主体的に設定するもの

たまに 「うちには課題はありません」 という社長さんがいらっしゃいますが、
課題がない　≒　何も考えてない
ハッキリ言って、思考停止状態です

管理とは？

管理とは、計画や予定を立てて、
そうなるように、行動しているか、日々チェックして修正していくこと

1. 計画や予定を立てる（目的 → 目標 → 行動計画）

2. 行動（アクション）

3. 行動の振り返り（チェック、修正）

計画を立てる段階で、
目的 → 目標（成果目標と行動目標） → 行動計画
と、段階的にブレークダウンできているか、
納得感があるか、やる気になっているか、などが重要なチェックポイントです

やらされ感では、全然進まないｗ

決めたけど、全然やってない
出来ない、というより、そもそも、やってない、、、という場合は、
最初の計画に対する納得感、やる気をチェックした方がいいでしょう

進捗管理とは？

少し動き出したら、
日々の変化を管理します

日次、週次、月次、年次、、など
どの期間で区切るかは、課題の大きさによります

適切なタイミングで、チェック、振り返りするのが、進捗管理

たとえば、目標の達成時期が１か月後だとしたら
１日後、３日後、１週間後など、早めにチェックのタイミングを予定しておきます
１か月後の目標に対して、１か月が過ぎる１日前にチェックしていたら、
全然進んでなかったというときに、修正できない
目標未達がふつうになってしまうと、負け癖がつき、どんどん状況が悪化します

計画実行は修正が前提なので、
進捗管理を成功させるには、
とにかく、早めにチェックして、何度も修正を加えることが重要なわけです！

課題と進捗の見える化

課題管理って何？
進捗管理？？　聞いたことないｗ
という会社では、

そもそも、課題を書き出して、一覧化する習慣がない

ゴチャゴチャの問題は、
一旦、全部書き出して、テーブルの上に並べてみる（見える化）
そうすると、根本原因に早くたどり着ける
魔法のような方法は、どこにも無いんです！

最初にあったように、
問題は外からやってくる、と思いがちですが、根本原因は社内にあります
つまり、問題が発生しないように事前に対策しておくのが一番効率がいい
「仕組み」 がないから、問題が次々起こってしまう

問題がおきないように、主体的に対策する
よりよい未来をつくる 「仕組み」 を考える、
そのための課題を主体的に設定するのが、クリエイティブな仕事

まず、どんな問題が日々起きているか、一覧化して、
共通点でグルーピング化して整理してみると、、、
上位の原因が見つかる！
上位の原因を潰せば、多くの問題が一気に解決します！

進捗管理も同じ原理で、
なかなか、思うように進まないとしたら、何か根本原因があるはず

できていないことを問題視するより、
どうしたら、もっとスムーズに進むか？
という視点で課題設定してみれば、どんどん良くなります

そういう問題点に気づくためにも、今何が起きているかを一覧化する
見える化が重要なわけです

管理表の管理（更新）

一覧にして、日々更新する作業は、
ハッキリ言って面倒です

最初のひな型は、社長やリーダーがつくるにしても、
日々の更新は、社長の仕事じゃないｗ

申し訳ないですが、ここは新人、若手にやってほしい
管理表の更新は、誰でもできます
知識、経験は必要ない

あえて言えば、
　・ 簡単にできるように、ルールをシンプルにする
　・ 長く続けられるように、モチベーション管理する（お金以外の嬉しいこと）
ですかね

管理表を管理する係は、会社全体で起きていることが見えるようになり
幅広い関係者とコミュニケーションを取ることになるので、
それだけでも、学びや気づきが多く、成長スピードも早くなります

管理の基礎部分を担当させることは、人材育成に活かせます

ちょっと長くなってしまいました
なんで、ちゃんと管理しないのかなぁ、
結局、時間をムダにしているということに、どうやったら気づいてもらえるのか？

というモヤモヤを、誰かと共有したくなったのでした（笑）

この記事を書いたのは、
収益の柱を増やす「未来実現パートナー」　川原茂樹
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