【Make × Gmail】領収書を自動保存しようとして「AIのコピペ」で盛大にハマった話

こんにちは、トトキチです。 今回は、AIのような派手さはないけれど、「地味に毎日を蝕む事務作業」を自動化した話をします。

製造業の現場や事務職の方なら、こんな経験はありませんか？

• 取引先からメールで送られてくる「見積書.pdf」や「図面データ」。

• ファイル名が毎回同じ（または適当）なので、フォルダに入れると「（1）」とかついて増殖する。

• 「あれ、これいつのやつだっけ？」といちいち開いて日付を確認する…。

「もう、ファイル名に勝手に『受信日』をつけて保存してくれ！」

そう思ってMakeで自動化に挑んだのですが、そこで「2つの落とし穴」にハマり、冷や汗をかきました。 今日はその失敗と解決の記録をシェアします。

今回作った仕組み

「Gmailに特定の件名でメールが届いたら、添付ファイルを吸い出して、日付入りの名前にリネームしてGoogleドライブに保存する」 というシンプルなものです。

※今回はテスト用に、手元にあった「領収書メール」を使ってフローを作ってみました。（本業では見積書などが対象になりますが、自宅での実験なのでご愛嬌ということで！笑）

壁①：「添付ファイルの亡霊」問題

最初の壁は、メールを受信した直後でした。 MakeのGmailトリガー（きっかけ）を設定し、「添付ファイルあり（Has Attachment: Yes）」のメールを検知することには成功しました。

「よし、あとはこのデータをGoogleドライブに投げるだけだ」

そう思って設定しようとしたのですが…「ファイルの中身」が見つからないのです。 ファイル名はある。サイズもある。でも、肝心の「データ本体」がどこにもない。

「え、添付アリってなってるのに、なんで空っぽなの！？」

パニックになりながらAIに相談して、ようやく原因が分かりました。 Gmailのトリガーはあくまで「メールが来たこと」を知らせるだけで、中身を取得するには「List email attachments」という専用モジュールが必要だったのです。

「メールを見る」と「ファイルをダウンロードする」は、システム的には別の作業。 このバイナリデータ（Buffer）が表示された時は、「あ、今自分はテキストじゃなくて『ファイルそのもの』を扱っているんだ」と、一段階レベルアップした気分になりました。

壁②：最大の落とし穴「AIコピペの罠」

データを掴んだら、次はリネームです。 ファイル名の頭に「20251212_」のように日付を入れたい。

AIに聞くと、「formatDate(now; YYYYMMDD) という関数を使えばいいよ」と教えてくれました。 私は言われた通り、そのコードをコピーして、Makeの設定欄にそのまま「ペースト（貼り付け）」しました。

しかし、実行してみると… 保存されたファイル名は、日付にならず 「formatDate(now...」という文字そのもの になっていました。

「なんで！？ スペルも合ってるし、AIの言う通りにコピペしたのに！」

原因は、Make特有の「作法」にありました。

Makeの関数や変数は、単なるテキストとして貼り付けても機能しません。 メニューから「タグ（色付きのアイコン）」を選んで配置しないと、中身が動的なデータとして認識されないのです。

（もちろんAIが間違っていたわけではなく、Make側の「タグ仕様」を知らなかった私の理解不足なのですが…😅）

AIから貰ったコードはあくまで「設計図」。 実際には、「コピペした文字を一度消して、マウスでタグを選び直す」。 この作業をして初めて、正しく日付に変換されました。ノーコードツールならではの「お作法」を痛感した瞬間でした。

結論：この便利さを知ってしまったからこその「葛藤」

こうして苦戦の末、私のプライベート環境（副業用Gmail）では自動保存システムが完成しました。

今まで手動でやっていた作業が、「寝ている間に勝手に終わっている」。 この快感と便利さを肌で感じたからこそ、ふと「本業の現場」に戻った時に複雑な気持ちになります。

「あぁ、この仕組み、会社のあの業務に適用できたら、毎日の残業が1時間は減るのになぁ…」

私の勤める会社では、セキュリティや慣習の壁があり、こうした個人の自動化ツールを勝手に導入することはできません。

毎日、同僚たちと並んで、私自身も手作業でポチポチとファイル名を変更し、フォルダに振り分けながら、 心の中で「ツールさえあれば一瞬なのに！」と歯痒い思いをしています（笑）。

しかし、そこで腐らずに「会社の外でスキルを磨いておく」ことが、今の私にできる最大の防衛策だと考えています。 いつか環境が変わった時、あるいは会社を飛び出した時に、この「地味だけど強力な武器（ファイル操作の自動化）」を持っているかどうかが、大きな差になると信じているからです。

AIのような派手さはありませんが、このスキルは間違いなく「実務戦闘力」を高めてくれます。 今は会社で使えなくても、知っておくだけで「業務の見え方」がガラッと変わりますよ。

次回は、
n8nを自分のPC（自サーバー）に入れて、
ワークフローの初期画面にたどり着くまで。

Makeとは違う、
自由さと“最初の戸惑い（黒い画面の洗礼）”を、
現場目線で整理して書きます。

新しい年の始まりに、
新しい道具に触れてみませんか？

📎 過去の記事はこちら

Vol.1：40代製造業の私がAI×自動化を始めた理由
https://note.com/toto_automake/n/n26f026045328

Vol.2：Make初心者が最初に踏み抜いた3つの落とし穴
https://note.com/toto_automake/n/nbe2acd17ddd5

📎 次の記事はこちら

Vol.7：正直、ここが一番わからなかった。n8nを触り始めて最初に詰まったポイント
https://note.com/toto_automake/n/ncf2c1e6e4160

📎 リアルタイムの学習ログはこちら

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自動化を考える中で出てきた思考メモや、
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