🔴 Hot News: th/dittonews/is it possible to use an e document as a legal document

“สัญญาใด ๆ ก็ตามที่มีหลักฐานเป็นหนังสือและมีการลงลายลักษณ์อักษรครบถ้วนสมบูรณ์” คือจุดกำเนิดสัญญาแบบเก่าและมีผลบังคับใช้ทันทีหรือตามเวลาที่กำหนดในสัญญา เช่น การทำสัญญาเช่าอสังหาริมทรัพย์ สัญญาซื้อขาย สัญญาการประกอบธุรกิจ กิจการ ซึ่งการทำสัญญาแบบเป็นลายลักษณ์อักษร โดยทั่วไปมีไว้เพื่ออ้างอิงความบริสุทธิ์ หรือความผิดจากเหตุฟ้องร้องกันในชั้นศาล ฉะนั้นตามหลักกฎหมายจึงกำหนดหลักเกณฑ์การทำสัญญาไว้ 2 ประการด้วยกัน คือ

ต้องมีหลักฐานเป็นหนังสือ
ในสัญญาต้องมีการลงลายมือชื่อของคู่สัญญาเพื่อระบุตัวผู้ทำสัญญาได้ถูกต้อง

อย่างไรก็ตามในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา การทำสัญญายังคงถูกจำกัดอยู่เฉพาะในรูปแบบ “เอกสารและหลักฐานที่เป็นหนังสือในเชิงกายภาพ” พูดให้เข้าใจง่าย ๆ ก็คือ เอกสารที่อยู่ในรูปแบบของกระดาษ ทำให้มีการตีความว่าเอกสารสัญญาต้องอยู่ในรูปแบบที่จับต้องได้ มีรูปร่างที่ปรากฏให้เห็นได้เท่านั้น ตัวสัญญาจึงอยู่ในรูปแบบของกระดาษเป็นส่วนใหญ่

แต่เพื่อปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานให้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น รองรับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนไปอย่างไม่หยุดยั้ง กฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์จึงถูกบัญญัติขึ้นมา เพื่ออุดช่องโหว่ของกฎหมายเดิม ซึ่งภายในบทบัญญัติได้ระบุแนวทางเอาไว้ชัดเจน ในการยอมรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Document จะต้องมีสถานะครบถ้วนทางกฎหมาย 3 ประการ ดังนี้

ข้อความที่ระบุในสัญญาสามารถเข้าถึงได้ หมายความถึง ข้อความที่ถูกเขียนขึ้นต้องสามารถอ่านได้ ตีความได้ แปลความหมายแล้วเข้าใจตรงกัน ไม่สามารถถูกตีความไปเป็นความหมายอื่น

ข้อความที่ถูกเขียนต้องสามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้ หมายถึง สามารถเปิดดูข้อความเนื้อหาในภายหลังได้ หรือดึงข้อมูลกลับมาเปิดดูอีกครั้งได้ เพราะอย่างที่เราทราบกันดี ในสมัยนี้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์บางอย่างสามารถตั้งค่าลบตัวเองได้เมื่อถูกเปิดตามจำนวนครั้งที่ถูกตั้งค่าไว้ ดังนั้นเพื่อแก้ปัญหาเอกสารสูญหายจึงกำหนดแนวทางข้อนี้ขึ้นมา

ข้อความในสัญญาต้องมีความหมายเดิมไม่ถูกเปลี่ยนแปลง เมื่อกลับมาเปิดดูอีกครั้งความหมายก็ยังคงเดิม โดยคู่ความสามารถพิสูจน์ในชั้นศาลได้ว่า ความหมายของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ไม่เคยถูกเปลี่ยนแปลงมาก่อน ประกอบกับเทคโนโลยี Smart Contract ที่มีการใช้ Blockchain เข้ามาเกี่ยวข้องในการทำสัญญาด้วยแล้ว ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นภายในสัญญา ข้อมูลการแก้ไขจะถูกระบุเอาไว้ในสัญญาเสมอ ไม่ว่าใครก็ตามที่กลับมาเปิดสัญญาก็สามารถตรวจสอบข้อมูลผู้ทำการแก้ไขได้ตลอดเวลา ซึ่งช่วยลดความคลุมเครือในเอกสารและระยะเวลาการตรวจสอบเอกสารได้เป็นอย่างดี

การลงลายมือชื่อบนอิเล็กทรอนิกส์

ลงลายมือชื่อ หรือการเซ็นเอกสาร เป็นส่วนหนึ่งของการทำสัญญามาช้านาน ตั้งแต่สมัยที่การทำสัญญายังจำกัดอยู่แค่กระดาษเท่านั้น ซึ่งการเซ็นเอกสารช่วยให้สัญญามีความน่าเชื่อถือ และสามารถตรวจสอบผู้ทำสัญญาได้ ส่วนปัจจุบันส่วนใหญ่หันมาใช้ e-Signature บน e-Document กันมากขึ้น ทั้งยังสามารถใช้เป็นหลักฐานเทียบเท่าการเซ็นสัญญาในรูปแบบกระดาษ

การนำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้ในชั้นศาล

หากการทำสัญญาแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นไปตามข้อบังคับดังกล่าวข้างต้น จะถือว่าเอกสารฉบับนั้น มีผลบังคับใช้ตามกฎหมายโดยทันที และจะพิจารณาความน่าเชื่อถือของเอกสารจากลักษณะ วิธีการจัดทำ วิธีการเก็บรักษาข้อมูล (ว่าบุคคลภายนอกสามารถเข้าถึงได้ง่ายหรือไม่) ความปลอดภัยของเทคโนโลยีที่นำมาใช้จัดเก็บ เพื่อรับรองว่าข้อมูลเหล่านี้จะไม่ถูกปลอมแปลง หรือแก้ไขระหว่างการดำเนินการหรือการจัดเก็บ แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นก็ยังมีปัจจัยอื่น ๆ เข้ามาเกี่ยวข้องประกอบการพิจารณาในชั้นศาลอีกทีหนึ่ง

สรุปแล้ว หากสามารถจัดทำสัญญา ให้ครบถ้วนตามรูปแบบ e-Document ได้ ก็เป็นอันถือว่า สัญญาเหล่านี้มีผลบังคับใช้ในทางการกฎหมายแล้ว แต่ถ้าต้องการให้สัญญามีความน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น ควรจัดเก็บไว้ในระบบที่มีการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลอย่างเช่น ระบบ DMS เป็นต้น

ที่มา : bangkokbiznews.com

สอบถามรายละเอียด ระบบ DMS เพิ่มเติม

📞 02-517-5555

Line ID: @dittothailand