PDFの文字が相手の画面で変わる｜書体と動画が中に入っているかの見分け方

取引先に見積書を送ることになりました。
体裁を崩したくないので、ExcelではなくPDFにして送ります。

折り返し電話が来ます。
「書体が違って見えます」。
別の担当者からは「一部が黒い丸になっています」。

自分の画面では、正しく出ています。
ファイルも壊れていません。

PDFにすれば同じ見た目で届く、というのは半分だけ正しい話です。
書体がファイルの中に入っているかどうかで、結果が変わります。

この記事では、PDFの書体と、スライドの動画について、AdobeとMicrosoftが日本語で公開している資料から、渡す前に見る場所を並べます。

PDFは、書体そのものを中に入れて運べる

埋め込みという仕組みがある

Adobeの日本語の解説に、仕組みが書かれています。

文字の形そのものを、ファイルの中に入れてしまうということです。
相手のパソコンにその書体が入っていなくても、同じ見た目で出ます。

ただし、許可されている場合だけである

同じ段落に、条件が続いています。

許可している場合のみ、と書かれています。

PDFにすれば必ず見た目が保たれる、とは書かれていません。
使った書体しだいです。

買った書体でも、埋め込んでよい範囲は製品ごとに違います。
無料で配られている書体も同じです。

入れ方が2つある

埋め込みには2通りあると書かれています。

• フォント全体の埋め込み

• ファイルで使用されている文字のみを含むサブセットの埋め込み

全部入れるか、使った文字だけ入れるか、です。

日本語で効いてくる注記も、同じページにあります。

裏を返せば、日本語の書体を使っている文書では、わずかでは済まないことがあるということです。
文字の種類が多いためです。

渡すだけなら、使った文字だけを入れるほうで足ります。

埋め込めなかったPDFは、エラーを出さずに別の書体になる

置き換えられて、そのまま開く

埋め込めなかったときに何が起きるかも、同じページにあります。

置換される、と書かれています。

開けなくなるのではありません。
別の書体に差し替えられて、普通に開きます。

ここが厄介なところです。
エラーが出ません。
相手は違和感なく読み進め、印刷して初めて気づきます。

差し替え先には、名前が付いている

何に差し替えられるかも書かれています。

セリフ体かサンセリフ体か、という大きな分類だけを引き継いだ書体に置き換わります。

行は維持される。形は一致しない

ここは、思われているのと逆です。

行と改ページを維持するように適合させることができる、と書かれています。
置き換えたせいで2枚になる、という話ではありません。

崩れるのは、そちらではありません。

形が一致しない、です。

ページ数は合っているのに、字面だけが違う。
だから受け取った側も「壊れている」とは言わず、「なんとなく違う」と言うことになります。

日本語では、黒丸になることがある

日本語を扱う会社に効く記述が、続けてあります。

黒丸として表示される、と書かれています。

先方から「丸が並んでいます」と言われる現象は、これです。
文字化けというより、代わりに使える書体を用意できなかった状態です。

渡す前に見る場所は、文書のプロパティにある

一覧が出る画面が決まっている

確認する場所も、同じページに書かれています。

Windowsならメニューから、macOSならファイルから、文書のプロパティを選び、そこで「フォント」タブを選択する、という手順です。

なお、Adobeはこの手順を、PDFからテキストをコピーしたり貼り付けたりすることが困難な場合の確認先として案内しています。
埋め込みの確認そのものの手順として書かれているわけではありません。
ただ、開く画面は同じで、そのPDFが使っている書体の一覧がそこに出ます。

見るのは、名前の後ろの表記です。
埋め込まれているものには、埋め込みである旨と、サブセットかどうかが付きます。
何も付いていないものは、相手の環境にある書体で表示されることになります。

書体を減らすほうが早い

毎回このタブを開くのは、現実的ではありません。

使う書体を社内で決めている会社なら、最初の1回で分かります。
埋め込めない書体が混じっていたら、その書体を標準から外します。

凝った見出し用の書体を1つ入れただけで、そこが差し替わります。
本文と見出しで2種類までに絞ると、起きる場面がほとんど無くなります。

消したつもりで残っているものを確かめる話は、こちらで扱っています。
PDFの黒い四角が文字の上に置いただけであることと、墨消しとの違いをまとめています。
https://note.com/yunta_fukurou/n/n08277ce46aef

スライドの動画も、中にあるか外にあるかで決まる

入れ方が2つある

同じ構造の事故が、スライドでも起きます。
製品紹介のスライドを送ったら、動画のところが黒いまま、というものです。

Microsoftの日本語の解説は、最初にこう書いています。

埋め込みと、リンクです。

そして、それぞれの長所と短所が並べて書かれています。

埋め込みは重い。
リンクは軽いが、切れる。

黒いままになるのは、リンクのほうです。
スライドの中に動画そのものは入っておらず、自分のパソコンの置き場所を指しているだけだった、という状態です。

ファイルを送っても、指し先までは付いていきません。

既定は埋め込みだが、選べる

上の引用に「埋め込みビデオ (既定の動作)」とあります。
何もしなければ埋め込みになります。

ではなぜリンクになるのか。
挿入するときに選べるからです。

挿入ボタンの横の矢印です。

自分で押した記憶がなくても、前の担当者が作ったファイルを引き継いでいれば、リンクのまま使い続けていることがあります。
容量制限のあるメールでやり取りしていた時期に、軽くするために選ばれていた、ということが起こります。

どちらなのかは、ファイルタブで分かる

ここが実務で効きます。

ファイルタブの情報です。
そのスライドが持っているメディアの一覧と、リンクか埋め込みかが出ます。

リンクがある場合については、続きがあります。

どのファイルを一緒に渡せばよいかが、その画面で分かります。

自分の画面では正常なのに相手の画面では違う、という形は、クラウドの同期でも起きます。
手元のフォルダーに見えているのに中身がそこに無い状態と、その見分け方をこちらで扱っています。
https://note.com/yunta_fukurou/n/n42a8fbd13b62

リンクのまま渡すなら、置き場所の決まりがある

同じフォルダーに入れてから、貼り直す

リンクのまま渡す場合、置き方の指定があります。

同じフォルダーにコピーしてからリンクする、という順番です。

別の場所にある動画にリンクしたままフォルダーごと渡すと、相手の環境では指し先が変わります。
先にコピーして、貼り直すのが正しい順番になります。

そのうえで、フォルダーごと圧縮して渡します。
スライドだけを添付すると、動画は付いていきません。

形式の推奨も書かれている

リンクと埋め込みを直しても再生できないときは、形式を疑います。

拡張子が .mp4 でも、中の圧縮方式が違うことがあります。
撮影機材から出てきたものを、そのまま貼っていないかを見ます。

再生されないのは、始まる条件のせいかもしれない

最後に、故障でも設定ミスでもない場合があります。

同じページに、再生の始まり方が3つ挙げられています。
一連のクリック動作、自動、クリック時、の3つです。

そして、既定については、こう書かれています。

つまり、スライドのどこかをクリックして次に進むと、そこで再生が始まります。
動画そのものを押す操作ではありません。

会議の場で動画だけ押しても始まらない、という話は、ここに当たることがあります。
渡す側が「自動」に変えておけば、相手は何も考えずに済みます。

送る前の3つ

実務としては、これだけです。

1. ファイルタブの情報を開き、リンクか埋め込みかを見る

2. リンクなら、動画をスライドと同じフォルダーに置いてから貼り直し、フォルダーごと渡す

3. 相手に1回再生してもらう

社内で配る資料なら、埋め込みに統一しておくほうが事故が減ります。
重くなりますが、届かないよりましです。

中に入れて重くなったファイルは、こんどは渡す手段の側で引っかかります。
USBメモリの1ファイルの上限と、共有フォルダで弾かれる文字を別の記事で扱っています。
https://note.com/yunta_fukurou/n/n8cbec20bce98

まとめ

• PDFのフォント埋め込みは、文字データをファイルの中に組み込んで、元の書体で表示できるようにする仕組みである

• ただし、埋め込みができるのはフォントメーカーが許可している場合のみ、と明記されている

• 埋め込めず、相手も元の書体を持っていない場合、フォントは置換される。エラーにはならない

• 置換フォントは伸縮して、元の文書の行と改ページを維持するように適合させることができる、とされている。ページ数が増える話ではない

• 一方で、特に筆記体のような特殊なタイプフェースでは、常に元の文字の形状と一致するわけではないと書かれている

• アジア言語では、代替できない場合にテキストが黒丸として表示されるとされている

• 確認は、文書のプロパティのフォントタブである。Adobeはこの画面を、テキストのコピーが困難な場合の確認先として案内している

• スライドの動画には埋め込みとリンクの2つがあり、既定は埋め込みである

• 埋め込みは便利だがサイズが大きくなり、リンクはサイズが小さいままだがリンクが切れる可能性がある、と書かれている

• どちらなのかは、ファイルタブの情報にある「メディアの互換性の最適化」で確認できる

• リンクのまま渡すなら、ビデオをプレゼンテーションと同じフォルダーにコピーしてからリンクすることが推奨されている

• 形式は、H.264とAACでエンコードされた .mp4 が推奨とされている

• 既定では、ビデオはクリックシーケンスの一部として再生される。動画を押す操作ではない

皆さんが先週送ったPDFは、書体が中に入っていたでしょうか。
配ったスライドの動画は、中にあったでしょうか、外を指していたでしょうか。

参考・引用元

PDFの書体

• アドビ「Distiller を使用した PDF でのフォントの埋め込みと置換」（Adobe Acrobat、最終更新2025年11月5日） https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/desktop/create-documents/explore-advanced-conversion-settings/font-handling-distiller.html

スライドの動画

• マイクロソフト「コンピューターからビデオ ファイルを挿入して再生する」（Microsoft サポート、2026年9月時点。Windows向けの記述） https://support.microsoft.com/ja-jp/office/f3fcbd3e-5f86-4320-8aea-31bff480ed02

実務で使う書式について

この連載の内容を、社内でそのまま使える書式にまとめたものを、別のマガジンで公開しています。規程のひな形、対応フロー、チェックシート、報告書式などです。

実務で使う書式・キット
https://note.com/yunta_fukurou/m/mfc25857fab40

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