人を動かすメール・チャットの書き方

2026年5月19日 22:45

サラリーマンの1日の仕事のほとんどは、人に何かをお願いすること。

または、人から収集した情報を自分の言葉にかみ砕いて、資料に落とし込んで報告をする。

下記の記事にも書かせていただいたが、これを素早くできる人が、会社で活躍をしている印象。

そんな人たちに共通しているのが、お願いの仕方が圧倒的に上手。

今回は、私が大企業に勤める中で依頼の仕方が上手な人のメール・チャットの書き方を発信していきたいと思います。

海外部門での経験

会社に入社して最初に配属になった部署は海外部門でした。

海外事業体で働くローカルスタッフは、いい意味で役割と責任がきっちりと明確化されており、自分の領域外の仕事になると、部門や自分の成果につながらないため、避ける傾向にあります。

そんな中、日本の親会社から突如来る依頼に対しては、丁寧な説明をして腹落ちをしてもらわない限り、対応を頂けないことが多々あります。

当時、一緒に仕事をしていた海外経験豊富な先輩からは海外のローカルスタッフに依頼をする際は以下の３点を心がけろとアドバイスを貰い、それを心がけてからは劇的に海外との仕事のやり取りが円滑進みました。

アイスブレイク
感謝を散らばめた、メールの文面
この仕事/依頼をやることのあなたのメリット

具体的な依頼メールを例挙げると

＜依頼内容＞
１か月後に控えた役員報告の資料作成で、海外市場の情報も織り込まないといけなくなり、現地ローカルスタッフにデータ提供の依頼をするケース。

■悪い例
Dear Mr, Mike

Hello, this is Kozou.
こんにちは。小象です。

I am responsible for market reserch. Nice to contact with you.
私は、マーケット分析の仕事をしています。どうぞよろしくお願いいたします。

Our team will have a Top management meeting next month which decide the company sales direction.
私達のチームは来週当社の営業方針を決定する、役員級の会議が控えております。

Among them, we need to collect the market demand information in your country.
その中で、私たちは貴方の国のマーケット需要情報が必要です。

Therefore, please refer to the attached file and fill the necessity data in attachment by end of this month.
そのため、添付しましたファイルをご確認のうえ、必要データを今月中までに記入してください。

Best regards,

一見すると、依頼の背景・目的・納期がきちんと書かれており、問題無いかと思いますが、私自身、このメールを投げて返信を貰った経験は、ほぼございません。

では、教えてもらった先輩からのアドバイスを反映したメールの文面はどのようになるのかというと

■良い例
Dear Mr, Mike

Hello, this is Kozou.
こんにちは、小象です。

I am responsible for market reserch. Nice to contact with you!
私は、マーケット分析の仕事をしています。どうぞよろしくお願いいたします。

First of all, hope you enjoined great weekend with your family!
まず初めに、ご家族とよい週末は過ごせましたでしょうか。
And thank you for your continuous effort for sales activities in your country.
また、あなたの国での継続的な営業活動に感謝いたします。

Our team will have a Top management meeting next month which decide the company sales direction.
私達のチームは来月当社の営業方針を決定する、役員級の会議が控えております。

Among them, we need to collect the market demand in your country.
その中で、私たちは貴方の国のマーケット需要情報が必要です。

I would like to share your market situation and your effort correctly with our Top management, then we would like to decide sales direction based on your provided information.
私はあなたの国の情報とあなたの日々の頑張りを正しく役員に伝えたうえで、営業方針を決めたいと考えています。

Therefore, I would like to ask you to provide the necessity data and please fill it in the attachment by end of this month.
そのため、今月中に添付した資料に必要な情報を記入し、情報をいただけると幸いです。

I understand your very busy, but I am confident these data will contribute future sales activity for not only your country but also globally.
あなたが、日々の仕事で御多忙なこと理解していますが、これらのデータは、あなたの国だけでなく世界中の仲間の営業活動に役立つと確信してます。

If there are any concerns, we can set a meeting to explain the detail by remote meeting if needed.
もし、なにか不明点等ございましたら必要に応じてリモートでの打ち合わせにて説明すること可能ですので、ご連絡ください。

I really appreciate your highly support! Thank you for your kind cooperation.
あなたのサポートに感謝いたします。ご協力ありがとうございます。

Best regards,

少し、めんどくさいですが、私は初めての人にコンタクトする際には、このような文面で必ず送信するように心がけています。

国によって異なるかと思いますが、海外の人は陽気でアイスブレイクを好み、仕事をやるからに腹落ちして自分の成果にも繋げたい人が大多数なため、先輩から教えてもらったメールの文面はそれが、全てを網羅しております。

そして一番大切な感謝の気持ちを最大限文面に散らばせる。

全世界共通で人から感謝されて嬉しくない人はいないため、ありがとう・Thank youは必要以上に記載しても問題無いかと思います。

日本でもベースは同じ

では、日本の企業内での人を動かすための依頼メール・チャットはどうかというと、心がけるポイントはさほど変わりません。

日本にはあまりアイスブレイクの文化が無いため、そこは割愛するとして、依頼が上手い人は、他部署の初めての人にコンタクト際は、下記のようにメール・チャットを出しています。

〇〇さん
お疲れ様です。小象です。
Aさんのご紹介で、〇〇さんが△△について一番詳しいとお聞きし、コンタクトさせていただいております。
△△について教えていただきたい背景として、来月会社の営業方針を決定する、役員級の会議が控えており、△△の情報を正しく把握して、営業方針を決めたいと考えています。
ついては、△△について教えていただけると幸いです。
必要に応じて打ち合わせにて、背景を説明すること可能ですので、その際は何なりとお申し付けください。
ご協力感謝いたします。

先ほどの海外のメールとさほど変わりませんが、キーとなるポイントは、相手を持ち上げること。

この文面の３．４行目で”あなたが、一番詳しい”と持ち上げたうえで依頼を行っています。

人を動かすことが得意な人は、相手の懐に入るのが上手で、気づいたら、その人にのせられて動いてしまうことがよくあります。

それは、メールやチャットでも同様で、ついついのせられてしまうような相手を持ち上げる表現をちりばめられると、気持ちよく対応を行ってもらえるかと思います。

多少のめんどくささはありますが、私自身、初めて依頼する相手に対してはこのような点を意識するようになってから、スムーズに仕事を進めれるようになりました。

少しでも皆さんの仕事が楽になれば幸いです。

最後まで読んでいただきありがとうございます。

人を動かすメール・チャットの書き方

海外部門での経験

日本でもベースは同じ

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