☕ Side Note Column：「臨機応変」と「場当たり」は、記録の有無で分かれる

仕事をしていると、

「臨機応変に対応しました」

という言葉をよく耳にします。

状況に応じて柔軟に対応することは大切ですし、現場では予定通りに進まないことも少なくありません。

しかし、その言葉の中には本来の臨機応変と、単なる場当たりが混在していることがあります。

そして多くの問題は、この2つを混同するところから始まります。

場当たりはなぜ評価されるのか

例えば急なトラブルが発生したとします。

誰にも確認せず、
記録も残さず、
その場の判断で進めた。

結果として問題が解決した。

すると周囲はこう言います。

「助かった」
「よくやった」
「臨機応変だったね」

確かに結果だけ見れば成功です。

しかし、その判断が偶然うまくいっただけだとしたらどうでしょうか。

それは本当に臨機応変なのでしょうか。

本来の臨機応変とは

本来の臨機応変とは、

・状況を把握する
・影響範囲を確認する
・関係者へ相談する
・必要な合意を取る
・判断する
・記録を残す

というプロセスを経た上で最適な対応を選択することです。

つまり、

「考えた結果として予定を変える」

ことです。

一方で場当たりは、

「よく分からないまま予定を変える」

ことです。

見た目は似ていますが、本質は全く違います。

特に、次のような判断は「その場で何とかした」で済ませない方がいい。

・金額が動く
・納期が変わる
・仕様が変わる
・顧客との約束が変わる
・他部署、外注、取引先に影響する
・後から「誰が決めたのか」が問題になりそう

このどれかに当てはまるなら、それは単なる作業上の調整ではない。

最低限、確認する。
合意を取る。
記録を残す。

そこまで含めて、はじめて「臨機応変」と呼べるのだと思う。

逆に、こうした確認を飛ばしたまま動いてしまうと、本人は臨機応変のつもりでも、周囲には場当たりに見えてしまう。

問題は後から大きくなる

場当たりの怖さは、その場では成功して見えることです。

だから誰も疑いません。

むしろ評価されることさえあります。

しかし後になって、

「話が違う」

「聞いていない」

「誰が決めたのか分からない」

という問題が発生します。

その頃には記録もなく、
確認履歴もなく、
判断の経緯も残っていません。

そして最後は責任問題になります。

問題は人ではなく構造

ここで多くの場合、

「誰が悪いのか」

という話になります。

しかし本当に考えるべきなのは、

なぜ確認されなかったのか。

なぜ記録が残らなかったのか。

なぜ合意が取られなかったのか。

という仕組みの部分です。

問題なのは担当者だけが悪いのではありません。

そうした判断が行われる承認経路やワークフローそのものに問題がある可能性があります。

そして厄介なのは、その構造にいる人ほど、その問題を問題として認識しにくいことです。

構造を変えることは不都合でもある

こうした問題を改善しようとすると、

確認する。

相談する。

記録を残す。

合意を取る。

これまで無かった工程をワークフローに組み込む必要があります。

現場から見れば、

「手間が増える」

「面倒になる」

「今まで通りでは進まない」

と感じるかもしれません。

確かに短期的には不都合です。

しかし、その不都合を避けた結果として、後から大きな手戻りやトラブル、責任問題が発生しているのも事実です。

自分がお客様の立場だったら？

少し視点を変えてみましょう。

もし自分がお客様の立場だったらどうでしょうか。

確認もされず、

記録も残されず、

担当者の判断だけで進められた仕事を安心して任せられるでしょうか。

きっと多くの人は不安を感じると思います。

私たちは問題が起きると結果ばかりに目を向けます。

誰が悪かったのか。

なぜミスをしたのか。

しかし本当に見るべきなのは、その結果を生み出した構造です。

「問題は結果ではなく、その前の構造にある。」

担当者だけを責めても、構造が変わらなければ同じ問題は繰り返されます。

遠回りに見える工程も、実は信頼をつくるための工程なのかもしれません。

遠回りに見えても、それが結局はいちばん近道なのだと思います。

本音はこの記事なのですが、
この構造が周知され改善されるには、多くのハードルもあります。

一社や一担当者が変えられる問題ではなく、また建築業だけに限った話でもないと思います。

できるだけ、上手くいく様に。。。