AIにも人にも通じる「上手な仕事の任せ方」。まずは頭の中を出し切ることから始めよう

最近、AIに仕事を任せる機会が増えてきたという方も多いのではないでしょうか。

でも、よくよく考えてみると、AIに仕事を依頼するということは、人に仕事をお願いするのと本質的には同じなんですよね。

では、人とAI、どちらに依頼するにしても、私たちが事前に準備しておかなければならないことは何でしょうか。最近、私自身が実践している方法についてお話しします。

いきなり依頼を投げない。まずは情報カードに書き出す

私は、誰かに「これを作っておいて」と、いきなり依頼することはありません。

まず初めに、自分が作ってほしいもの、必要なものをノートに書き出していくことから始めます。頭の中にある情報を一旦外に出す、いわゆるGTD（Getting Things Done）の inbox の役割です。

ただ漫然とノートに書くのではなく、私は、情報カードの王様たる「京大式カード」を使っています。

依頼する内容は多岐にわたるため、一つひとつ細かい内容を詰めていく必要があります。そこで、依頼の要素一つにつき、カードを1枚書くというやり方に落ち着きました。

カードに書き込む4つの必須項目

このカードには、依頼を成功させるための重要な要素を書き込みます。

• 日付

• 依頼の概要

• なぜそれを作るのかという「意図や目的」

• 完了の基準

この中でも一番重要なのが、4つ目の「完了の基準」です。

人やAIにお願いする以上、「どうなっていれば完成なのか」というゴールを明確にしなければなりません。

たとえば、システム構成図の資料作成をお願いする場合。

「このページで何を伝えたいのか」という目的はもちろん、「どの技術コンポーネントを含めるか」「採用するプロダクトは何か」「すべての要素が線で繋がっているか」といった具体的な条件を完了基準として定めます。

すでに頭の中にイメージがある時は、簡単な絵を描き添えたり、過去のプロジェクトの図を添付したりすることもあります。

AIに依頼するときも、この手順はまったく同じです。

AIにはアウトプットの作成よりも調査を頼むことが多いのですが、その際も「調査結果には必ずこれらの項目を含めること」と、完了基準を明確に提示します。

カードが集まると、仕事の全体像が見えてくる

こうして、アナログのカードに自分の要望を一つずつまとめていきます。必要最低限の依頼事項を抽出してから、はじめて相手にお願いをしています。

このカードの束が集まってくると、素晴らしい効果が生まれます。

たとえば一つのレポートを作り上げるのに、どのようなページ構成が必要で、各ページで何を伝えるべきか。そういった全体のストーリーラインが自然と浮かび上がってくるのです。

このような背景もあって、最近は人に仕事を依頼するためだけではなく、後々の自分自身のためにもカードに情報をまとめています。

なぜ、あえて手書きのアナログにこだわるのか

「最初からデジタルで作ればいいじゃないか」と思われた方もいらっしゃるかもしれません。

それでも私がアナログのカードを使うのには、明確な理由があります。

文字として自分の手で書き出していかないと、どうしても思考の整理が追いつかないからです。時間はかかってしまいますが、自分の仕事の品質を保ち、人に説明したりAIに依頼したりする際のブレをなくすためには、欠かせないプロセスだと感じています。

それに、一度しっかりとした基準を作ってしまえば、次回も同じ完了基準を再利用できるという大きなメリットもあります。書き記したカードは、アナログとは言え、それはそれで再利用性がとても高いです。

また、手書きのメモであっても、スマートフォンで写真を撮ってAIに読み込ませれば、今はあっという間にデジタル化できる時代です。手書きのデメリットは、ほとんどなくなってきていると言えます。

まずは頭の中をダンプアウトしよう

結局のところ一番大切なのは、自分の得意な方法で、とにかく頭の中のものをすべて外に出し切る、ダンプアウトすることです。

私にとってはそれが手書きのカードです。

もしかすると、いま私がこの記事の草案を作っているように「音声入力」が得意な方もいらっしゃるでしょう。

あなたが一番やりやすい方法で構いません。

人に、あるいはAIに何かをお願いする前に、まずは自分の思考を目の前に広げてみませんか。きっと、依頼の質も、仕上がってくる仕事の質も、大きく変わっていくはずです。