職場の「デジタルリーダー」を目指す男の話 ～職場の問題提起編～

皆さんこんにちは！
私は北海道の某小売業で朝から働くおじさんおにいさんです。
職場でよく「デジタル担当」なんて呼ばれています。詳しくなんてないのにね！！でも詳しくなって、「デジタルリーダー」になろうと勉強を始めました。
デジタルツールにはどんなものがあるのか、どんなことが出来るのか等の勉強……つまり、知識を付けようとはしているのですが、実際に現場で使うとなると、どんなことに困っていて、何を解決したいのかという、いわゆる「職場の問題点」が不明瞭になっていたので、職場の仲間と一緒に考えていこうと思います。
「デジタルリーダーに、俺はなる！」と宣言した記事はこちら。

自分の考え

まず自分が働いていて、困っていることや解決したい問題を洗い出してみると、

• 従業員のシフト作るのが大変。

• 商品の売り上げ実績を拾うのが面倒。

• 週間販売計画を作るのに時間がかかってしまう。

とまぁ自分中心の業務内容が出てきますね……。これじゃぁ職場のデジタルリーダーとは言えないな！まぁ、個人的にデジタルツールを使って解決してみたいとは点ではありますが……。

とにかく、色々な人に聞いてみよう！レッツ ヒアリング！

ヒアリングの結果

色々な仲間にヒアリングしてみたら、やはり自分だけでは見えない問題が見えてきました。

連絡事項が多すぎる→情報が埋もれる、忘れる

これは私も思うし、皆も言ってました。特に上司Aさんは
「俺自分で発信した内容も普通に忘れちゃって困ってるんだよな～……」とのこと。確かに〇〇時にミーティングって発信あって、行ったら全然人いないとか、あったもんな……。

これに関しては物忘れが多いことが原因だとは思いません。いや、私も物忘れ激しいタイプですが……。メールで五月雨式に連絡が飛んでくるものですから、そりゃー古い記憶は飛んでいきますわな。

同僚Bさんは
「っていうかもう書類提出したことすらもわすれてるもんなーあれ、俺出したっけ？ってなるもんな！あっはっはー……」

笑いごとじゃない！笑

Teamsを使って連絡事項を共有すれば改善にはつながると思います。その他ToDoを店全員で共有し、見える化できればいいように思えますね！連絡事項で漏れによって再連絡や提出遅れ等の無駄な時間が発生していたので、時短や仕事の質向上につながりそうです。なるほどなるほど！

電子書類の集約が面倒 → メール添付文化の弊害

これは上の立場であればあるほど思うことのようです。会社としてペーパーレス化が進んでおり、ある程度書類が電子化しております。そんな中、部下から書類を集める際に、同じフォーマットのものを各部門それぞれがメールで送っているのです。
では、集約する人はどうでしょう？1個1個ファイル開いて、コピペして貼り付けて、開いて、コピペして、貼り付けて……。え？なに？ファイル名が同じだから開けません、だと！？ﾑｷｰ!!

あーなるほどなーって思いました。自分は提出する側でしたし、ファイル名変えずに送ってたので、配慮も足りてませんでした。今まで申し訳ありませんでした。

これは確かに、ファイルを共有するような仕組みは作ったほうがいいかもしれません。そうすれば各自で修正すればいいので、上司の負担は減るかと思います。ただしセキュリティとかの問題もあるので、そこは会社と要相談か・・・。この問題は自分の周辺だけではなく会社全体で起こりうる問題だと思いますので、仕組みさえ作ることができれば、トータルの労働時間は削減できそうです。

従業員のシフトの作成に時間がかかる

これは私も実感していましたが、特に従業員数が多い部門では、さらに深刻な悩みのようです。同僚Cさんは、
「月に1回だけどどこの店いっても大変だね～・・・。うちの部門って人多いからさ～・・・あ、わかる？そっちの部門何人いる？え、9人？うち20人以上いるからさ～マジ大変なんだよね～」

あ、9人で大変とか言ってすいませんでした……。

確かに、従業員シフトを作るのは月に1回のイベントではあります。しかし、みんなの希望休だったりとか、会議・研修・棚卸etc・・・色々すり合わせながらお店を回すために人員配置を考えることは、必要な業務とはいえ、短縮できるならしたい要素ですよね。

一部うちの会社ではレジ担当にはAI使ったシフト作成補助が実装されているのだとか・・・確かに、単純な意見ではありますが、デジタルツールを活用して改善したいと考えさせられる問題だと思います。シフト作成時間を削減できればその分次月の発注計画に時間を割くことが出来たり、他の事務作業に割り当てることが出来ますね。

ヒアリングを終えて

職場の仲間たちにヒアリングを行ってみて、3点の問題点が出てきました。解決策には周囲を巻き込む必要がありますが、今回ヒアリングした方々に協力してもらいながら、仕事の仕組みを変えていきたいと思いました。また、Teamsに関しては簡単な読みやすいマニュアルを作成して、配布したいと思います。
また、今回の問題点は一部の方に聞いただけなのでまだまだ問題点はたくさん出てくるとは思います。そもそも、働く人は年々減っている環境です。悩みなんてないわけがないよね！なんか一部の部門は去年の労働時間の70％ぐらいしか確保できてないんだとか・・・？
今後もヒアリングを続けて、公には言いづらい悩みとかも見つけていきたいなと思います。お悩み相談室主任になりそう

そして出てきた問題点をデジタルリーダーとして、デジタルツール使って解決できる手助けになれたらなと思っております。そう！デジタルリーダーとしてね！

ここまで見ていただき、ありがとうございました。