Excel実務の目的と基本原則｜ミスを減らす3つの視点　～何のためにエクセルを使うのか

現在の「お役所」（に限らずあらゆる業種）では、デスクワークにエクセルは欠かせません。
おそらく、ほとんどの人が毎日エクセルを一度は開いているでしょう。
では、なぜ、エクセルを使うのでしょうか？
エクセルを使う「目的」は何でしょうか？
当り前のことではありますが、改めて考えてみると、以下に集約されます。
 
「できるだけ楽をして、正確な数値を出して、的確に伝えるため」です。
 
分解すると３つになります。
・楽
・正確
・的確
 
 
この中で、一番大事なのは・・・
 
「正確」です。
正確な数値を出す。これが第一です。
数値が間違っていたら、元も子もありません。
一つの計算ミスが、転記ミスが、大きな問題となりえます。
 
次に重要なのは・・・
 
「的確」です。
正しい数値を出しても、それがきちんと伝わらなければ、意味がありません。
そして、わかりづらいと、相手にはきちんと伝わりません。
「的確に」とは「きちんと」「わかりやすく」ということです。
　＊「的確でない伝え方」の例は、今後、随時説明していきます。
 
最後は「楽」です。
 
正確な数値を出し、それを的確に伝えることを目的としつつも、できるだけ少ない労力（時間と集中力）で、それを達成するのが理想です。
同じ結果が得られるならば、できるだけ「楽をする」ということです。
ただし、「楽をする」ことは「サボる」こととは違います。
限られた労力（時間と集中力）を、より重要な仕事に振り向けるために、そうでない仕事で「楽をする」ことはとても重要です（あるいは、残業を減らすとか、有休を取る、というのも重要です。）。
（もちろん、あくまで「正確」と「的確」を満たせる場合に、「楽」が出来ます。ロボット3原則の3つ目みたいなものです。）
  
ついつい重要度の低い仕事（ルーチン、単純作業）に労力を注ぎ、本来やるべきことができていない例を散見します（例：データの集計に労力を取られ、分析まで行う余裕がない。）
これは、とても残念なことです。
 
＊ルーチンや単純作業は「やりやすい」がゆえに、優先しがちであり、それらを一生懸命やることで、さも「仕事をしている」と錯覚に陥ってしまいます。
悪貨は良貨を駆逐する、というグレシャムの法則は有名ですが、重要度の低い仕事が、本来やるべき業務を駆逐しているとい意味でも使われます（「計画におけるグレシャムの法則」）。
 
以上が、私が考える「エクセルを使う目的」です。
 
 
では、この目的を達成するために、重要な手段は何でしょうか？
この手段は、「エクセルの要諦」と表してもいいと思っていますが、次の３つに集約されます。
 
①入力しない
②集計しない
③難しくしない
 
もちろん、これらを「まったく」行わないことは不可能です。ですので、頭に「なるべく」が付きますが、エクセルを効率的に使うためには、この３の要素を頭に入れておいてください。
具体的にどうすればいいかは、次項で説明していきます。