第5章：効率化の仕組みをつくる― 小さな工夫を積み重ねて、残業を減らす ―

2025年8月2日 05:37

「仕事が早い人」と「遅い人」の違いは、才能や学歴ではありません。
私の経験上、一番の違いは「効率化の仕組みを持っているかどうか」です。

つまり、考えずに動ける“型”や“ツール”をどれだけ持っているか。
これは後天的に誰でも身につけられるスキルです。

この章では、私自身が取り入れて効果があった、シンプルだけど強力な時短テクニックを紹介します。

業務で何度も使う資料やメールの文章は、型化してストックしておきましょう。
たとえば：

ゼロから考える時間がなくなり、「作る時間」ではなく「考える時間」に集中できるようになります。

日々のパソコン操作で、毎回マウスで操作していませんか？
小さなショートカット操作を積み重ねるだけで、1日数分、1ヶ月で数時間の時短になります。

最低限覚えておきたいのは以下の通りです：

操作(Windows)
コピー Ctrl + C
貼り付け Ctrl + V
元に戻す Ctrl + Z
全選択 Ctrl + A
検索 Ctrl + F
タブ切替 Ctrl + Tab

さらに、使っている業務アプリ（Excel、Notion、Slackなど）の独自ショートカットも調べておくと◎です。

ChatGPTやNotion AI、Google Geminiなど、近年のAIはとても優秀です。
ただし、「すべて任せる」のではなく、考えるための“補助輪”として使うのがポイントです。

たとえば：

ゼロから考える負荷を減らし、自分の判断や修正に集中することで、作業スピードは格段に上がります。

AIは100点を期待するより、1割から8〜9割を作り出すのが効率がよい使い方です！

「探す時間」ほど、もったいないものはありません。
使うファイルやWebページにすぐアクセスできる仕組みを整えておきましょう。

“探す前提”の働き方から、“即アクセスできる”環境へ。 これだけで1日30分浮くこともあります。
デジタル、アナログに問わず、情報整理は少しずつ、定期的に行いましょう

「毎回同じ作業をしているな…」と気づいたら、それは自動化チャンスです。

おすすめの簡易自動化例：

最初から自動化しようとせず、「定型化→改善→自動化」の順序を意識しましょう。

効率化とは、“サボること”でも“ズルすること”でもありません。
限られた時間の中で、より本質的な仕事に集中するための技術です。

小さな工夫を積み重ねれば、1日30分、1週間で数時間、1ヶ月で1日分の時間を捻出できます。

次回（第6章）は、「集中力を維持する仕組み」を紹介します。
時間を効率的に使うには、集中力のコントロールが欠かせません。

前回(第4章)はこちら↓↓

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