業務効率化の救世主！生成AIでExcel・スプレッドシートの関数・コードを爆速生成！

近年、学校現場での働き方改革が叫ばれ、業務効率化への関心が高まる中、Excelやスプレッドシートは欠かせないツールとなってきています。

しかし、複雑な関数を理解したり、コードを習得したりするのには、多くの時間が必要であり、教師としての業務をこなしながら、それらの知識を吸収する時間を作り出すには非常に難しいという課題も存在します。

また、業務効率化のアイディアはあっても、Excelやスプレッドシートへの苦手意識から、なかなか手が付けられていないという方もいらっしゃることでしょう。

そこで今回の記事では、生成AIという革新的な技術を活用することで、多忙を極める先生方であっても、Excelやスプレッドシートの関数・コードを爆速で生成する方法をご紹介します。

・職場の働き方をもっと効率的にしたい
・今あるアイディアを形にしたい
・Excelやスプレッドシートに興味関心はあるけど、勉強する時間が無い
という方、ぜひ最後までご覧ください。

お知らせ

これまでnoteで紹介してきた校務効率化のアイデアをまとめた書籍が、明治図書出版さんより出版されます。

僕がこれまで紹介してきたテンプレートに加え、今後紹介していくテンプレートも、この書籍から入手できる形にしていく予定です。

ご興味ある方はチェックしてみてください。

（１）Excel・スプレッドシートは校務効率化のカギ

現代のオフィスワークにおいて、Excelやスプレッドシートは、データ分析、資料作成、スケジュール管理など、様々な業務で活用されています。

僕自身も、これまでExcelやスプレッドシートを活用した業務効率化についてnote記事を多数執筆し、公開してきました。

Excelとスプレッドシートを活用することで、顔写真名簿の作成や、時間割と週案の連携、給食の食数管理などをこれまでよりもかなり効率的に行うことができます。

しかし、これらのツールを使いこなして業務効率をアップさせるには、関数やコードの基礎的な知識が必要となります。

より複雑な処理を行う場合は、適切な関数やコードを正確に組み合わせる必要があり、完成までに多大な時間と労力がかかります。

従来、このような関数やコードを習得するには、以下の方法がありました。

• 書籍やWebサイトで独学

• 専門の講座を受講

• 経験者に教えてもらう

これらの方法はいずれも時間と労力が必要です。また、独学の場合、理解が難しい内容もあり、挫折してしまうことも少なくありません。

僕は、Excelやスプレッドシートの関数については、実際の業務をこなしながらWebサイトで検索し、VBAやGASについては書籍で初歩的な知識を学びました。

書籍で基本的な知識を学ぶことはでき、目の前の業務に使うためのアイディアもありましたが、自分でコードを書くのはなかなかハードルが高いなぁと感じていました。

そんな中、登場したのが今回の記事で取り上げる生成AIでした。

（２） 生成AIのアシスト

今回紹介する生成AIは、"これまで書いてきた関数やコードの全てを把握するのが難しいという課題を解決"する革新的な技術です。

生成AIは、自然言語処理や機械学習などの技術を活用し、人間が記述したような文章やコードを自動生成することができます。

やりたいことを日本語で入力するだけで、

• 必要な関数を自動生成

• 複雑なVBAやGASのコードを自動生成

することができます。

例えば以下のような評価名簿で、評価１から評価３のAの合計を求めたいケースがあると思いますが、Excel初心者だとどんな関数を使ったらいいかわかりません。

そんなときも、生成AIが頼りになります。以下のように指示を出すことで、そのまま貼り付けて使える関数を生成してくれます。

後は、関数を貼り付けて範囲を固定して広げればOKです。

他にAを◎、Bを〇、Cを△と置き換えたいと思った場合は、こういう指示を出すこともできます。

F2に貼り付けて、H15に広げる。

Aを2、Bを1、Cを0と表示することも可能です。

平均も出してみましょう。

評定も出してみましょう。

今回のケースは、ごく簡単なもので生成AIのサポートが無くても関数をつくれる人が多いと思いますが、Excelやスプレッドシートになじみのない方にとっては心強いサポートとなると思います。

同じように、指示を出せばVBAやGASのコードを生成してもらうことも可能です。

ここで示したのは、あくまで一例で実際に生成されるコードが正しいとは限りませんが、業務効率化の大きなサポートになるはずです。

※生成AIの出してきたコードは、正しいとは限らないので注意しましょう

（３）生成AIのコツ

生成AIを活用することで、関数やコードを簡単に生成してもらうことができ、

「こういうファイルがあれば業務を効率化できるけど、関数が分からない」
「このように複数のアプリを連携させたら手間が減らせるのに」

といった"業務効率化のアイデアがあるけど、やり方が分からない"という方にとって、大きなサポートとなるでしょう。

ただし、生成AIのサポートをより効果的に受けるためには、セルの位置を正確に指定したり、関数を軽く手直ししたりできるように、最低限の知識を持っておくとスムーズです。

ほぼ関数の知識がなくても生成AIを繰り返し活用することで、徐々に覚えていくと思いますが、学校の業務でよく使う以下の関数で「どのようなことができるか」を把握しておくと発想が出てきやすくなります。

よく使う関数
SUM、AVERAGE、FILTER、COUNT、COUNTIF、IF、VLOOKUP、HLOOKUP、XLOOKUP、IFERROR、INDEX、MATCH、IMPORTRANGEなど

「どのようなことができるか」を把握しておけばよいというのは、詳しい関数の構造を覚えていなくても、範囲などを生成AIにうまく指示すれば関数を生成してもらえるからです。

最低限の知識だけ持っていれば、生成AIのサポートによって、これまで実現するのに高いハードルがあったようなExcelやスプレッドシートでの処理を、実現することが可能になるのです。

これは、働き方改革を進めるうえでは非常に有効です。

また、生成AIにコードを生成させるには以下のようなポイント意識すると、より正確なコードを生成させることができます。

具体的な指示を与える

生成AIは、与えられた指示を基にコードを生成します。そのため、指示が曖昧だと、意図した通りのコードが生成されない可能性があります。

必要なデータや条件を具体的に示したり、コードの形式や書式を指定するなど、具体的な指示が重要です。

例を挙げる

具体的な指示に加えて、コードの例を挙げることで、生成AIの理解を促進することができます。

例えば過去に書いたコードやWebサイトで見つけたコードを示すことで、より理想に近いコードを生成させることができます。

段階的に生成する

複雑なコードをいきなり生成しようとすると、エラーが発生したり、意図した通りの動作にならない可能性があります。

まずは簡単なコードから生成し、徐々に複雑なコードへとステップアップすることが重要です。

各ステップで生成されたコードを検証し、必要に応じて修正することで、理想とする形のコードまでたどり着くことが可能になります。

複数の生成AIを試してみる

現在、様々な生成AIが公開されています。それぞれの生成AIには得意な分野や機能があるので、複数の生成AIを試してみることで、より良い結果を得られる可能性があります。

生成されたコードを検証する

生成AIはあくまでもツールであり、必ずしも完璧なコードを生成するわけではありません。生成されたコードは必ず検証し、必要に応じて修正する必要があります。

学習を続ける

生成AIは日々進化しており、新しい機能や使い方が次々と登場しています。最新の情報を入手し、学習を続けることで、より効果的に生成AIを活用することができます。

※これらのコツはあくまでも目安です。状況に応じて、臨機応変に対応してください。

（４）まとめ

今回の記事では、生成AIを活用して、Excelやスプレッドシートの関数やコードを迅速に生成し、業務効率化を図る方法をご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

学校の働き方をさらに効率的にするためのアイデアをお持ちの方は、ぜひ生成AIを活用して業務効率の向上に貢献していってください。

現在、ChatGPTをはじめ、MicrosoftのCopilotやGoogleのGeminiなど、さまざまな生成AIが次々と登場し、アップデートされている非常に興味深い時期です。

これを機に、さまざまなAIを試してみて、ご自身に合った生成AIを見つけてください。

今回の記事が、みなさんの参考になれば幸いです。

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