#14 借上社宅と消費税の基本構造

― 社宅関連費用はどのように整理されるのか ―

※本記事は借上社宅制度シリーズの一部です。

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【ご留意事項】
※本記事は、借上社宅制度に関連する消費税上の一般的な考え方や実務上の整理を目的として作成しています。具体的な税務申告・課税区分・税額計算等については、必ず顧問税理士や所轄税務署等へご確認ください。
 
※本記事は一般的な制度理解・実務構造の整理を目的としたものであり、個別案件に対する税務判断・税務助言を行うものではありません。
 
※本記事内の「課税」「非課税」「不課税」等の記載は、一般的な考え方や実務上の整理例を説明するものであり、個別取引に対する税務判断を示すものではありません。
 
※消費税の取扱いは、契約内容・取引実態・用途区分・事業者区分等によって異なる場合があります。実際の運用にあたっては、必ず専門家へご確認ください。

1.■ 借上社宅の消費税は、なぜ複雑に見えるのか

借上社宅の費用について、
｢居住用の家賃は消費税が非課税｣と聞いたことがある方は多いと思います。
 
これは基本となる考え方です。
会社が従業員の居住用として住宅を借り上げる場合、
住宅として使用することが契約等から明らかであれば、
貸主から会社への住宅の貸付けは、一般的に非課税となります。

会社がその住宅を従業員へ貸し、社宅使用料を受け取る場合も、
住宅の貸付けに係る対価は一般的に非課税です。
 
ただ、社宅の運用で会社が支払うのは家賃だけではありません。
入居時には仲介や契約の費用が発生し、
入居中には共益費や駐車場代がかかります。
更新時には複数の費用が一緒に請求され、
退去時には原状回復の精算が生じます。
 
これらはすべて「社宅に関する費用」ですが、
消費税上は同じ取引とは限りません。
 
借上社宅の消費税を理解する出発点は、
社宅関連費用を一つのまとまりとして見るのではなく、
それぞれの支払いが、どの取引に対応しているかを見ることです。

2.■ まず「取引」を分けて考える

借上社宅の周りには、いくつかの取引や費用負担の関係があります。
 
たとえば、会社が貸主から住宅を借り上げ、
社宅規程などに基づいて従業員に貸与する場合､次の関係を分けて考えます｡
 
・貸主と会社の関係：
　　　会社が従業員の社宅として住宅を借り上げ、家賃を支払う
・会社と従業員の関係：
　　　会社が従業員に住宅を貸与し、社宅使用料を徴収する場合がある
 
ここでいう「貸与」は、会社と従業員が別途、
賃貸借契約書を交わす必要があるという意味ではありません。
 
さらに、不動産会社が会社へ仲介サービスを提供する場合は、
住宅の貸付けとは別の取引が加わります。
退去時に業者が工事を行えば、その工事についても確認が必要です。
 
一つの社宅について支払う費用が、すべて同じ性質とは限りません。
 
一枚の請求書に複数の費用が載っていても、
その中には住宅の貸付けに係る対価、手続きや工事の対価、返還を予定
した金銭などが含まれ得ます。
 
たとえば、
返還される敷金は、通常、住宅を貸す対価そのものではありません。

一方、住宅の賃貸借契約に伴う返還不要の礼金や更新料は、
一般的に住宅の貸付けに係る対価として扱われます。

「返ってこないお金だから課税」という分け方はできません。
 
このように、最初に取引や費用の性質を分けておくと、
費用名だけを見て消費税の取扱いを判断してしまうことを
防ぎやすくなります。

［参考］家賃や共益費など、社宅関連費用ごとの確認ポイントは、
               こちらのQ&Aで整理。
⚖ 税務・社会保険を詳しく知りたい方

3.■ 費用の性質は、名称だけでは分からない

実務では、同じような名前の費用でも、内容が異なることがあります。
 
たとえば、
「更新料」と「更新事務手数料」は、どちらも契約更新時に発生します。
しかし、前者が住宅の貸付けに伴う対価で、
後者が別の事業者による更新手続きの対価であれば、
確認すべき取引は異なります。
 
反対に、
請求書で家賃と共益費が分かれていても、
共同住宅の共用部分に係る費用を入居者が応分に負担する共益費は、
住宅家賃に含まれる場合があります。
 
つまり、確認するのは「どんな名前で請求されたか」だけではありません。
その支払いによって、誰から何を受けているのか。
住宅の貸付けに含まれるのか。それとも別のサービスなどに対応するのか。
 
この問いを持って契約書や請求書を見ることが、
社内での情報整理に役立ちます。
 
原状回復費用も、名称だけでは整理できない例です。
貸主が借主に代わって原状回復工事を行う場合と、
損害を補填する金銭を支払う場合とでは、取引の内容が異なります。

「原状回復費」「損害賠償金」という記載だけで結論を出さず、
何が行われ、何に対して支払うのかを確認する必要があります。

4.■ 会社契約と個人契約で確認すること

借上社宅では、誰が貸主と契約しているかも確認しておきたい点です。
 
会社が貸主と賃貸借契約を結ぶ場合、
会社は住宅を借り上げ、社宅規程などに基づいて従業員に貸与します。

従業員から社宅使用料を徴収している場合には、
会社が貸主へ支払う家賃と、従業員から受け取る社宅使用料を、
それぞれ確認します。
 
また、仲介や管理などの費用が発生する場合には、誰がサービスを受け、
誰がその費用を負担するのかも確認します。
 
一方、従業員が貸主と直接契約し、会社が住宅手当を支給する場合、
会社が住宅を借り上げて貸与する場合とは、
契約と支払いの関係が異なります。
 
ただし、会社契約なら関連費用がすべて同じ扱いになる、
個人契約なら会社側に確認事項がない、と一律にはいえません。

まずは、
会社がどの契約の当事者で、どの費用を、どのような理由で負担しているかを分けて把握することが大切です。
 
社宅担当者の役割は、税務上の結論を単独で出すことではなく、
契約と支払いの関係を、
経理担当者や税理士が確認できる形に整理することです

5.■ 請求から経理処理まで、情報をどうつなぐか

借上社宅の費用は、人事、社宅担当、経理、給与担当など、
複数の部署が関わって処理されます。
 
たとえば更新時に、
貸主や管理会社から複数の費用をまとめた請求が届いたとします。
社宅担当者は費用が発生した経緯を知っていても、
経理担当者には請求書の項目名だけでは内容が分からないことがあります。
 
そこで役立つのが、必要な資料を社宅担当者が確認したうえで、
経理処理に必要な内容を整理して伝えることです。

契約書、更新案内、退去精算書、社宅規程などは、
これらの情報を確認するための資料です。
経理担当者が原本や詳細を確認する必要がある場合は、
社内の権限や取扱いルールに沿って、必要な範囲を共有します。
 
特に、従業員の氏名、住所、給与控除額、退去の事情などは、
経理処理に必要かどうかを確認してから扱います。
「判断の根拠を残すこと」と「個人情報を広く共有すること」は別です。
 
たとえば退去時には、
社宅担当者が工事内容、敷金からの控除額、会社と従業員の負担区分を
確認し、経理担当者には処理に必要な費用項目と金額を伝えます。
給与担当者には、従業員からの控除が必要な金額など、
その担当業務に必要な情報を伝えます。
 
消費税の確認を、経理だけの最終工程にしないこと。
契約・請求・精算の段階で根拠を整理し、
各担当者には必要な情報を必要な範囲でつなぐことが、
社宅運用の安定につながります。

6.■ インボイス・仕入税額控除との関係

費用の内容を整理する理由の一つに、仕入税額控除との関係があります。
 
居住用住宅の家賃のような非課税取引と、
課税となり得るサービスの対価では、消費税上の確認事項が異なります。

社宅の維持などに関する費用であっても、
課税仕入れに当たるか、仕入税額控除の対象となるかは、
費用の内容や会社側の状況を踏まえた確認が必要です。
 
そのため、
「インボイスがあるから控除できる」
「家賃の請求書にインボイスがないから不備がある」
と、書類の有無だけから考えると、順序が逆になる場合があります。
 
まずどのような取引かを確認し、そのうえで、
必要となる書類や処理を経理担当者・税理士と確認する。
この順序で整理すると、
社宅担当者にも自分が集めるべき情報が見えやすくなります。

［参考］社宅の家賃とインボイス制度の関係は、こちらの記事で整理。
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7.■ まとめ

借上社宅の消費税を考える際の出発点は、
「社宅に関する費用か」ではなく、
「どの取引に対する支払いか」を確認することです。
 
居住用住宅の家賃は、一般的に非課税となります。
一方、社宅に関連する費用には、住宅の貸付けとは別のサービスの対価や、返還を予定した金銭なども含まれます。
 
実務では、次の順序で整理すると分かりやすくなります。
・誰と誰の間の取引か
・何に対する支払いか
・契約書・請求書・精算書のどこで内容を確認できるか
・会社と従業員の負担をどう記録し、担当部署へ伝えるか

個々の費用の課税区分や仕入税額控除の判断は、取引の実態や会社側の状況によって確認が必要です。
 
社宅担当者が契約から精算までの情報をつなぎ、
税務上の確認に必要な事実を見える形にしておくこと。
それが、借上社宅と消費税を実務で扱ううえでの土台になります。

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■ 本シリーズについて
借上社宅制度は、税務・社会保険・規程設計が複雑に関係するため、個別事情によって最適な対応が異なります。
 
本シリーズでは全体像の整理を目的として発信していますが、実務に落とし込む際には個別判断が必要になる場面も多くあります。
現在は情報発信を中心としていますが、今後は制度運用に関する実務上のコミュニケーションの場も広げていければと考えています。
 
なお、記事テーマに関するご質問やご感想があれば、コメント等でお寄せいただけますと、今後の発信の参考にさせていただきます。

著者
Yoshihiko Tagawa｜借上社宅制度の情報整理・研究
 
借上社宅制度について、制度運用や社宅管理の観点から情報整理・発信を行っています。
毎月3000戸超の社宅運営に携わる中で、借上社宅制度の運用面・管理面に関する情報整理を行ってきました。
本noteでは、借上社宅制度に関する一般的な仕組みや運用上の考え方を、情報整理を目的としてまとめています。
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