【CPS】初心者でも使える「ふせん会議術」― まず部分利用から始めよう💡 0065 Practice

💡この記事は、こんな方に向けて書きました

• CPS（ふせん会議術）に興味はあるが、「自分にもできるの？」と思っている方

• 会議で意見は出るが、なかなかまとまらないと感じている方

• 初めてSession Leaderを担当する方

• CPSを全部覚える前に、まず使えるところから試してみたい方

💡はじめに

CPS（ふせん会議術）には、

問題を具体的に書く
↓
原因を掘り下げる
↓
根原因を見つける
↓
解決策を作る
↓
優先度を決める
↓
活動計画に落とす

という一連の進め方があります。

これを見ると、

「全部覚えてからでないと、CPSはできないのでは？」

と思われるかもしれません。

そんなことはありません。

私は、まず部分利用から始めればよいと考えています。

CPS全体をまず知りたい方は、

👉 CPS0052「みるみるプロジェクトが進む『ふせん会議術』とは？」

をご覧ください。

💡私も、最初は「30点」でした

私が初めてCPSを実施したのは30代半ばでした。

IBMのCPS演習コースを受講して、わずか1か月後。

A社B工場で管理職15名を集め、2泊3日のCPSを実施しました。

当時は、今のようなふせんではなく、A1の模造紙に参加者の発言を直接書いていました。

今から振り返れば、

30点ぐらいだった

と思います。

それでも実際にやってみた。

その後、改善を繰り返し、私はCPSを300回以上実践してきました。

ですから、初心者の方に、

「最初から100点を目指さなくてよい」

とお伝えしたいのです。

💡初心者がまず使える6つの秘訣

⭐① 「問題」を具体的に書くことだけ、やってみる

例えば、

「営業に問題がある」
「情報共有が悪い」

では、何が問題なのか分かりません。

例えば、

「営業部Aさんから生産部Bさんへ、顧客C社の納期変更情報が3日間伝わらなかった」

まで具体的に書く。

問題が具体的になれば、その後の原因分析も具体的になります。

『何を言っているか分からない』『信憑性がない』といった曖昧な発言を、「目標」「目標に到達できない問題・悪い結果」「その原因」という構造にわけることなんです。

以下の３つを守って進めましょう

✅目標に関係する意見か？　

Noなら、発言メモは残し、横に置いておく

✅目標を阻害している悪い結果を言っているのか？

Noなら、同上
Yesなら、主語述語を入れた、文章にしてもらう。 
できれば、数字を入れてもらう

✅原因を言っているなら、その結果である「問題」自体の文章化・全員の合意を先に完了を待ってもらう

「おっしゃっているのは、原因（案）ですね？ 後で必ずフォローしますから、まず問題記述を完了させてください」と説明

これだけでも、普段の会議で使えます。

⭐② 発言は、基本的に全部書く

初心者が迷うのが、

「この発言は書くべき？」
「これは書かなくていい？」

という判断です。

私は、

基本は、発言内容をすべて書く

と考えます。

早口すぎて、書けなければ、待ってもらって構いません。

参加者も、待つ間に

「もっと簡潔に話そう」

と考える時間ができます。

不満や感情が続くときは、まずキーワードだけ書く。

議論を整理する中で、不要なら自然に「没」になります。

⭐③ セッションルールと参加者の役割を、先に合意する

セッションリーダー一人が頑張っても、CPSはうまく進みません。

参加者にも役割があります。

例えば、

建設的に発言する
結論を先に言い、理由を簡潔に説明する

といったことです。

だから私は、まずキックオフ（次の④参照）で必ず説明し、本番セッションでは、壁に貼っておき、違反者がいれば壁に張った役割・ルールを「やんわり」指摘します。

参加メンバーの役割

セッションルール

⭐④ キックオフを必ず行う

いきなりCPS本番を始めません。

キックオフでは、

プロジェクト責任者から、

セッションを行う目的
目指す目標
参加者への期待

を説明してもらいます。

そしてセッションリーダーから、

• CPSとは？

• CPSの進め方

• 参加者の役割

• セッションルール

を説明します。

さらに、参加者全員から、

「目標を阻害している問題」を一人2件ずつ

提出してもらいます。

本番まで通常1～2週間程度置き、その間にセッションリーダーが提出された問題を確認し、分からない点や想定原因について「壁打ち」しておきます。

⭐⑤ 活動計画には「誰が」「いつまでに」を入れる

いい解決策が出ても、実行されなければ意味がありません。

だから活動計画には、

誰が
いつまでに

を明記します。

私の場合、

「この解決策の実行は、どなたがやっていただけますか？」

と問いかけ、参加者のだれかから手を上げるのを待ちます。

例えば、

「営業と生産の情報共有を改善する」

だけでは、誰も動けません。

そこで、

「営業部Aさんが、生産部Bさんと相談し、9月10日までに新しい情報共有ルール案を作る」

まで具体化します。

解決策を決めることと、実行できる活動計画を作ることは違います。

⭐⑥ 活動計画のセッション終了時に、次の進捗確認会議を決める

会議では全員が納得した
解決策も活動計画もできた

ところが職場に戻ると、通常業務が始まります。
急な仕事も入る。

すると、決めた活動計画が後回しになります。

だから私は、

CPSが終わる前に、次の進捗確認会議をセットします
全員がいる中で、XX月XX日に集まりましょう

例えば1か月後に決めます。 全員のいる場で決めますから、全員が集まる可能性が大です。

そこで活動計画が実行されたかを確認します。

しかも、そのXX月XX日の1週間前ごろ、出席者全員に、事務局から「来週進捗確認しますから、各自の名前の載っている、活動の完了を確認しておいてください」と伝えるのです。

💡初心者が実際に困るFAQ

ここからは、私のセミナーで実際にCPSの模擬動画を見ていただいた受講者から出た質問も含め、初めてCPSを実施する人が困りやすい質問を紹介します。0208でも、これらは受講者から実際に出た質問として紹介していました。