デジタル×紙で回す、事務職のスケジュール管理術

どーも！わしです(^▽^)/

仕事をしている中で、
・タスクが頭の中で散らかってしまう
・締め切りを忘れそうで不安になる
・会社のスケジューラーだけでは管理しきれない
・休暇明け業務があわただしくなる

こういうことを思ったり悩んだりしたことありますか？

私は事務職になってから、もうすぐ5年が経ちます。
今は司令塔ポジションで業務を回しています。

”事務職”と聞くと
・データ入力
・書類作成
・ファイリング
・郵送対応
・電話の取次ぎ
・来客対応
といったルーティン業務や裏方業務をイメージされる方が多いかもしれません。

最初は私も上記のような感じの仕事をしていました。

ですが今は少し立場が変わり、
自分が手を動かすよりも、

・必要なデータを集める
・元になる資料を作成してメンバーへ入力、チェック依頼をする
・処理済み書類をファイリング依頼する
・質問や相談に対して判断を出す

といった”流れを作る側”の仕事が中心になりました。

そのため複数の業務が同時に動き、
それぞれに締切があり、
誰がどこまで進んでいるのかも把握していなければなりません。

ここで一番困ったのが、
スケジュールとタスク管理でした(;^_^A

スケジュール・タスク管理に試行錯誤

会社にデジタルなスケジューラー
（以下：スケジューラー）はあるのですが、
細かなスケジュールやタスク管理、個別対応をここで管理をするには不向きでした。
（個別対応は、特定の人からの依頼や、特定の人への回答・アクション等様々）

・自分が今日何をするのか
・いつまでに何をしなければいけないのか
・この対応はどうするのか
・少し先にやらないといけないことをまとめたい等・・・

これらを管理するなら、紙に書き出したほうが早いのかなと思い、最初は業務用ノートを使っていました。

しかし、これだとメモのごとく羅列して
スケジュールまたはタスクを書いていくことになるので
見落としや忘れが多くなりすぐに諦めました。

アナログに”紙の手帳”を使うのが私には合うのかも

その後、手帳の方が週ごとに管理しやすいのではないかな？と思い、よく行く無印良品の手帳売り場を見て、
どれが自分の業務に合うかな～と比較しました。

そして決めたのが、
月曜始まりマンスリー/ウィークリースケジュール
の手帳でした。

あまり月間（マンスリー）は使っておらず、
その理由が月初に社内スケジュールが出て印刷をしているのと
デスクに卓上カレンダーがあるのでそれで何とかなっているからです。
どちらかというと日々、1週間で細かく管理しています。

個人的な手書きのメリットとしては、
・書いて頭の中が整理できる
・細かな言葉のニュアンスを字で表せる
・重要度を色で分けられるから視覚で分かりやすい
・仮の予定や曖昧なものもとりあえず書き留めておける
だと思っています(笑)

頭の中だけで整理しようとすると、
考えているつもりになっているだけで、
実は何も決まっていない状態になってしまうんですよね💧
理想とか考えとか不安がほわ～んと浮いた感じ。
でもそれをしっかり紙に書けば、
『やること』と『不安』が分かれます。
よく『思ったことは紙に書き出してみる』というのを見かけると思いますが、まさにそれですね。

会社のスケジューラーも業務上は必要！

会社のスケジューラーは、
入力すれば基本的に共有されることになっています。
だから誰でも私の予定は見れます。

むしろスケジューラーにきちんと入力しておかないと、
周りが今私が何をやっているかが分からない状態になります。
（連絡をしていいのか、MTGだったら電話は控えた方がいいのか等の目安になる）
いわば自分のステータス掲示板みたいな感じ。

でもこれだとあまり個人的なスケジュール（込み入った面談とか他部署にはあまり知られたくない内容）やタスク（特に個別対応用）を入れられません(;'∀')

一応、公開範囲を限定する機能もあるんですが、
周りから見てあまりいい気はしないのと
（そこに非公開の予定が入っているというのは公開されてる(笑)）
自席でスケジューラーを開いていれば
その画面を他の人からも見られてしまうので、意味がないんですよね💧

そのため、スケジューラーには大まかに、手帳には細かくと分けています。
手帳に記入してスケジューラーにも入力をするという
二重の作業が発生するというデメリットはありますけどね(;'∀')笑

実際の手帳の記入

ここからは実際に私が現在使っている手帳の写真を紹介します。

ただし、ほとんどが業務情報になるのでボカシを入れています。
ここでは何が書いてあるかというより、
どのように使っているかに重きを置いて見ていただければ嬉しいです。

マンスリー

手帳の紹介をした時に月間をあまり使わないことを書きましたが、
月間はほとんど書いておらず、4月だけはそれなりに書いてます(笑)
ちなみにこの手帳を使い始めたのが4月からなので、
まぁあるあるですね、最初だけはしっかりしてますww

ウィークリー

ここは割と最近です。
左側がスケジュール記入、右側はフリースペースになってます。

スケジュールへその日にやることを書きます。
内容によってはペンで色分けをしており、
・締め切りや会議のような大事なものは赤ペン
・その次くらいに大事そうなものは青ペン
として視覚で分かるようにしています。

完了したものについては、赤ペンでチェック☑を入れています。
基本的にすべてのスケジュールにチェックが入るようにします。
万が一延期になったら矢印でリスケしたり、
同じスケジュールを別日に再度書いたりしています。

フリースペースには、
・もっとタスクを細かく書いたもの（手順とか提出先とか）
・前から聞いていたタスクについてあらかじめ書く※1
・スケジュールには書かないけどメモしておきたいもの
等書いています。

※1）例えば今は3月だけど、4月最終週にこれをやらないといけないというのが分かっていたら、4月の最終週のフリースペースに書いておく、って感じです。

あとはミスを翌月に持ち越さない仕組みとして、
前月でミスをした内容は、翌月の同じ予定・フリースペースに赤文字で注意点を書いています。
これをするだけで、絶対ここには注意しよう！という意識が向くので、同じミスを繰り返すことがなくなりました。

フリーメモ
研修とか会議のメモに使っています。
業務手順とかのマニュアル的なものについては、別のノートに書いています。

業務中の手帳の置き方

生成AIの画像ですが、
業務時間中はこんな感じで手帳を開いた状態にしています。

基本的に常に見える位置に手帳を置いていて、離席時は閉じます。
あとは帰宅時にはデスクに保管しています。
時々長期で休む時は、PCと共に持ち帰ることもあります。
（業務情報とかが詰まっているので極力持ち帰らないようにしてます）

1年ほど使ってみた感想

この”アナログな手帳”と”デジタルのスケジューラー”を併用して、
そろそろ1年が経ちます。

手帳を使ってみて、
過去にやっていた作業や依頼を見返しやすくなったと感じました。
そして、完了・未完のタスクも分かりやすくなり、
自分の業務スケジュールの管理も明確になりました(^▽^)/

手書きかつボールペンだと、
よほどの間違いでなければ二重線で修正するので、
修正履歴も見返せるんですよね。
この作業をやっていたけど中断してた、とか
キャンセルになったからどこかでやらないといけない、とか
その辺の状況も思い出せます。

スケジューラーだと、そこまで高機能ではないので、
修正ログがは残らずに、正しいものだけに上書きされます💧
あと誤操作で消えたり日付が変わったりもすることがあります・・・。
もしかしたら高機能なものであれば、
今私が手書きでやっているものもできるのかもしれないですけどね！

1年分の情報が蓄積されているので、
年度が変わった時に前年度は何をしていたかな？というのを振り返ることもできますね。

書いて思ったデジタルなスケジューラーの穴

記事を書いてて、会社のスケジューラーが
今の私には合っていないなと言うことが分かりました(笑)

・アクセスに時間がかかる
・曖昧な予定が入れにくい
・修正履歴が残らない
・個別対応が入れづらい

TODOリストの方がいいのでは？とも思いますが、
これもこのスケジューラーのあるサイトに搭載はされてます。
しかし、これもアクセスまでに時間がかかるのと、
使いづらさがあったので使っておりません💧

事務以外であれば、使いやすいスケジューラーだと思います。
その辺は自分に合ったものを使うのがいいかもしれないですね。
中にはセキュリティや個人情報の関係で、
決められたシステムしか使えない会社もあるので、
そこは社内ルールに沿っていればいいのかなと思います。

スケジュール・タスク管理に正解はありません。
でも、自分で安心できる形は必ずあります！
私はそれが紙の手帳でしたが、
もし今スケジュールやタスク管理に悩んでいるようでしたら、一度アナログにしてみるのもありかもしれません。

是非手帳の使い方の一つとして、参考になれば嬉しいです(^▽^)/

また今後も、業務効率化や働き方についての記事も書きますので、
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