その仕事「仕組み化」できませんか？　～個人から組織へ、進化する仕事の進め方～

仕事ができる人は、仕事を「仕組み化」している。
中小企業ではあまりなじみのない「仕組み化」

大企業でも、出来ている部分と、出来ていない部分がありますが、
利益を稼ぎ出している事業や組織は、当然のように「仕組み化」されています。
つまり、ビジネスを成功させるには「仕組み化」が必須ということ

新商品や新サービスに例えて言えば
プロトタイプや実験段階が、属人的な業務

そこから、ルール化、業務設計、役割分担、組織化、などを経て、
業務を「仕組み化」し、儲かるビジネスを完成させます。

今日は、仕事の「仕組み化」について、考えてみたいと思います。

「仕組み化」がない世界

仕組みがないと、仕事は属人的になります。

その人がいないと、何も仕事が進まないイメージ

個人個人が、自分のやり方で、頑張っている
ヨコの連携がないと、困ったときに仕事が止まってしまうこともある

会社全体として、とても効率が悪く、スピードも品質も向上しない

これでは、厳しい経営環境の中で、生き残っていくのは厳しいでしょう

「仕組み化」ができた世界

個人ごとの仕事でも、仕組み化は可能です。

仕組み化できた状態とは、だいたい、以下の要素から出来ています、、、

1. 標準化（仕事の流れやチェック基準の標準化、マニュアル化）

2. 改善（仕事の効率・生産性や品質の計測、見える化、改善）

3. スキルアップ（個人の能力アップ、スキルの体系化、部下育成）

4. 連携（組織の中で自分の役割を明確化、協力・連携体制づくり）

自分の職場の状況を当てはめて考えてみると、
出来ている部分と、出来ていない部分が見えてくると思います。

組織的な「仕組み化」へのチャレンジ！

仕組み化は、個人が頑張るだけではなく、
組織で取り組んでこそ、大きな効果が出るもの

社長や組織の責任者が「仕組み化」の意味や効果を理解し、
組織全体で取り組めるように、指示することが重要です。

属人的な個人技に頼る仕事の進め方から、
組織として「仕組み化」できた状態へ、進化させていきませんか？

ステップ１：業務の標準化、マニュアル化

うちの仕事は特殊だから、、、
という話をよく聞きますが、外部から見れば、どこも同じような仕事をしているわけです。

複雑に見えるのは、細部の個別の決まり事
仕事のやり方というよりは、扱っている情報やモノのパラメーター（変数）が多いだけ
大量の情報は個人が抱えるのではなく、ITや組織など、外部で管理するのが基本です

そうやって整理すると、大枠の流れは標準化可能なわけです。

業務の流れは手順と基準に分解できます。

手順（業務プロセス、標準パターンと例外パターン）
どの順番で、何をやるか
標準的な流れと、例外パターンを、分けて管理する

基準（チェック基準、チェックリスト、目標設定）
何を、どのレベルまで仕上げたら、その仕事が完了するのか？（目標、完了条件）
どのレベルだったらやり直しになるのか（チェック基準、チェックリスト）

ここまで分解しないと、他の人に教えるのが難しく、
うちの仕事は特殊だから、、、　と個人が仕事を抱えてしまう、
いわゆる属人的な仕事になってしまいます。

属人化は短期的には効率が良かったりするので、やっかいなのですが、
長期的に見れば、成長スピードが遅く、発展しません。
その人がいなくなったら、仕事が回らなくなる、業務崩壊のリスクが高いわけです。

ステップ２：業務の改善、効率化

業務を改善するためには、まず現状に問題意識がないと、始まりません

そしてまず、現状を正しく捉えることから（現状の見える化）
仕事の効率・生産性や品質を測り、見える化します。

過去の実績や、進捗状況の見える化
（処理量を計測して、記録を蓄積、グラフ化など）

現状が見えたら、次はより高い目標設定に取り組みます

• やればできるレベルの目標（日々の目標設定にはちょうどいい）

• ちょっと背伸びしないとできない目標（組織で取り組む目標）

• 現状の延長線上ではとても無理な、とんでもない目標（社長が突然、言うｗ）

今現在、出来ていないことを出来るようにするには、
仮説を立てて、トライ！
結果を振り返り、修正、改善
という流れを繰り返すことになります。

これを面倒なことと捉えるか、
進化・成長の過程と捉え、ワクワクしながらやるか
やっていることは同じでも、捉え方によって成長スピードは大きく違います。

担当者が納得できるように、対話を通して、
全員参加型で目標設定したいですね

改善したい！　やってみる！　というムードになっていれば、OKですｗ

ステップ３：人材育成、能力開発

現状より高い目標を達成するためには、個人ごとのスキルアップも必要です

経験しながら学ぶことが多いですが、目的や目標を明確化することで、
スキルアップのスピードや効率を飛躍的にアップさせることができます

人材育成の目標やロードマップ、評価制度を体系的に見える化することで、
個々の目標設定の指針にも活用できます

ステップ４：組織化

個々の能力を活かすには、組織化が必須
平たく言えば、信頼関係と協力体制

信じて任せる（役割分担、責任と権限）
困ったら助けてもらう（連携、協力）
どちらも重要な要素です。

１人ではできないことも、
組織で協力して取り組めば、大きなハードルをクリアできる！
そういう成功体験が、さらに組織を進化させます

今日は、仕組み化の全体像についてまとめてみました。
実際は、そんなにスルッとうまくいくわけではないけど、
どこでつまづいているかがわかれば、次の必要なアクションも見えてくる

そんなときの参考になれば、嬉しいです。

この記事を書いたのは、
収益の柱を増やす「未来実現パートナー」　川原茂樹
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