【CPS】会議が変わる瞬間 -役割とルールを事前に合意する理由🌹 0054 Core

関係者を集め、プロジェクトを前に進めようと、会議で頑張っておられるあなた。 こんなことで お困りではありませんか︖

💡よくある会議の問題

• 私語が多い

• 電話などで中断され、話題に必要な人が抜ける

• 話が長く、何を言っているかわからない

• 話題を変え、強引に議論を引っ張る人がいる

• 急に欠席する

• リモート会議が多く、真剣に参加しているか疑問

こうした「決まらない会議」を防ぐために、私はCPS（ふせん会議術）で、参加者とSession Leaderの役割、そしてSession Ruleを、本番前に合意しています。

💡 会議がはかどる、いい⽅法があります

それが、私が IBMという会社で学んだ、CPSというプロジェクト技法に、ふせんを利⽤した「ふせん会議術」という⼿法です。

私は、今まで300回以上「ふせん会議」を使い、お客様のプロジェクト推進をご⽀援してきました。

ご⽀援したお客様からは、こんな⾔葉をいただきました。

• 参加者全員が、当プロジェクトに「熱意」「興味」が増した

• 参加者が「⼈の話を最後まで聞いて理解する」ようになった

• 今までに⽐べ会議の時間が短くなり、後戻りもなくなった

• 決まったことを「私がやる」と、参加者が申し出るなど、主体的になった

💡「ふせん会議」は、参加者とSession Leaderの仕事を分ける

ここが普通の会議との大きな違いです。

✅参加者の仕事

考える・創る・決める
問題の原因を考える
解決策を考える
「この活動は私がやります」と宣言する

✅Session Leaderの仕事

問いかける・聞き取る・記録する・論点を整理する・全員に確認する

Session Leaderは、会議の主役ではありません。
参加者の発言を聞き、正確に書き、議論の関係を整理し、

と本人と参加者全員に確認する、交通整理役です。

まとめ

この分業があるからこそ、参加者は議論の中身を考えることに集中できます。

💡役割は、本番当日に説明するのではありません

私は「ふせん会議」の2週間～1か月前に、参加者全員を集め、Kickoffを行います。

CPSでは、Pre-session（セッション前の準備）と呼び、「本番前に役割とルールを合意する場」としています。

そこで、

① プロジェクトの目的・狙い・達成目標

担当役員または部門長から説明していただく。

② CPS、ふせん会議とは何か

Session Leaderから説明する。

③ 参加者の役割とSession Rule

Session Leaderから説明し、参加者全員に理解・合意していただく。

ということを行います。

重要なのは、

説明しただけで終わらず、「この役割とルールで進めます」と全員で合意してから、本番を始めること

です。

💡Session Ruleも、事前に合意する

冒頭でご紹介した、

• 私語

• 電話・中座

• 長すぎる発言

• 話題のすり替え

• 急な欠席

といった問題を未然に防ぐために、私はSession Ruleを使います。

そして、このRuleを大きく印刷して、会議中も全員から見えるところに貼っておきます。

問題が起きたら、

と本題へ戻すことができます。

💡ただし、「役割とルール」だけで成功するわけではない

• Session Leaderを置く

• 参加者の役割を決める

• Session Ruleを合意する

これらは重要ですが、それだけでプロジェクトが成功するわけではありません。

絶対に成功させたいプロジェクトでは、私はさらに、

• 明確なプロジェクトの目標と時期

• その目標を「絶対達成する」と引っ張る部門長

• プロジェクト対象部門の責任者、またはその委託者

• 2日間のふせん会議の日程確保

• その2週間前を目安にしたKickoff

を準備します。

そしてKickoffで、

目標
参加者の役割
Session Rule

を参加者全員に理解していただきます。

つまり、

だけではなく、

まで準備して、初めて本番のCPSを始めるのです。

💡まとめ

私が300回以上のCPSで重視してきたのは、次の3点です。

① 参加者とSession Leaderの役割を分ける

参加者は、

考える・創る・決める。

Session Leaderは、

問いかける・聞き取る・記録する・整理する・全員に確認する。

② Session Ruleを、事前に合意する

本番中に注意するのではなく、Kickoffで全員が理解し、合意してから始めます。

③ 役割とルールだけで安心しない

明確な目標、責任者、本番日程、Kickoffまで準備します。

CPSは、本番当日の会議進行だけで成否が決まるものではありません。

本番の2週間～1か月前から、すでにSessionは始まっています。

⭐次に読む記事

CPS全体をまず理解したい方
👉 CPS0052「みるみるプロジェクトが進む『ふせん会議術』とは？」

Session Leaderが実際にどう交通整理するか知りたい方
👉 CPS0658　Practice「会議の『空中戦』を終わらせる技術」

CPSを初心者がどう始めるか知りたい方
👉 CPS0065 Practice「初心者でも使える『ふせん会議術』― まず部分利用から始めよう」

■ 改訂履歴

2024年5月24日 初稿
2026/2/22　改訂
2026/9/2　CPS0538のKnowledgeを整理統合

CPS0538にあった、

• 「参加者＝考える・創る・決める」

• 「Session Leader＝交通整理・発言記録・論点整理」

• 役割・Ruleだけではなく、明確な目標・責任者・日程・Kickoffも必要

という内容をCPS0054へ整理統合し、今後は、

として扱います。