エクセルの要諦は３つ 「入力しない、集中しない、難しくしない」
前項で、エクセルを使う目的は「できるだけ楽に、正確な数値を出して、的確に伝える」こと、と説明しました。
その目的を実現するため重要なのは、以下の３つ「エクセルの要諦」であるとしました。
①入力しない
②集中しない
③難しくしない
今回はこれら「エクセルの要諦」についての説明です。
この３つを「完全に」しないことは困難です。
従って、それぞれの頭には「なるべく」が付きますが、エクセルを効率的に使うためには、この３の要素を頭に入れておいてください。
①なるべく入力しない
入力はミスの元です。
労力の浪費でもあります。
「根性」で仕事をしてはいけません。
入力（手入力）には、以下の３つの工程があります。
1 紙や画面を「見て」、
2 入力する内容を「覚えて」、
3 キーを「打つ」。
この工程には、以下のミスが発生する「おそれ」があります。
・見る ：見間違い（例：３を６と見間違う）
・覚える：覚え間違い（例：１０２を１２０と覚えてしまう）
・打つ ：打ち間違い（例：４を５と打ってしまう）
ミスのおそれがあるということは、それを防ぐための努力（集中力や見直し）も必要です。
それもムダです。
そもそも、既に画面に表示されているデータ（＝デジタルデータ）を、再度、手入力するのは、労力（時間と集中力）のムダでしかありません。
入力の労力のムダ、間違わないための集中力のムダ、確認のムダ。
大変、非効率です。
しかし、画面上のデータをコピーして、あるいは計算式で自動的に張り付ければ、ミスは排除でき、労力のムダもなくなります。
勿論、コピーミスや計算式の誤りが発生するおそれは残りますが、多くの数値を手入力することに比べて、断然早く、断然簡単に、断然正確です。
（コピーミスや計算式の誤りは、対策を講じることで、発生リスクを下げることが可能です。）
簡単に言えば、「二度打ちはムダ」、そして、「ミスの元」なのです。
誰かが（あるいは、あなた自身が）入力したデータを、またあなたが手入力する。
そんなムダなことはありません。
あなたの労力（時間と集中力）は、もっと貴重なことに使うべきです。
そのためには、「なるべく入力しない」方法を考え、実行すべきです。
スキルがないから、あるいは覚えるのが面倒だからと、根性（時間と集中力の浪費）でやってしまうのは、誤りです。それでは生産性は上がりません。
＊紙のデータは、一度は手入力が必要ですが、これも、件数次第では、スキャンする、あるいはＷＥＢ等にデジタル化されたものがないか探す、という発想も必要です。
②なるべく集中しない。
人間の集中力には限りがあります。
何かに集中すると、他への集中力が落ちます。
エクセルは、基本的に表形式で、数字と文字がたくさん出てきます。
大きな表になると、字も小さくなりがち。
そして、同じようなデータが並びます。
その中から特定のものを探す、これにはかなりの集中力が必要です。
例えば・・・
空欄のセルだけを探す。
計算式が入っているセルを探す。
当番表の中から、自分の部署を探す。あるいは、特定の職員を探す。
特定の条件に合致するものを探す。
計算式がどうなっているか元データのセルを探す、などなど。
これを、目で見て、探すことには、多大な集中力を必要とします。
そして、その分、本来もっと集中すべきことへの集中力が失われます。
でも、エクセルをきちんと使うことで、集中力は最小化できます。
例えば・・・
空欄セルには色を付けて、見つけやすくする。
重複したデータには色を付けて、見つけやすくする。
修正したデータに色を付けて、見つけやすくする。
特定の条件に合体したデータだけを取り出す。あるいは色を付ける。
計算式の元データがどこか表示させる、などなど。
簡単に言えば、「目を凝らして探さなくても済むようにする」です。
「探す」には集中力が必要です。
ウォーリーを探すのにも、集中力が必要です。
でも、ウォーリーにボーダーではなく、水玉を着せてしまえばいいのです。
全身、真っ赤にしてしまえば、もっといいんです。
③なるべく難しくしない
これは、分りやすいかと思います。
言い換えれば、なるべく簡単にする、です。
簡単にすべきは・・・
入力のしやすさ
修正のしやすさ
一目でわかる理解のしやすさ などなど。
作る人も楽で、修正する人も楽で、見る人も楽になる。
そのためには、難しくしない、が必要です。
ただし、難しくしない＝簡単にする、には工夫が必要です。
それは、簡単にはできません。頭を使います。
ただし、パターンを覚えてしまえば、そんなに難しくはありません。
このサイトでも、順次、その方法を掲載していきます。
というわけで、振り返りになりますが、
エクセルで「なるべく楽をして、正確な数値を正しく伝える」ための要諦は３つ。
①（なるべく）入力しない
②（なるべく）集中しない
③（なるべく）むずかしくしない
です。ぜひ、心に留めておいてください。
