「あの人がいないと回らない」を卒業。タカラ塗料がマニュアル化で手に入れたもの
タカラ塗料の大野です。
今回は、当社の組織づくりについて少しお話ししようと思います。今でこそスタッフ一丸となって活動していますが、実は昔のタカラ塗料は、新卒採用どころか、人がなかなか定着しにくい会社でした。
経営指針書を作ったり、就業規則を整えたりと色々な改革をしてきましたが、今振り返ってみて「人が離れる一番の原因だったのかも」と思うのが、圧倒的なマニュアル不足です。
仕事が「人」に依存するということ
マニュアルがないと、仕事がどうしても「人」に依存してしまいます。 そうなると、特定のスタッフにばかり一定の仕事が集中してしまいます。その人がいないとわからない仕事が多いから、休みも取りにくくなるし、引き継ぎもしにくい。結果として、担当するスタッフの頭の中が常にパンパンになってしまう……当時はそんな状況が多かったように思います。
3ヶ月で「正常化」できる仕組み
そこからしっかりマニュアル化を進めていった結果、大きな変化がありました。 以前は「この人が辞めたら困るな」というポジションのスタッフが辞めても、新しい人を雇って3ヶ月もあれば、業務を正常化できるようになったのです。
もちろん、塗料に関する専門知識や技術などは何年も蓄積が必要な部分もあります。しかし、業務手順として教えられることは、実は3ヶ月分くらいのものだったのだな、と実感しました。
マニュアル化できない仕事は「排除」していい
また、マニュアルを作っていると「どうしても字に書いて説明しにくい仕事」が出てきます。 例えば、お客様ごとの過剰な特別対応や、担当者がその場の判断で無理を聞いて吸収していたような仕事です。
こうした「マニュアル化しにくい仕事」は、実は事業としてそれほど必要ではない可能性が高いのです。
経営者がコストを考えて判断しているならまだしも、従業員が自分の判断で採算の合わないことに何時間もかけてしまうのは、組織として不健全です。そういった仕事は、マニュアル化の過程で思い切って排除していけるのだと気づきました。
マニュアルは「スタッフを守るための道具」
私は、しっかりマニュアルを作った方が良いと考えています。 一番不幸なのは、管理者から仕事を丸投げされ、マニュアルもない中で「自分の判断で何とかしろ」と放置されてしまうスタッフだからです。
また、人によってやり方が違うということがないよう、仕事の「標準化」も必要です。もちろん、マニュアル化しすぎる弊害もありますが、だからこそ
「常にマニュアルを見直す仕組み」
を作っておくことが大切だと思っています。
タカラ塗料はこれからも、スタッフが迷わず健やかに働ける環境を目指して、試行錯誤を続けていきます。
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