【デジさしみSharePoint 攻略】最初に知りたい「4つの役割」✅ | Microsoft365 初心者が最初に知るべき全体像

Microsoft 365を始めると必ず突き当たる最初の壁、SharePoint 。
このシリーズではSharePoint について利用方法・活用例などを解説していきます。
今回はSharePointそのものに焦点を当てて、初心者向けに「SharePointとは何か？」を解説します。

【この記事の3行まとめ】

1. SharePointは、チームで使う「4つの便利な道具」が詰まった道具箱

2. ファイル管理・サイト・リスト・検索の4つを使い分けるのがコツ

3. 一度に全部覚える必要なし！まずは自分に必要な道具から触ればOK

こんにちは、デジさしみです。

私の会社でもMicrosoft 365が導入されて久しいですが、いまだに社内で一番よく聞かれる質問があります。

この質問への回答、とても難しいです。
私自身も以前はうまく説明できませんでした。

チームに新しくメンバーが加わったとき、業務説明の一環でSharePointについて説明しようとしたのですが、あれもこれもと話しているうちにまとまらなくなり・・・。

なんていう、ものすごくざっくりした説明で逃げてしまいました。

なぜ説明に詰まってしまうのか。
それは、SharePointが1つの単独機能ではなく、
「4つの異なる機能が合わさった複合的なサービス」だからです。

この「4つの機能がセットになっている」という前提を知ることが、SharePointを理解する一番の近道です。

今回はその4つの機能を簡単に解説していきます。

1. 【ファイル管理】魔法のキャビネット🗄️

一番メインとなる役割がこれです。
みんなで使うファイルを一箇所に集めて管理する、
いわば「デジタル上の大きな共有棚」です。

「それなら今まで使っていたサーバー（共有フォルダ）と同じじゃない？」と思うかもしれませんが、SharePointはここが違います。

共同編集ができる：

誰かがExcelを開いているから「読み取り専用」でしか開けない・・・。
あのイライラがなくなります。
みんなで同時にひとつのファイルを編集できるんです。

勝手に履歴が残る：

「間違えて上書きしちゃった！」
「消しちゃった！」
という時も大丈夫。
SharePointが自動で古いバージョンを保存してくれているので、いつでも過去の状態に戻せます。

「みんなで同時に書き込める、魔法のキャビネット」だと思ってみてください。これだけで「〇〇さん、ファイル閉じて！」と叫ぶ必要がなくなります。

2. 【サイト作成】チーム専用の「ポータルサイト」🚪

SharePointを使えば、プログラミングの知識がなくても、マウス操作だけで「社内サイト・チーム専用サイト」が作れます。

情報の整理整頓

「あのマニュアルどこだっけ？」とならないよう、よく使うリンクや掲示板を並べられます。

ITスキルは不要

難しいプログラミングは一切なし。
パズルを組み合わせるように、ボタンや画像を置いていくだけで完成します。

イメージは「迷子をなくすための、チーム専用の玄関」。
ここに来れば、今日やるべきことが一目で分かる。そんな安心できる場所が作れます。

応用すると・・・

• チームの進捗を表示するダッシュボード

• Copilotを使ったFAQサイト

などが作成できます

3. 【リスト】Excelよりもシェアしやすい「共有ノート」📖

Excelにそっくりですが、もっと「みんなで情報を集める」ことに特化した機能です。

誰でも同時に入力OK

Excelよりも共同編集に強く作られています。
リストなら全員が同時に、スマホからでもサクサク入力できます。

壊れにくい

うっかりシートを消したり、セルの関数を書き換えたり、といった事故が起きにくい仕組みになっています。

「共有の記帳ノート」のような感覚で、備品管理やToDoリストなど、みんなで一つの表を育てる時に一番力を発揮します。

応用すると・・・

• PowerAutomate などの自動化ツールでより高度な管理

• Forms 、承認機能 などと連携した申請処理

などができます

4. 【検索】社内の「ベテラン案内係」💁

SharePointの隠れた主役が、この「検索機能」です。

中身まで見通す

ファイルの名前だけでなく、ファイルの中に書いてある「文章」まで探してくれます。

場所を問わない

どのフォルダに置いたか忘れても、キーワード一つで全部のサイトから探し出してくれます。

「引き出しの中身まで全部把握している、優秀な案内係」が常にそばにいてくれるようなものです。

応用すると・・・

• メールや連絡先なども検索可能

• 「あのファイルはどのやり取りで使ったんだっけ？」も検索できます

M365アプリの中での立ち位置

ここで、SharePointが他のアプリとどう繋がっているのか、こちらの図を見てみてください。

多くのサービスがSharePointを中心として接続されています。
まさに中核となすサービスです。

そして実は、「Teamsの『ファイル（共有）』タブでやり取りしているデータは、裏側ではSharePointが管理している」んです。

「表の窓口がTeams、裏の倉庫がSharePoint」というイメージですね。
この関係性がわかると、M365の世界が一気にスッキリ見えるようになります。

おわりに：一度に覚えなくて大丈夫

「SharePoint＝これ！」という一言の答えはありません。

まずは「ファイルを置く魔法のキャビネット」として使い始め、少しずつ「玄関」を整えたり、「共有ノート」を作ったりすればいい。

無理に一度に全部使おうとしなくて大丈夫です。

このシリーズでは、次回からこの4つの道具を一つずつ、もっと具体的に「どう使えば仕事がラクになるか」深掘りしていこうと思います。

一緒に少しずつ、SharePointと仲良くなっていきましょう！

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