スプレッドシート×Googleフォームで生活カードをデジタル化！デジタルバッジの組み合わせでやる気が爆上がり！【その２】

以前、こちらの記事を公開しました。

デジタルバッジを使って、子どもたちに行動を促すというnoteでしたが、多くの方に見ていただき、実際にデータも受け取っていただいています。

ただし、前回配付したデータには、初期設定が手間だったり、得点やバッジの更新に時間がかかったりするという課題もありました。

今回は、前回の記事で公開したデータの基本的な考え方はそのままに、使いづらい部分をGASを使って効率化し、改良したデータを紹介します。

記事の最後で、データ配付も行いますので、最後まで読んでいただき、参考にしていただければと思います。

お知らせ

これまでnoteで紹介してきた校務効率化のアイデアをまとめた書籍が、明治図書出版さんより出版されます。

僕がこれまで紹介してきたテンプレートに加え、今後紹介していくテンプレートも、この書籍から入手できる形にしていく予定です。

ご興味ある方はチェックしてみてください。

（１）改善点

前回のnoteから改善したのは、
・「子ども用(原本)」ファイルの廃止
・「管理用」シートの追加と「今週」シートの廃止
・子ども用のファイル作成の自動化
・子どもとの共有（閲覧権限付与）の自動化
・得点更新のワンクリック化
・デジタルバッジ挿入の数式修正
・デジタルバッジ更新のワンクリック化
などの点です。

・「子ども用(原本)」の廃止

以前の記事では、「管理用」ファイルと「子ども用(原本)」ファイルの２つのスプレッドシートと「児童・生徒入力」というGoogleフォームの全３つのファイルで構成されていました。

今回は、よりシンプルな形にするために「子ども用(原本)」ファイルを廃止し、「管理用」ファイルの中に含める形にしてあります。

「子ども用(原本)」ファイルの中に入っていた２つのシートは、「管理用」ファイルの中に入っており、子ども用のファイルをGASで複製する際のもとデータとして使用します。

・「管理用」シートの追加と「今週」シートの廃止

「管理用」ファイルの中に「管理用」というシートを追加し、子どもの名前とアドレスを管理できるようにしました。
※子ども用のスプレッドシート作成や権限の設定にも使用します

また、以前の「管理用」ファイルにあった「今週」シートは、順位表示を行わないことから不要になり、削除しています。

・子ども用ファイル作成の自動化

前回の記事では、子ども用が自分のデジタルバッジを閲覧するためのスプレッドシートを作成するには、「子ども用(原本)」を必要な数だけ手動でコピーし、A1セルに番号を手動で入力するという手間がありました。

今回は、子ども用ファイルの作成と番号の入力をGASで自動化し、省力化を図っています。

「管理用」シートのD列をチェックし、右の子ども用ファイル作成をクリックすることでGASが動作し、同じフォルダ階層内に必要な分のスプレッドシートを作成できるようになりました。

これまで、手間がかかっていた子どもの数だけスプレッドシートを作成するという作業がワンクリックで処理できるようになっています。

・子どもとの共有（閲覧権限付与）の自動化

作成したスプレッドシートを、子どもに閲覧権限で共有する場面でも、効率化を図っています。

以前の記事では、一つ一つファイルを開いて共有していましたが、「管理用」ファイルの「管理用」シートで、子どもと共有(閲覧権限)をクリックすれば、閲覧権限を自動で付与できるようになりました。

この改良により、見せたい子どもに見せたいファイルを簡単に共有することができるようになっています。

・得点更新のワンクリック化

今回のしくみでは、一定の得点を超えた際にデジタルバッジが付与されるわけですが、その区切りとなる得点を柔軟に変更することが可能になりました。

「管理用」ファイルの「子ども用」シートK:M列で得点を設定し、得点設定更新をクリックすることでGASが動作し、同じフォルダ内にあるスプレッドシートの「子ども用」シートK:M列を更新することができます。

子どもたちにデータを配付してから、得点の変更を素早く行うことが可能になり、子どもたちの進捗状況に合わせて柔軟な運用ができるようになっています。

・デジタルバッジ挿入の数式修正

前回の記事でも、同じ階層のフォルダ内からGASでデジタルバッジを読み取ることが可能でしたが、今回の記事では同じ階層の「デジタルバッジ」というフォルダから画像を読み込むようにGASを変更してあります。

この変更により、「デジタルバッジ」フォルダにデジタルバッジを、スプレッドシートと同じ階層には、子ども用スプレッドシートをそれぞれ分けて保管することが可能になります。

フォルダの中が、画像とファイルでごちゃごちゃすることがなくなるため、非常にスッキリします。

また、以前の数式の修正では、うまく画像が表示されなかったため、数式も微調整してあります。

・デジタルバッジ更新のワンクリック化

子どもたちにシートを配付した後に、デジタルバッジを追加したり削除したりしようと思うと、以前のデータでは一つ一つのファイルを開いて順に処理するしかありませんでした。

そこで、今回は「子ども用」の子ども用ファイルバッジ追加・変更をクリックすることで、「管理用」ファイルに読み込んだ画像が新たなデジタルバッジとして、子ども用のスプレッドシートに反映されるようにしました。

これにより、子どもに配付した後の追加や変更がかなり簡単にできるようになっています。

以上が、前回の記事からの改善点です。次に、データの受け取り方法から初期設定、子どもたちへの配付までの流れを説明していきます。

（２）データの配布

僕の記事で紹介しているテンプレートは、書籍の付録QRコードからダウンロードしていただく形になります。

note で紹介してきたテンプレートに加え、今後紹介していくテンプレートも、この書籍から入手できる形にしていく予定です。

ご興味ある方はチェックしてみてください。

▶ 明治図書ONLINE

▶Amazon

ご利用にあたって

本記事で紹介しているテンプレート・アプリは、学校業務の効率化や教育活動の補助を目的として作成したものです。

児童生徒の氏名、顔写真、出欠、成績、健康情報、家庭情報、生徒指導記録、学習履歴などを扱う場合は、所属校・自治体の情報管理ルールに従ってご利用ください。

Googleドライブ、スプレッドシート、フォーム、Chat、カレンダー等を利用する場合は、保存先、共有範囲、通知先、外部サービス連携の有無を確認し、必要最小限の情報で運用してください。

作者は、利用者が入力・保存したデータを取得・閲覧することはありません。ただし、実データの管理、共有設定、運用方法については、利用者および所属組織でご確認ください。

本テンプレート・アプリの利用により生じたデータの消失、誤操作、共有設定の誤り、情報漏えい、業務上のトラブル等について、作者は責任を負いかねます。利用前にコピーを作成し、テスト用データで動作を確認したうえでご利用ください。

（３）データ受け取り後の手順

上の問い合わせフォームからデータの問い合わせを行うと、今回の記事で紹介したスプレッドシートへのリンクが送られてきます。

その後、以下の手順でデータを使用できる状態にしていきます。

①　Googleフォーム＋スプレッドシートのコピーを作成

メールで送ったリンクをクリックすると、それぞれの以下の画面が表示されます。

画面上の「コピーを作成」をクリックしてマイドライブにコピーを作成します。

コピーが無事に作成されると、マイドライブに以下の２種類のファイルが作成されます。

作成したスプレッドシートのコピーとGoogleフォームのコピーはリンクしているように見えますが、回答してもデータが反映されない場合があります。その場合は、以下の方法で対処してください。

まずは、「管理用」のスプレッドシートを開き、上の「アクセスを許可」をクリックします。

次に、「フォームの回答 1」を選択して、Googleフォームとの連携を解除します。

Googleフォームとの連携を一度解除した後、Googleフォームを開いて再度「管理用」とリンクさせます。

すると「管理用」に「フォームの回答 2」というシートが追加されます。

現在の関数は、「フォームの回答 1」を参照する設定になっているので、置換を使って修正します。

「フォームの回答 1」を削除したら、「フォームの回答 2」の名前を「フォームの回答 1」に変更して、置換で数式内の「フォームの回答 1」を「フォームの回答 1」に置換しておきます。

②　「デジタルバッジ」フォルダの作成と画像のアップロード

スプレッドシートとGoogleフォームの初期設定が終わったら、スプレッドシートとGoogleフォームと同じ階層に「デジタルバッジ」フォルダを作成します。

フォルダを作成したら、そこにデジタルバッジとして使用したい画像をアップロートします。

画像のアップロードが完了したら、アップロードした画像の閲覧権限を「リンクを知っている全員」に変更します。こうしておくことで、GASを使って画像を一括挿入することが可能になります。

全て選択→共有→共有とクリックして、共有権限を「リンクを知っている全員」に変更します。

以上で画像のアップロードは終了です。この時点で、どの画像をどの順番で表示したいか決まっている場合は、ファイル名を変更しておくとよいでしょう。

③　名簿に名前とアドレスを入力

画像のアップロードが終わったら、次は「管理用」ファイルを開いて、初期設定を行います。

「管理用」ファイルの構成と役割は以下の通りです。

まずは、「管理用」のスプレッドシートを開き、上の「アクセスを許可」をクリックします。

アクセスを許可したら「管理用」シートを開き、子どもの名前とアドレスを入力します。

④　デジタルバッジを読み込む

名前とアドレスの設定が終わったら、「バッジ管理」を開きGASを使ってデジタルバッジを読み込みます。

このボタンをクリックすると、F2:Gの内容が全てクリアされ、②で作成した「デジタルバッジ」フォルダ内の全てのファイル名および画像ファイルがF2:Gに読み込まれます。

画像が読み込まれたら、F2:Fに「生活1」「そうじ1」などデジタルバッジとしてのファイル名を入力してください。
※②でファイル名を変更しておけば、ここでファイル名を変更する必要はありません。

F2:Fの名前に応じて、B:D列にデジタルバッジが読み込まれます。

なお、はじめてGASを動作させる際には、下の画像のようなポップアップが表示されるので、手順通りに許可してください。

その後、再度画像読み込みをクリックするとGASが動作します。

⑤　子ども用のシートを作成する

次は、「管理用」シートで子ども用のシートを作成します。

「管理用」シートのD列をチェックし、右の子ども用ファイル作成をクリックすることでGASが動作し、同じフォルダ階層内に必要な分のスプレッドシートを作成できます。

⑥　子ども用B9:D9でアクセス許可

⑤で作成した子ども用のファイルにデータを読み込むには、各ファイルを開いて「アクセス許可」をしていく必要があります。

⑦　子どもに閲覧権限の付与

次に、作成した子ども用のファイルを子どもたちと共有します。以前の記事では、一つ一つのファイルを開いて、共有していかなくてはならなかったですが、今回のデータではGASを使って処理することが可能です。

GASが動作し、
・共有しました：メールアドレス
・共有に失敗しました
・ファイルが見つかりません
の３つの結果がF列に返されます。

共有がうまくいくと、下の画像のように指定したアドレスに対して、閲覧者の権限を与えることができます。

⑧　子どもに回答用のGoogleフォームリンクを伝える→回答

子ども用のファイルができたら、子どもが回答するためのGoogleフォームへのリンクを子どもに伝えます。
・Google Classroomで共有する
・Googleサイトで共有する
・QRコードにして教室に掲示する
などの方法が考えられます。

最初はページをQRコード化して印刷し、印刷して子どもに読み取らせるのが簡単かもしれません。

⑨　子どもの端末結果を確認

子どもは、毎日Googleフォームで生活の振り返りをしていきます。

各個人がGoogleドライブの共有アイテムから、各自のスプレッドシートを開くことで、一人ずつの獲得したデジタルバッジを確認することができます。

以上が、初期設定から子どもがデータを閲覧できる状態にする手順です。

（４）バッジと得点の更新

・得点の更新

子どもたちがスプレッドシートを見えるようになってから、デジタルバッジ獲得に必要な得点を更新したいと思った場合、得点を更新することができます。
※バッジ獲得に必要な得点は子ども用のスプレッドシートK:M列に隠してあります。

得点を更新する場合は、「管理用」ファイルの「子ども用」シートを開き、K:M列の得点を修正したのち、「得点設定更新」をクリックしてGASを動作させます。

すると、同じフォルダに入っている子ども用のスプレッドシートで、得点が更新されます。

・バッジの更新

デジタルバッジを追加・変更・削除したいと思った場合は、GASを使って対応することができます。

G列に必要な画像を読み込んだり、変更したりした後、F列のタイトルを修正したら、「子ども用ファイル　バッジ追加・変更」をクリックします。

すると、同じフォルダに入っている子ども用のスプレッドシートで、非表示になっている「バッジ管理」シートでバッジの画像が更新されます。

以上が、前回の記事からの変更点になります。前回の記事から比べると、かなり手軽に準備し、得点やバッジの更新ができるようになっています。

「同じような取り組みを簡単にやりたいなぁ」と思っている方は、参考にしていただければと思います。

（５）まとめ

今回の記事では、デジタルバッジの活用で子どもが学校生活に前向きに取り組めるようにしていく方法について考え、より効率的に準備・運営することができるようにしてきました。記事の内容は、いかがだったでしょうか。

デジタルの力を活用することで、少ない労力で子どものモチベーションを上げ、維持することができれば、学校生活がより豊かなものになるのではないでしょうか。

今回の記事が、みなさんの参考になれば幸いです。

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