事務職が実践している仕事用ノートのまとめ方

どーも！わしです(^▽^)/

前回、事務職である私のスケジュール管理術についての記事を書きました。

読んでくださった皆さん、ありがとうございます！

今回は、仕事の進め方やマニュアルやメモなどをまとめるような
仕事用ノートの使い方について紹介します。

これから新社会人になる方や、転職される方、
人事異動や業務変更等で新しい業務をされる方で、
仕事内容をメモしたりノートにまとめたりする機会が増えるかと思います。

そういうときに、

・どこに何を書いたか分からなくなってしまった
・せっかく書いたのに、その後に追記しなければいけなくなった
・書いたはずなのに、あとから見返しても何のことか分からない

といった状況に陥ることがあります。
もしくは経験者であれば、これらに悩んだこともあるのではないでしょうか？

私も事務職の仕事を始めたばかりの頃は、
よーし気合入れて頑張るぞ！と思って、
一丁前にロルバーンのノートを買って用意していました。

しかし教わることって順番どおりではなく、
バラバラになることが多いのでノートに書いてもごちゃごちゃになってしまうんですよね。
日付を書いて”〇月〇日はこれを教わった”、
”〇月×日はこれを教わった”と書いてあっても、
一貫性がなく業務を教わったのかメモをしたのかがよく分からなくなってしまいました💧

そして2024年に、仕事の相方の子が産休に入るため業務を引き継ぐことになった時、膨大な量の仕事内容を教わることになりました。
正直1回では覚えられない量かつ月に1度しかない業務で、教えてもらえるタイムリミットが3カ月（月一業務は3回）。
私自身もノートにまとめて覚えたい派なので、どうしたら業務内容をまとめておけるかを考えました。

それが、ページを自由に変えられるルーズリーフのノートを使うこと。
（それまで使っていたロルバーンはページを変えられなかった。破ることはできた）

これでノート記入のストレスがだいぶ減りました。

メモ用と清書（保管）用を分ける

とてもアナログな話になりますが、
仕事用ノートを作るのであれば、
メモ用ノート（メモ用紙でも可）と清書用ノートと分けます。

清書用ノートはマニュアルや手順書のような保管資料として使います。
これを業務について確認するときや教えるときに使うというわけです。

私は仕事柄メモする機会がものすごく多いので、
A4用紙を4分の1に切った紙を束ねてメモ用紙として使っています。
（会社によっては裏紙を使っているところもありますが、私の会社は裏紙使用は禁止なので、普通にコピー用紙を裁断してます）

ポケットサイズのメモ帳も売っているので、人前に出る仕事をされている方や動きながら作業をする方はそちらを使ってもいいかと思います。
メモ用紙、メモ帳については使いやすいものを選んでください。

仕事用ノートのおすすめサイズ

清書用ノート（いずれ仕事用ノートになるもの）のおすすめサイズは、
A5サイズまたはB6サイズの手で持っても大きすぎないもの。

大きすぎても場所を取るし、小さすぎると書ききれない。

そして私のオススメは、無印良品のリフィルノートです。
今回も無印のノート(笑)
A5サイズを使用しています。

リフィルノート　本体　クラフト表紙
https://www.muji.com/jp/ja/store/cmdty/detail/4550182913828

植林木ペーパールーズリーフ／裏うつりしにくいルーズリーフ
https://www.muji.com/jp/ja/store/cmdty/detail/4547315265039

ノートを用意する上での注意点

会社のルールや仕事内容によっては、サイズ指定があったり、既定のノートが用意されていたりすることがあるので、こちらは事前に確認しておくのをおすすめします。
せっかく用意しても、会社指定のものがあればそっちが優先になるので無駄になってしまうことがあります(;'∀')

コンプライアンスやセキュリティ、個人情報管理の観点で私製ノートNGというルールは作られていてもおかしくないです。
（実際に私が生保レディの頃も、私製手帳やノートの使用が禁止されてました）

また、業務内容を書くことになるので社外に持ち出すときは充分な注意が必要です。（機密情報や社外秘の情報もある可能性がある）

ジャンルごとにルーズリーフに書いていく

ジャンル（業務内容、タスク等）ごとに、ルーズリーフを用意して書いていきます。
ルーズリーフのメリットは、ページの入れ替えができること。

1つ教えてもらったことがあれば1枚の紙に、
また別の日に1つ教えてもらったことをまた別の1枚の紙に書いて
綴じます。

これを普通のノートでやってしまうと、順番が前後すると移動させることができないし、情報がごちゃごちゃになります。
実際にできなくはないですが、何ページ余裕を持たせればいいのかが見極められないと空白のページができてしまうかなと思います。

インデックスシールでページ移動を早く

インデックスシールを貼ることで、
見たいページをすぐに見ることができるようになります。

ある程度業務内容等を記入していって、
形になってきたときにシールを貼ってもいいかもしれません。

あまり細かくしすぎると逆に探しきれない、シールを貼り切れないので、
そこは内容によって調整してみてください。

メモしたことやノートに書いたことは教えてくれた人へ確認してもらう

これが一番重要です。
教えてもらったことをメモしたりノートに書いたりしたら、
内容に誤りがないか、認識が間違っていないかを教えてくれた人へ確認しましょう。

・メモすることに必死で大事なことが抜け落ちていた
・手順が入れ替わっていた
・用語が違っていて間違った認識をしていた

ということを防ぐことができます。

あとは一緒に振り返ることで、改めて内容を整理することができるので早く覚えることに繋がります。
そしてきちんと話を聞いていたということも伝わるので印象はとても良くなります。

実際の私のノート使用方法

実際に使っているノートを紹介しますが、ほとんどボカシです。

事務なので、使う書類やデータ、手順を書くのがメインです。

現在はこの仕事用ノートと、前回の記事で紹介した手帳の
2つを使いながら仕事をしています。

これでもだいぶ落ち着いた方かなと思います。
それまではメモや手順やスケジュールが分かれていなかったので、管理が難しくて忘れていたり見落としていたりしましたから・・・。

ちなみにPC画面での作業手順は、エクセルでまとめています。
スクショを撮って、エクセルに貼って・・・で作っています。

この、ノートにインデックスシールを貼る方法は、
自分が中学生・高校生の頃のノートでもやっていました。
単元ごとに貼ってまとめていましたね。

実は中学生・高校生の頃は頭は悪かったですが、
ノートはキレイに取るようにしてました。
ノートの取り方をブログで紹介していたレベルです。
（どちらかというと勉強法というより見やすさ重視みたいな感じ）
高2くらいの時に、『東大合格性のノートはかならず美しい』から始まったコクヨのドット入り罫線ノートを愛用してました。
同級生からは「ノートがきれいだから見せてほしい」「コピーさせてほしい」と言われてよく貸していましたね。
貸す前に自分がちゃんと勉強しろよって話ですね(笑)ｗｗ

ノートにしっかりまとめることが苦じゃないのは、
当時の経験が生きているのかもしれません(^▽^)