職場の「デジタルリーダー」を目指す男の話～アイデア発起編～

皆さんこんにちは！
私は北海道の某小売業で朝から働くおじさんおにいさんです。
ここ最近デジタルの勉強を重ね、いろいろなデジタルツールを触りテンションが上がっています。特にPower Automate DesktopはデフォルトでWindowsに搭載されてるの激アツ！！あんな便利な自動化ツールがあるなんて・・・まだあまり使ったことないけど。

前回の記事で職場の問題点を同僚、上司にヒアリングして、問題提起を行いました。前回の記事はこちら。

前回出た問題の他にもちょくちょくヒアリングを行い、その出た問題に対して自分が考えている制作物を考えました。

• 連絡の抜け漏れ防止！情報共有アプリ

• 提出したかどうかも確認。ファイル共有アプリ。

• 皆見て！営業数値メール送信アプリ

この3つを考えました。この考えた制作物について3人の社員（A課長、B主任、部下C）にブレインライティングのような形式で聞いてみました。各社員に意見集約のフォーマットを送り、入力してもらい返信していただきました。お忙しいところありがとうございます！

3名の意見のもと、制作物をブラッシュアップしていくぞ！

①連絡の抜け漏れ防止！情報共有アプリ（→Teamsに着地）

• 問題：連絡がメールで五月雨式に飛んでくるため、抜け・漏れが多発。連絡した側すら忘れているような状態。期日付きの内容もかなり多く、タスクの整理が困難な社員が多い。

• 対策：PC画面で情報を共有でき、共有するメモ帳のように、誰もが簡単に書き込めて、見ることができる、簡易デジタル掲示板みたいなもの。

• それぞれの意見

・LINEみたいに既読機能がほしい。

・PCだけじゃなくてスマホでも見られるようにしてほしい。

・今自分の部門ではTeams使うように仕組み変わったんだけど、全体もTeams使うようにすれば似たような機能なんじゃないか。

なるほど、連絡事項は持ち運べるタブレットやスマホのほうがいいという意見と、もうそれTeamsでいくね？っていう意見がありますね。

Teams……それじゃん！ってなりました。会社として使っている部署はあまりないようですが、Teamsを使って同じチャネルに社員全員入れてしまえば連絡も簡単に送れますし、チャット形式だからだれでも気軽に書き込める……。既読機能もスタンプとかで代用できる……。スマホでも見ることも書くことも可能……。

情報共有アプリに関してはTeamsで解決できそうですね。Teamsを使う仕組みに少しずつ変えていこうと思います。

やはりこういう意見集約は重要だと感じます。すでにある素材で解決できるものを、わざわざ時間かけて１から作るのは本末転倒でした。ありがとうございます。

②提出したかどうかも確認！ファイル共有アプリ

• 問題：ファイルの配布、提出、集約が全てメールのみとなっているので、数多のメールにファイルが埋もれしまったり、複数のファイルを1つに集約するのに時間がかかってしまっている。

• 対策：クラウドサービスを使ってファイルを共有する仕組みを作り、ファイルの提出・未提出がわかるようにする。集約に関しては提出者それぞれがファイルを編集するので、集約作業を簡略化できる。

• それぞれの意見

・ファイル共有の仕組みはぜひほしい。ファイルを配布したときに自動で通知を送るようにできないか。

・提出、未提出機能の案として、自動定型文を対象者に送るようにすればいいんじゃないか。

・クラウドサービスってあまりよくわからないんだけど、誰でもわかるように簡易マニュアル作ったほうがいいよね。

なるほど、ファイル配布したから見て期限まで提出してね～の通知は確かにあったほうがいいですね……。また、提出・未提出機能もメールを送らせるようにすれば簡単に実装できそう。
マニュアルに関してはどのデジタルツールを作るにあたっても必須だと思います。デジタル苦手な方でも触りやすいものにできればと思います。

意見をもとにブラッシュアップした案として、

• クラウドサービスを使ったファイル共有する仕組みを作り、配布した際に自動で該当者にメールを送り、また、提出時も自動的に依頼主にメールを送るようにする。

シンプルですがこのような形ですね。クラウドサービスの一環として、自社では社員は全員OneDriveを利用可能になっているので、うまく活用していきたい。

③皆見て！営業数値メール送信アプリ

• 問題：毎日の営業数値確認は、色々なWEBサイトにアクセスしファイルをダウンロードして自店の数値を探す……人時不足で作業過多の中大変な業務。日々のルーチン業務ではあるがなかなか確認できていない人がいる。

• 対策：課長側で確認してほしいファイルを毎日自動で取得し、社員に一斉に自動でメール送信するアプリを作る。メールでまとめることによって見る側は見やすくなるし、上司も見てほしい数値を部下と共有しやすくなる。

• それぞれの意見

・課長目線からでは欲しいアプリだ。この営業数値って具体的に何？売上？利益？在庫？見てほしい数字はこっちで自由に選べる？可能なら選べるようにしてほしい。選べるのであれば操作はわかりやすいものがいい。

・課長がいない場合はどうするんだ？代行者が送るのか？その場合は誰でも使えるようなアプリにしてほしいな。また、送るのに時間がかかるようでは、代行者だけが大変になってしまう。

・自分は担当者（主任の部下）だから営業数値を見る癖があまりなくて、メールで送られてくると見るようになると思う。しかし、毎日メールとなると容量の問題があるかもしれない。

なるほど、アプリの中身としては、送りたいファイルは簡単に選べるようにしたいとのことで、マニュアル作って対応していきたいところですね。また、課長が不在の場合は、課長PC立ち上げた際に自動で取得してメール送信するようにしたいですね。メールの容量の問題ですが、先ほど出てきたTeamsを使って送信するのも手かもしれませんね。

意見をもとにブラッシュアップした案として

• 課長側で確認してほしいファイルを毎日自動で取得し、社員に一斉に自動でメール送信するアプリ

• 送りたいファイルは課長側で選定可能。選定はある程度簡単にできるよう設計

• 課長不在の場合でも、PCを立ち上げただけで自動でメール送信までしてくれる。

• メールではなくてTeamsでの送信設計も視野に入れる。

このような形になりました。貴重な意見ありがとうございます！メールの容量制限まで気にしていただけるとは……。

ツールとしてはPower Automate Desktop（PAD）を使うつもりだったのですが、基本社内で使うのはセキュリティの関係上難しいみたいです。しかし、課長職以上の方が所持しているPCは使えるという噂なので、課長を巻き込んでチャレンジしてみたいですね。

まとめ

自分の案について他の社員からいろいろな意見をいただきましたが、自分では気づくことができない内容がたくさんありました。
意見を交換する機会はアイデアを出すうえで重要なことだと思いました。自分ひとりで考えても自分の業務中心に考えてしまうので視野が狭くなってしまいます。自分の携わる業務外の意見があってこそ、本当の業務改善につながるんだと感じ取れました。

今回3つ案を挙げてみましたが、まだまだ考えればいろいろな案が出ると思います。また新しい案が出たら意見集約してブラッシュアップして……繰り返して繰り返して、みんなが使って喜ぶ最高のデジタルツールを作りたいなと思います！

ここまで見ていただき、ありがとうございました！