How to 情報整理（実用テクニック編）

基本編では、今すぐにでも使える情報整理術を簡単に紹介しました。
今回は情報整理に関する、ちょっとしたテクニックに関する記事を掲載いたします。これらについて気をつけることで、私達の日常生活に潜む思わぬ落とし穴に引っかかる確率を下げられます。

今回は、以下の点について議論します。

✅️1. 情報整理力はその人の能力に正比例する

私達は幼少期から現在にかけて、数多くの情報を毎日のように取り扱う環境で生活しています。学生時代では期末テストや受験、社会人になってからは顧客とのやり取りで生じる情報や専門的知識、社外秘の情報などその様式は様々です。

つまり、私達は多くの状況で情報を取り扱う能力を客観的に評価されていることになります。一見、情報の取り扱いに関係がないと思われがちなもの（例えばスポーツや職人による技術）も、実際にはたくさんの情報に裏付けられるものです。

また、情報を取り扱うのは何も学校やビジネスの世界だけではなく、日常生活を送るだけでも必要な能力です。例えば

• 今日の晩御飯は何にしよう？

• 部屋の片付けはいつやろう？どのようにしよう？

• お出かけは何時にどこどこに行こう？何をしよう？

など、多くの勘考すべき点が存在します。

見方を変えると、私達の生活が充実したものになるかどうかは情報をいかにうまく扱えるかどうかにかかっています。さて、これには特別な才能は必要でしょうか。

情報整理能力は他者と比較してしまえば、確かにその差は身体能力などが関係してしまうかもしれませんが、今の私達の情報整理能力をより向上させるだけであれば才能は全く必要ないと私は思います。

言い換えれば誰でも現状より問題を解決する能力を高め、時間や体力の浪費を抑えられるようになります。その能力を高める方法は、前回の記事「How to 情報整理（基本編）」や、本記事の2.以降を参考に色々と試してみてください。また、ここで一つ重要なことを述べておきます。

最終的にはあなたの人生はあなた自身の手で意思決定、取捨選択をしていかなければいけません。

もちろん、困ったときは誰かの協力を仰いだり、社会的なインフラを利用することも大事なことですが、この言葉は以後、頭の片隅でもいいので必ず念頭に置いて人生を歩んでください。（でも、疲れたり行き詰まったらしっかり休んでくださいね。）

✅️2. 紙とペンでのメモ（以下、物理メモ）と電子メモのメリット・デメリット

これについての論争は、主に社会人の方の悩みのタネになっているのではないでしょうか。タブレットなどの電子機器を使用することが禁止されている環境では、メモを取る際は物理メモを使わなければいけないでしょうし、物理メモは図や文字をサッと書くのに便利な反面、それ単体ではインターネットを利用することはできません。

電子メモ（Wordなどのアプリで文章を作成できるPC、タブレット、スマートフォンなど）は文字入力をフリックやキーボードでできる反面、電源やバッテリーが必要だったり、図をサッと描いたりなどは物理メモに引けを取るところになるでしょう。

もちろん、このように双方にメリット、デメリットがあり、また状況によって使い分ける必要があることがほとんどです。しかし、両方とも使える場合はどちらがよりメリットを享受できるのでしょうか。

実は、電子メモのほうが圧倒的に優れている部分があります。それは何でしょうか？下の方に私なりの答えが示してありますので、少し考えてみてから下にスクロールしてみてください。（仮に私の意見と異なっていて、こういうメリットもあるよ！という方がいらっしゃいましたらご意見お待ちしております。）

それはすなわち検索能力です。
電子メモを情報を探すツールとして考えた場合、物理メモでは検索能力の観点ではほぼ確実に電子メモには勝てません。これは何もインターネットの機能に限った話ではありません。

例えば『10万語の単語でぎっしりと書かれた文章の中に、1つだけ書かれたとある単語を探したい』といった場合を考えてみてください。

物理メモだと途方もない時間がかかるでしょうが、電子メモの場合は検索すれば一瞬で特定できます。

しかも、先程の例でだいたい察しはつきますが、情報量が増加すればするほどそのメリットは大きくなります。（逆に言えば、物理メモではより検索が困難になります。）

オススメの利用法は
サッとその場でメモを取るのは物理メモ、電子メモの使いやすい、または使える方で良いが、最終的に情報を保管するのは電子メモ
という方法です。情報を最終的に電子メモで管理すれば、以前の基本編でも説明したソートやカテゴリ分けが利用できる上、検索もできます。

もし物理メモに複雑な図形などが含まれる関係で、電子メモに写すのが大変だ、という場合はそのページの写真を撮影し、画像データで保管することもできます。（もちろん、保管する際は後で検索ができるようにタイトルを分かりやすいものにしたり、タグ付けやカテゴリ分けなどを行なっておきましょう）

✅️3. 「その他」は禁止

フォルダに名前を付ける場合などでありがちなのが「その他」といった名前をつけて、そこに適当にファイルを放り込むパターンです。ついやってしまいがちな方法ではありますが、情報整理の観点からはタブーです。

目的のファイルが「その他」フォルダに含まれていることが確定している場合は、あとソートを利用すればいいのでは？と思われるかもしれませんが、そもそも「その他」というフォルダを作成した時点で、それが確定することはほとんどないと思ってください。なぜならば「その他」という名前はそれを含め２つ以上のフォルダがあるときにしか使われないはずだからです。

「いやいや、私はきちんとフォルダでカテゴリを分けており、その上で「その他」は「その他」に入れるファイルを頭の中で理解してやっているから大丈夫」という方もいらっしゃるかと思いますが、カテゴリ分けをするためのフォルダの構成はデスクトップを含めて情報の増加に伴い、変化していきます。今はうまく探せているかもしれませんが、１年後に目的のファイルが「その他」にあるかないかがすぐに分かる保証はあるでしょうか？

以上のことから、「その他」フォルダは情報整理の観点からはタブーとなります。

✅️4. 物は縦に重ねない

主に書籍でよくやりがちですが、とりあえずといった感じで物を立てに重ねて放置するパターンがあります。何故これを多くの方がやりがちになってしまうかというと、横幅を取らないで多くのものをその場に置くことができるメリットが享受できてしまうためです。特にスペースが限られているデスクの上などで本当によくやられてしまう方法です。

このメリットがもしかしたら活用できそうな状況とは、例えば長期間使用しない倉庫などで保管する場合などでしょうか（とはいえ、使用する際にアクセスしづらくなることがほとんどなので、棚などを利用して重ねずに管理することを強くオススメします。）

この方法のデメリットは一番上にあるもの以外のものを取り出す際、一度重なったものを取り去ってから取り出す必要がある（しかも、取り去ったものは重ね直すか、別の場所に置く必要がある）点です。想像しただけでも使いづらいと分かっていただけると思います。（CPUのスタックの方式の１つである"LIFO"と言われるとピンとくる方もいらっしゃるかもしれません。）

例えば、衣類やタオルの類はどうでしょうか。実際のところ、ご家庭でチェストなどに仕舞う場合、畳んで重ねて仕舞う方が多いと思います。しかし、下側の衣類へのアクセスが困難になったり、また衣類やタオルの使用回数に違いが出てきてしまい、傷みやすいものとそうでないものが出てきてしまうなどの問題が発生します。（そもそも普段から使用しないものは使用頻度の高いチェストに保管せず、保管用の倉庫などに仕舞うべきです。）

チェストへの保管の際、重ねないように保管する方法としては、折りたたんだら立てるようにして仕舞うと、保管している衣類の全てに容易にアクセスできるようになるので非常にオススメです。

以下のサイトがチェストへの収納方法として非常に分かりやすかったので、参考のためにご紹介します。

また、アパレルショップでは、ハンガーで服をかけていたり、重ねて陳列されている衣類は同系のもので揃えている所も多いです。（商品は購入されるまで洗濯をするものではないはずなのでこれで問題ありません。）

✅️5. 情報に対しては、視野やアクセスを妨げない

前項4.と似ていますが、これはより広範囲な部分で意識すべき事項です。
例えば、あなたのデスク上にあるものは一目で全てのものを視認できるでしょうか？

前項4.でも述べましたが、チェストは１度開いただけでその中の全てのものにアクセスができると非常に便利です。

普段から使わないものを倉庫に仕舞う場合、奥にあるものが一目で分からない、ということもあると思います。その場合は、手前のダンボール、もしくは棚などに『その列には何があるのかを全て記載して見えるようにしておく』と、その倉庫内にあるものの検索に活用できます。どうしても重なって保管せざるを得ない場合はこのような工夫をすると良いです。

もう一つの例では、本棚の手前側にものが置いてあり、本へのアクセスが阻害されている状態です。スペースが空いているとついついものを置きたくなってしまいますが、本へのアクセスが困難になってしまうため避けたほうが良いです。

注意すべき点としては

• 極力手の届かないところにものを置かない

• 視認できない保管の仕方は避ける（何があるか分かるようにラベルなどを貼付する）

あたりです。少なくとも視認できない状態は避けましょう。

もし、モノが多すぎて保管場所が覚えきれない、という方がいらっしゃいましたら、私が作成したアプリ『FloorInfo』の使用を是非オススメいたします。モノの保管場所のメモ、場所の検索が可能となっております。

さらに、このアプリには期限があるもの（例えばレンタルCDや食品など）を期限を添えて記録したあとに日付でソートすることや、通知が利用できる機能もございます。（このアプリはiOSのみでご利用いただけます）

✅️6. 最後に

いかがでしたでしょうか。情報の整理整頓や片付けに関してあまり意識したことがなかった方でも、なんだかできるような感じがしませんでしたか。

情報整理には才能は必要ありません。しかもこの力を養っていくことであなたの能力はこれからぐんぐん上がっていくことでしょう。

また、項目1. でも述べた通り、最終的にはあなたの人生はあなた自身の手で意思決定、取捨選択をしていく必要があります。何故かというと、それを手放すとあなたを利用しようとしている人間にあなたが持つ何かを奪われる機会を与えることになるからです。（このテーマに関しては、もしかしたら今後記事にして公開するかもしれません。）

あなたがあなたらしい人生を歩みたいのであれば、情報を整理する力は今後必要になってくることでしょう。

これでこの記事の締めとさせていただきます。
長くなりましたがここまでお読みいただきありがとうございました。