［Excel］ムダな目チェックをなくす仕組み（IF関数でエラー表示）

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【まとめ】
・目チェックはムダ。ミスが生じる、集中力が奪われる。
・集中力を使うと脳が疲れてミスを起こしやすくなる。
・目チェックが不要になる仕組みを作る。
・IF関数を使ってエラー表示し、集中力を消耗させない。

目チェックとは？

先日の「計算式の入っていない様式ってあり？」という記事で、こ

「目チェック」つまり、入力した数値や計算によって出た数値が正しいか、目でチェックをすること、です。
「それ、あたりまえでしょ？」と思う方もいるかもしれません。
私の周りにも、結構います。

例えば、この↓↓↓表。

上の「職員数」（C2セル）は手入力しています。
下の表の白地のセルも手入力。
右下の合計（E10セル）は、白地のセルを元に、自動計算しています。
薄いグレーのセルには計算式が入っています。
例　E6 には　＝SUM(C6:D6)

この場合、職員数の「15」と、入力数値の合計である右下の「15」が合っているか、目でチェック（目チェック）する必要があります。
簡単な作業です。
でも、入力漏れがあったらどうなるでしょう。

目チェックでは「見過ごし」が起きる

「入力漏れ」、そして、「見過ごし」「うっかり」は、いつでも起こるおそれがあります。

例えば、下の表。

「職員数」（C2セル）と右下の合計値（E10セル）が合っていません。

「職員数」は15、右下の合計値は14。違っています。

このくらいの表なら、すぐに間違いを見つけられるでしょう。
でも「見過ごし」は、いつでも起こりえます。
「うっかり」を完全になくすことはできません。

もし、この入力漏れ、そして合計の齟齬に気が付かなかったら・・・。
慌てていたりすると、この手の入力ミスや確認漏れに気が付かないことがあります。
ましてや、もっと複雑な表だったら・・・
どこどどこを見比べればいいのか、分りづらければ・・・
「目チェック」を続けて、集中力が切れていたら・・・

集中力は集中すべき時に使う

入力漏れや合計違いがないかの確認に目チェックするには、多少でも集中が必要です。
多少の集中でも、脳は疲れます。
疲れるということは、ミスを起こしやすくなるということです。

仕事で集中することは大事であり、必要です。

でも、集中する必要がないときは集中しないでおいて、本当に集中すべきときに集中力を使うべきです。
集中力は有限です（個人差はあるけれど）。
無駄に集中力を使うと、本来使うべきときに使えません。
そのためには、目チェックしなくてもいい（＝集中力を使わない）仕組みを作ればいいんです。
２つの数字が合っているか否か、に集中力を使うのはムダです。

IF関数で目チェックをなくす仕組みを作る

では、「見過ごし」をしないために、どうすればいいか？
簡単です。
エラー表示することです。
例えば・・・

上の表では、「職員数」と右下の合計が一致しない場合、
「職員数と不一致！」というエラー表示をしています。
この表示があれば、目チェックも、集中力も不要です。
この表示を見過ごす人はいないでしょう（ゼロではないせよ）。

この表示は、IF関数を使って出しています。

=IF(C2<>E10,"職員数と不一致!",""）
という計算式です。
（目立たせるために、セルの文字を赤色にしてあります。）

IF関数は、
=IF(条件、条件に合う場合、条件に合わない場合）
という構成になります。
英語のIF(もし）ですから、「もし～ならばA,そうでなければB」ということです。

具体的には、
C2の「職員数」と右下の合計欄E10が違う（<>)場合、
「職員数と不一致!」を表示する、
そうでなければ（つまり、C2とE10が同じなら）
何も表示しない、という意味です。

「職員数と不一致!」は文字なので、”” で括ります。

後ろの　””　は、"と"の間になにもない、つまり、何も表示しない、ということです。

＊このエラー表示は、入力前・入力途中は常に出ています。
　すべて入力して合計が合ったら消えます。

どのセルを参照しているか具体的に見てみます。

青い線が、どのセルを参照しているかを示しています。
この青い線は、ツールバーの「数式」→「参照元のトレース」で表示できます。同じく、「トレースの矢印の削除」で消えます。
＊エクセルのバージョンによっては、初期設定では出てこない場合があります。これについては別記事にします。

私は、マウス操作が面倒なので、ショートカットを多用しています。
Alt → M → P で表示できます。１秒です。
消すときはAlt → M → A → A ですが、
私はクセで　保存（Alt → Ｆ → S ）で消しています。
（４つ押すショートカットは、なかなか覚えません。）

合っているときにＯＫ表示も出せる

上の例は、「間違っているときにエラー表示を出す」方法ですが、
「合っているときに、OK表示を出す」こともできます。

計算式は
=IF(C2<>E10,"職員数と不一致!","OK"）
です。
職員数C2と入力数値の合計E10が「違う」という条件に合致しない（つまり、C2とE10が同じ）場合、「OK」表示を出しています。
ただし、本来は合致して当然なので、わざわざ表示する必要は少ないでしょう。
ましてや、この表自体を提出する場合は、猶更不要かもしれません。
（書類を確認する側が、確認しやすくするために、あえて表示させておくという手もあります。）

条件は変えられる

上の例は、「C2とE10が「違う」という条件に合致する」という内容なので、ちょっとわかりづらいかもしれません。（「違う」に「合致」というひねりが入っているため。）。

素直なのは、「C２とE10が同じでなければ（＝違えば）、エラー表を出す」かもしれません。
「C２とE10が同じ」という条件に「合致しない」場合、エラー表示を出すということです。

計算式は、
=IF(C2=E10,"OK","職員数と不一致！")
です。

「職員数」Ｃ２と入力した数値の合計Ｅ１０が同じなら「ＯＫ」を表示、
「職員数」Ｃ２と入力した数値の合計Ｅ１０が同じでなければ（＝違えば）、「職員数と不一致！」を表示する、という計算式です。
（セルの文字色は赤にしてあります。）

参照しているセルは同じです。

=IF(C2<>E10,"職員数と不一致!","OK"）も
=IF(C2=E10,"OK","職員数と不一致!")も、結果は同じです。

どちらの計算式にするかは、どの場合に何を表示させたいか、にもよるでしょう。

エラーの場合は、前者（「２つのセルが異なる」場合をエラー表示の条件とする）方が分かりやすいかもしれませんが、
後者（２つのセルが「同じ」か「否」かで判断し、「同じ」ならＯＫ表示、「否」ならエラー表示する）方が分かりやすい場合もあるでしょう。
ここら辺は、クセもあるかもしれません。

同一ファイルなら、常に同じパターンの方が、引き継いだ時にもわかりやすいでしょう。
そう思うと、　後者　ＩＦ（〇＝■,Ａ,Ｂ）の方が分かりやすいかもしれません（〇と■が同じならＡ、違うならＢ）。

備考　エラー表示は「条件付き書式」でも設定できる

上の例のようにＩＦ関数を使わなくても、「条件付き書式」を使う方法もあります。

「セルの値が、指定のセルと同じでない場合」、赤背景になるよう設定しています。

条件付き書式は、　ホーム → 条件付き書式 → 新しいルール で設定可能です。Alt → L(条件付き書式/ルールのL）→ N（新しいルール）でも辿り着けます。
この場合の具体的な設定は以下のとおりです。

Ｅ１０のセルに設定しています。

（設定したＥ１０のセルの値が）Ｃ２に等しくない場合、右下の「書式」で、セルの背景を赤色に設定しています（詳細、別途予定）。

条件付き書式には以下のデメリットがあります（個人的な見解）。

・条件が設定されているか、どう設定されているか、分りづらい。エラーの理由が見えづらい（エラーであることは示せても、コメントは表示できない）。

そのため、可能なら、ＩＦ関数を使ってエラー表示した方が、分りやすいでしょう。

ただし、データベースのようにエラーを表示する場所がない場合などは、条件付き書式を使うのも手です。その場合、コメント（メモ）欄で、「赤く表示される場合は、〇〇を確認」等と入れておくといいでしょう。

付記　ちょっとの配慮でミスが減る

上述のとおり、上のような簡単な表なら、目チェックも大した手間ではありません。
ミスをするおそれは低いはずです。
でも・・・
実務では、この手レベルの表でも、結構入力ミスが発生します（特に私のようなあわて者は）。
日々、色々な業務をこなす中、簡単な照会ものは「やっつけ」です。

とりあえず、入力して返せばいい、と思って入力すると、結構ミスをします（結果、手戻りのために余計に時間が掛かる・・・）。
その防止には、こういうエラー表示は有効です。
照会をする側（＝様式を作る側）が、ちょっと「想像力」を働かせて配慮すれば、照会を受ける側（＝入力する側）の負担が減り、ミスが減り、それは結局、照会する側（＝取りまとめる側）の負担減にもなります。
入力者への配慮が、結果的に自分にもプラスになるのです。
「先憂後楽」ともいえます（先に工夫しておけば後が楽）。

以上、長くなりましたが、お役に立てば幸いです。