AIを触り始めたら、社長の仕事がガラリと変わった話【Gemini・NotebookLM編】
タカラ塗料の大野です。
「#AIと始めてみた」という企画を見て、書いてみようと思いました。
うちは大阪と東京で塗料を販売している会社です。DIY向けの塗料も作って売っていて、ECサイトの運営やSNS発信もスタッフと一緒にやっています。
正直、最初は「AIって自分には関係ないな」と思っていました。すごいとは思うんですけど、ゼロから文章を書かせても面白くないし、ホームページを読ませて文章を書かせても、なんか違うなという感じで。結局大幅にリライトしないといけないので、あんまり意味ないかなと思っていたんです。
ただ、NotebookLMを使い始めて、GeminiとNotebookLMを連携させたりしていたら、だいぶ変わってきました。具体的に何が変わったか、書いてみます。
議事録の作業量が4分の1になった
まずこれが一番「使える」と思ったやつです。
今まで議事録って、メモをバーッと書いて、後でまとめて……という作業が必要でした。それが今は、iPhoneのメモアプリで録音するだけです。iPhoneのメモで録音すると瞬時に文字起こしされるので、その文字起こしをコピペしてGeminiに「これ議事録にして」と渡す。そしてドキュメントで保存させれば社内共有もあっという間。会議後、数分で社内共有できるようになりました。
ちょっとした社内会議だけじゃなくて、お客さんとの打ち合わせでも使っています。
メール返信の下書きが20件・20分で終わる
うちには塗料の知識に関するお問い合わせメールがたくさん来ます。車用、DIY用、建築用と種類が多くて、答え方も専門知識も全部違う。しかも商品のURLも貼り付けて「こちらで買えます」まで書かないといけない。これが結構時間かかっていたんです。
それが今は20件あっても20分で終わるようになりました。
NotebookLMとGeminiを使って、いつも返信しているメールに近い内容の下書きが書けるようになっています。もちろん最終的に人が確認することは必要ですが、「0から書く」と「確認して整える」では全然違います。やり方については、また後日別の記事で書こうと思っています。
FAXの注文をテキスト化して社内システムに入れられるようにした
塗料業界ってまだFAXが現役なんです。新卒の社員が「FAXってどうやって使うんですか？」って聞いてくるぐらい、一般社会ではもう使われていないと思うんですが、B2Bの世界ではまだまだ普通に使います。メーカーもFAXでしか注文を受け付けてくれないところが多い。
そのFAXが来たとき、Geminiに読ませると「注文先はどこで、送り先はどこで、商品が何で、何キロで何缶必要」というのを瞬時にテキスト化してくれる仕組みを作りました。GeminiはOCR（文字認識）がとにかく得意で、手書きのFAXでもちゃんと読み取ってくれます。
NotebookLMで「うちっぽい書き方」を覚えさせた
NotebookLMは、渡した資料の中だけを参照して答えてくれるAIです。インターネット全体から拾ってくるのではなく、「自分が渡したデータの中でしか答えない」のが特徴です。データがなければ「わかりません」と答えてくれる。
これを使って、うちのブログ記事をたくさん読ませました。文体や書き方、いつもの作法みたいなものを覚えさせて、適当に書いた文章でもブログの形に整えてもらう、ということをやっています。
具体的な流れはこうです。さっきの議事録と同じで、iPhoneのメモアプリで録音して文字起こしされたものをそのまま貼り付けて「ブログの形にして」と渡す。喋るだけでブログが書けるようになりました。
タイピングで打つよりも、喋る方が圧倒的に情報量を出せます。それに自分が喋ったことをベースに書いてもらうので、生きた文章になります。途中で「あ、これも言っとけばよかった」と思ったことを後から追加で話しても、文脈を揃えて書き直してくれるのでとても便利です。
正直、noteに書いているブログはほぼこの方法で書いています。この記事もそうです。
うちにはホームページやブログなど文書化されたものがたくさんあります。それをNotebookLMに突っ込むと、急に「自社専用の何でも答えてくれるAI」ができあがる感覚があります。スタッフもよく使っているそうです。
やってみてわかったこと
GeminiとNotebookLMを使ってみて気づいたのは、ツールによって役割がまったく違うということです。
Geminiは普段の仕事の中に自然に溶け込むツールです。GoogleのメールやドキュメントやスプレッドシートとつながっているGASも、Geminiに相談したら実現できたことが結構あります。今まで使っていた道具がそのままちょっと賢くなる感覚です。
NotebookLMは、自分の資料を突っ込んで、その中だけで答えてもらうツールです。うちのマニュアルやブログを読み込ませると、自社専用のAIが作れます。
どちらも、使い始めるのに技術的な知識はいりません。言葉で伝えるだけで動いてくれます。
特に思うのは、マネジメント層にこそ使ってほしいということです。部下に「こうこうこういう風にやって」と指示するのと同じで、ちゃんと伝えればAIはちゃんと動いてくれます。指示慣れしている人ほど、AIとの相性はいいと思います。
次の記事では、別のＡＩを使い始めたことで「さらにこんなことができるようになった」という話を書きます。
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