「FAX8割」の職場で、週18時間パートが自動化を始めた日

週18時間のパート事務員だった私が、職場の困りごとをきっかけに、少しずつ業務を変えていった記録です。

これは、その最初の出来事です。

出社初日、私が案内されたデスクの隣には、1台のFAX機がありました。

「これが今回のイベントの申込書です」

上司が指さした先には、次々と届くA4用紙の束がありました。FAXが受信されるたびに鳴る音。紙を受け取り、内容を確認し、Excelへ入力していく先輩方の姿。

職場には、時代に合わせてGoogleフォームも用意されていました。けれど実際に使われているのは、申込者全体の2割ほど。残りの8割は、FAXで届いていました。

「あなたには、この申込書をExcelに入力して、一覧にまとめてもらいます」

そう言われて開いたのは、まだ何も入力されていないExcelシートでした。

イベントの申込みを管理する仕組みはなく、届いたFAXを確認しながら、必要な項目を一件ずつ入力していく。私はプログラミングを学んできたわけではありませんでしたが、この方法では入力にも確認にも、かなりの時間がかかるだろうと思いました。

なぜFAX機が2台あるのだろう

オフィスには大きな複合機がありました。それなのに、そのすぐ隣に、もう1台FAX専用の機械が置かれていました。

収納が少なく、物を置く場所にも困っている職場です。なぜ、貴重なスペースを使ってまでFAX機を残しているのだろう。

その理由は、イベントの申込み受付が始まるとすぐに分かりました。

それまで静かだった職場に、FAXの受信音が何度も響きます。次から次へと出てくる申込書。もしこれを複合機で受信していたら、ほかの人が印刷やコピーをすることさえ難しくなってしまう。

専用機が必要になるほど、FAXの申込みは多かったのです。

私は届いた申込書を手に取り、Excelへの入力を始めました。

けれど、すぐに手が止まりました。

FAXで届く手書き文字は、かすれていたり、つぶれていたりします。

「これは数字の『1』だろうか。それとも『7』だろうか」
「このお名前は、何と読むのだろう」

勤務は1日6時間です。電話の対応などもあり、入力だけに集中できるわけではありません。それでも、読めない文字に出会うたびに、近くの席の先輩へ尋ねました。

「すみません。これ、何と書いてあるか分かりますか？」

先輩方も用紙をのぞき込みながら、一緒に考えてくれました。

「『3』にも見えるわね」
「これは『ろ』かもしれないね」

時には、申込者をよく知っている方が、かすれた文字を見てすぐに名前を言い当ててくれることもありました。その経験と記憶に、何度も助けられました。

入力に追われるだけの仕事にしたくなかった

先輩方の助けを借りながら入力を続けるうちに、申し訳なさも感じるようになりました。

自分ひとりで判断できないたびに、誰かの手を止めてしまう。入力が終わっても、打ち間違いがないか確認しなければならない。夕方になる頃には疲れているのに、「今日の仕事で何かを前に進められた」という感覚はあまり残りませんでした。

もちろん、FAXでの申込みを選ぶ方には、それぞれ事情があります。紙のほうが使いやすい人もいるでしょう。

ただ、このままでは、申込みを受け取る側も、確認する側も、入力に多くの時間を使い続けることになります。

「もう少し、無理なくできる方法はないだろうか」

そう思ったことが、すべての始まりでした。

まだ、この先に何が待っているのかは分かりませんでした。

けれど私は、入力に追われる毎日を少しでも変えたくて、まずは自分にできる方法を探し始めました。

それが、私の自動化の出発点でした。

（第2話「『FAX8割』の600人イベント受付を変えたくて。週18時間パートが始めた自動化【前編】」に続きます）