電子ファイル化のデザイン

　一般家庭において、ではなくて（主に会社等）事業関連の領域で、請求書等『電子帳簿』関連の法令が制定されたことは記憶に新しいですが、その点への理解の深さは関係なく読み進められますのでご安心ください🙆

　スマホでweb siteを閲覧していて、説明書きやパンフレットなどの資料を『ダウンロード』することがありますよね？その際によく見掛ける（適用される）ファイル形式の主なものは『PDFファイル』ですね。
　表題の「電子ファイル」とはそのPDFファイルを指して、以下続けます📖

　仕事現場を想定します。企業間での取引。A社がB社にモノやサービスを売る関係にあるとして、A社はB社に【納品書】や【商品説明書】、正式な請求書の簡易版である【料金明細書】といった各種ドキュメントを供出する、という体系は当たり前的に組まれています。※法改正絡み【適格請求書】以外の要素のみ

　昔であれば郵送していた、というイメージのものです〠
　近年ではクラウドの類に格納しておいて〔受渡〕する体系も珍しくないですが、これらの中間フェーズとしての《e-mailに添付して送受信する》という体系／動線での連携が世間の主流であることに間違いはありません。

　説明的前置きが長くなってしまい恐縮ですがいよいよ本題です🙇

　A社とB社との関係では、後者が顧客で「これらの書類を受け取る側」の立場です。
　端的に言うと、ペーパーレス化が一向に進んでいない実状にありました。尋ねたところ、B社における管理体系が「『紙保存する』という会社ルールになっている」と言われていて、前述・各種ドキュメントの発行元であるA社に対し、1日当たり計100件規模の帳票を紙に印刷した状態にして配送する、という形を要求、という文化が長年継続されてきました。
～A社においてはシステム内で生成されるものなので元は電子ファイル（名前に『取引番号』が付されている）なのですが、B社の要望に応じて”代行的にわざわざ”印刷して、適切な順序に重ねて（≒突き合わせ／通称”カルタ取り”をして）、という負荷／代金収受対象ではない付帯作業　が発生💦

　令和6年にもなったある日、B社にもようやく時勢が。
　正式な請求書の簡易版である【料金明細書】について、電子ファイルにしてくれないか、という要望をA社が受けます。
～本質としては「印刷しなくてもよくなる」という改変なので大歓迎👏

　ただし、残る別の帳票すなわち【納品書】や【商品説明書】はこれまで通り紙で！　　と‥‥🥴
　A社はもちろん食い下がります。「これらも電子ファイル化させてもらえませんか？」

B社が首を縦に振ることはありません。
「もうツールを組んでしまっているので…🙅‍♂️」
との理由言明

ん・・・？🙄

　ぼんやりしている人なら、この返答を聞いて「仕方ない…」と受け止めるのでしょう。

　いやいや。

紙媒体で受け取る
⇒ツールをかます
って、どんな処理動線か、貴方は想像できますか？

　顧客とはちゃんと向き合って、要件や事情を的確にヒアリングしなければなりません👂

　判明した真実は・・・

　紙媒体を継続希望されている【納品書】や【商品説明書】はA社独自の様式。A社から大量に受け取ったこれらの”山”を、複合機の給紙部分に「案件ごとに1件毎に重ねてセット」してスキャンモード実行。
　既定の帳票であるため、A4サイズの決まった位置に『取引番号』の類が印字されていることに目を付け、【それを自動読み取りして所定の文書サーバ内フォルダにPDFファイル名として付けられつつ保存される】というファンクションの”ツール”をわざわざ構築するに至ったご様子😮

　拙い説明文を長々と記しましたが、このシナリオの空転加減につき貴方は察知できましたか？

とんでもない遠回り
本質外しの闇雲な”ツール”構築
論理的でない〔前提〕設定
双方がムダ工程に塗れる
やるべきことを逆算式で捉えていない

　このような、「視野が狭いせいで」「”川上”の前提を独りよがり的に決めつけてしまう」「”自動化”に盲進するばかりで業務の本質を捉えていない」というお粗末な体系実態は、各仕事現場などで想像以上に頻発しています。全体工程がこの程度の短さでも『サプライチェーン』が見据えられていない。

　気づき力が弱いせいで非効率性な仕事ぶりが続いてしまうだけならまだしも、

”思考の乏しい自動化”を導入してしまうマインド

は劣化をもたらします。その部分だけを見ると成果が上がったように見えなくもないけれど、本件の例でも分かるように、本来有意義な〔適正化〕を阻止するような要素としてはたらきかねません。つまり、的外れな「自動化」はやめてしまうべきところ🚫

　憂えるべきは「DX化が遅れていること」ではありません🙅‍♂️
　闇雲な”自動化”をしてしまうことこそが、成長や進化を阻害しているのです。

　貴方の周りでも類似した迷走が無いか、よく見てみてください🔍
　

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