30年越しの挑戦　第4話「探す」をなくす業務設計

#創作大賞2026 #ビジネス部門

Excelを使い始めて30年。振り返ると、私が目指してきたのは単なる効率化ではありませんでした。
現場では、「探す」ことに多くの時間が使われています。データを探し、ファイルを探し、最新版を探し、入力先を探す。その繰り返しが当たり前になっていました。
私が30年間考え続け、たどり着いた答えは、「探す」という行為そのものを業務からなくすことでした。

探さなくて済むようにする

私が目指したのは、「データを探さない」だけではありません。
**「ファイルも探さなくて済む仕組み」**でした。
帳票を作成すると、保存先フォルダやファイル名までもETLシートを通してDBへ自動登録されます。
案件一覧表には帳票項目ごとの右クリックメニューを追加しました。
「ファイルを開く」を選択すれば、DBに保存された情報をもとに対象ファイルが即座に開きます。
「新規作成」を選択すれば、最新様式（ETLシート付き）の帳票が開き、そのまま入力できる状態が整います。
その結果、案件名や顧客名もファイルを開いた時点で自動表示され、帳票様式も常に最新へ統一されます。

探さない仕組みが変える現場

この仕組みが成立すると、業務の考え方そのものが変わります。
これまで当たり前だった「どこへ保存したか」「どのファイルが最新版か」を確認する作業は不要になります。
案件一覧表を起点にすれば、必要な情報やファイルへ迷わずたどり着けます。
普段の業務では探す必要はありませんが、入力と出力の差異確認や例外対応が必要な場合には、一覧から自然に追跡できる構造になっています。
「探す時間」は消えます。
フォルダを開き、過去ファイルを比較し、保存場所を思い出す作業も不要になります。
さらに、旧版帳票を使用するリスクもなくなり、誰が作業しても同じ流れで処理が進みます。
結果として業務は、
「探す・迷う・確認する」から、「選ぶ・入力する・完了する」
という流れへ整理されます。

探さない仕組みの本質

この仕組みの本質は、効率化そのものではありません。
人が「探す」という行為そのものを業務から取り除くことにあります。
業務の多くは、本来の作業ではなく、「探す」「確認する」「思い出す」といった準備に時間を使っています。
しかし本来、業務とは判断し、入力し、前へ進めることです。

探すこと自体は価値を生みません。
ETLシートを入口としてデータとファイルを一体化することで、「どこにあるか」を考える必要がなくなります。
その結果、業務は記憶や経験に依存するものから、仕組みによって再現されるものへ変わります。
これは個人の能力を否定するものではありません。
「探す力」から解放し、本来の判断や作業へ集中できる環境をつくるための仕組みです。

終わりに

30年間、この仕組みづくりを考え続けてきました。
30年かけてたどり着いた今も、その先には乗り越えるべき大きな壁があることを自覚しています。
もちろん、これで終わりとは思っていません。
業務システムはこれからも進化し、Web化やクラウド化はさらに進んでいくでしょう。
それでも現場では、帳票の作成や確認、集計、そして日々の改善を柔軟に行える道具が必要です。
その役割を担うのが、ExcelとAccessを組み合わせた仕組みだと私は考えています。
そして完成した帳票やデータは、最終的に基幹システムへ正確につながっていく。
私は、この**「現場」と「基幹システム」をつなぐハイブリッドな役割**こそが、これからの業務改善には欠かせないと考えています。
30年前に始まった私の挑戦は、まだ終わりではありません。

これからも現場の声に耳を傾けながら、「探さなくて済む仕組み」を一つずつ積み重ね、働く人が本来の仕事に集中できる環境づくりを続けていきたいと思います。

本シリーズを最後までお読みいただき、ありがとうございました。

30年間現場で考え続けた業務改善を、一つの作品として残すことができました。これからも現場と基幹システムをつなぐ仕組みづくりに挑戦し、働く人が本来の仕事に集中できる環境づくりを続けていきたいと思います。

「30年越しの挑戦」シリーズ（完結）

本シリーズは、30年間現場で考え続けてきた業務改善の歩みを、4話構成でまとめた作品です。
第1話　データは一元管理し、Excelは入出力兼用画面として使う
https://note.com/lush_sable9278/n/nc47fd14a8206
第2話　データは入力しない。「つなぐ」という発想
https://note.com/lush_sable9278/n/n61e0d150d741
第3話　改善できないと思っていたExcel帳票への再挑戦
https://note.com/lush_sable9278/n/ne8290b9b8e37
第4話　「探す」をなくす業務設計（本記事・完結）