プロジェクト管理って、何をすればいいですか？

新規事業が立ち上がって、関係者が増えてくると、プロジェクト管理が必須になります。

「管理」と言われると、なんだか難しそうに思うかもしれません。今日は、簡単なことから始めませんか。というお話です。

誰が、何を、いつまでに、やるか決める

プロジェクトには必ず目標があります。
大きな目標を、いくつかに分けて、中くらいの目標、小さい目標、など、複数に分解したものがタスクです。

それぞれのタスクに、担当者を割り振ります。１人の場合もあれば、複数人が関わる場合もある。複数の場合は責任者、リーダーを決めましょう。

何を、どの程度になるまでやるか、内容も簡単でいいので、決めます。

各タスクには、必ず期限を付けます。決めにくい場合は、仮でいいです。次にチェックする日時くらいの認識で構いません。期限がないと管理できないので、必ず決めましょう！

決めたことを記録して、見える化する

決めたことを１つずつ、忘れないように記録すること。ここが大切なポイント。
ホワイトボードでも、共有のタスク管理表でも、何でもいいですが、みんなが毎日見る場所がいいですね。

書いておかないと、そのまま無かったことになりがち。
つい、面倒で、先送りしがちなにで、注意が必要です。

できたかどうか、達成度を追記する

各タスクの期限が来たら、できたかどうか、達成度を追記します。
ここで、いいとか、悪いとか、言うのは一旦なし。淡々と記録します。

何か言われると思うと、書きたくなくなるので、淡々と記録するのがポイントです。

うまくいったタスクには、はなまる💮など、目立つマークをつけるとモチベーションが上がります。
うまくいかなかったタスクは、淡々と黒色の記録でいいと思います。それでも、気になるので、それで十分です。

定期的に振り返りする

振り返りのタイミングを、あらかじめ予定に入れておきます。チームミーティングでやるもよし。社長、リーダーがまず振り返りをして、その結果をメンバーにフィードバックするもよし。

当初決めた目標と達成度、次に何をするか、実績を元に話し合って決めます。
機械的なタスク管理に命を吹き込むのが、この振り返りです。とても重要なので、社長やリーダーは責任をもって見届けることが大切です。

そして、決めたことは、また、タスク管理表へ記録ですね！

タスク管理自体は担当者でもできる

必ずしも、社長やリーダー自らタスク管理の全部をやる必要はありません。記録や、振り返り会の招集をするだけなら、担当者に任せてもOKです。

決まったことと淡々と記録する。タスクの期限に追記する。定期的に振り返りのタイミングを通知する。それだけです。
タスク管理は機械的にできるので、まじめな担当者に向いています。逆に、情熱型の社長は管理に向きません(笑)
進んだ会社では、この仕組み化をITツールを使って自動化しています。管理のやり方が決まれば、少し投資してIT化できるということです。

タスク管理の仕組みができることで、各メンバーは本来、自分がやるべきことに集中できるようになります。管理しなければ、結局迷いながらムダな作業をすることになります。

これでもうまくいかない場合は、タスクを決める段階が甘いことが多い。どういう観点でタスクを詰めればいいか、それはまた別の機会に。。。

この記事を書いたのは、
もうそうビズ企画　代表　川原茂樹
https://mousoubiz.com/
https://twitter.com/mousoubiz