プロジェクトマネジメントについてまとめてみた

自分自身、きちんとできてるか分からないのと我流の部分が多いのですが、仕事でプロジェクトマネジメントのような仕事をすることが多く、少し前に勤め先のメンバーに対してプロジェクトマネジメントに関する研修を行いました。

完全に個人的な考え中心ですが自分なりのプロジェクトマネジメントについて研修内容も踏まえながらまとめてみたいと思います。

※一般的にプロジェクトマネジメントというとITコンサル、システム開発あたりで使われる言葉かもしれません。それらとは関係ない内容であくまで自分自身が考えているプロジェクトマネジメントの定義や内容になります。

プロジェクトとは、プロジェクトマネジメントとは

まずプロジェクトマネジメントとは、プロジェクトをマネジメントすることなので、先にプロジェクトの定義を。

期限までに何らかの目標を達成させる業務

自分が考えるプロジェクトの定義はこちらです。
「いつ」の期限までに何らかの「目標」を達成させることが必要な業務。

そしてこれをマネジメントするのがプロジェクトマネジメント。

マネジメントというのは管理する意味がありますが、何を管理するのか、というと、目標を期限までに達成するために必要なこと全てと言えるかと思います。

ということでプロジェクトマネジメントとは、
期限までに何らかの目標を達成させる業務を遂行するために必要なこと全てを管理すること
と言えるのかなと思います。

プロジェクトマネジメントの具体的な業務内容

目標を期限までに達成するために必要なこと全て

次にここからもう少し具体的な内容に落とし込みました。

それがこちら。

目標＝ゴール
期限＝スケジュール
必要なこと＝タスク
全体に関わること＝コミュニケーション

何をすればうまくいった、成功したのか、のゴールを決めて、何を行えばゴールになるのか、のタスクを洗い出して、それらのタスクをいつまでにどのような時間軸で行うのかのスケジュールを決めて、関わる関係者とコミュニケーションをとって進めていく。

他にもあるかもしれませんが、これらがプロジェクトマネジメントに必要な中心の業務かと思います。
では、次から各内容について解説。

ゴール設定

まずは、何をすればうまくいった、成功したのか、のゴールを決めます。

会社経営で言うと会社を経営するために
”理念”→なぜ存在するのか
”ビジョン”→どうなりたいか
がありますがこの2つで言うとビジョンのイメージで、なりたい姿、どこを目指すか、と言いうこともできるかと思います。

会社の組織と絡めて考えると、まず会社のビジョンがあって、そのビジョンを達成するために色々な組織、部署ができて、その部署のミッションを達成するために各プロジェクトが生まれ、そのプロジェクトを遂行するためにプロジェクトマネジメントをするというイメージです。

プロジェクトのゴールを決める際には、その上段の組織や部門のミッションの遂行に影響するか、貢献するか、という観点で考えてみてもいいかもしれません。

ゴールはプロジェクトメンバーが目指す場所を明確にするため、よかったかどうか判定するために設定します。そのため、目指す場所が分かるものでないといけないですし、後で振り返ったときによかったか悪かったか判定できないといけません。
特に後者はよく数値で、定量的に測定できるものがよいと言われます。

・売上を上げる
ではなく、
・売上5億円を目指す
というような感じです。

タスク設定、スケジュール設定

2つ目はタスク設定とスケジュール設定で、これは2つ同時に研修しました。タスクはいつまでやるかのスケジュール設定がセットになってないと成り立たないためです。

タスクとはゴールを達成するために必要なこと
がすべて入ります。会議とかも。
ゴールの構成要素、ゴールを分解したもの、とも言えるかもしれません。

よく5W1Hが大事と言います。個人的にはその中でもWhat、When、Whoの
誰が何をいつまでに、を特に重要視してます。他が不要というわけではないのですが、一旦この3つがしっかり押さえられてれば致命的な抜け漏れはしない場合が多いです。

タスクを洗い出したらスケジュール表に落としていきますが、スケジュール表にこの誰が何をいつまでにが入ってる(タスク、担当、期限)のが重要です。

タスク設定をする際にはこの視点で向き合うことを意識しています。そしてスケジュールを組む際には最終的な納期に各タスクが間に合ってるか、各タスクにある程度余裕を持った作業時間を割り振れているか。

抜け漏れなくタスクを出すためにはプロジェクトを始める前に実際に頭の中でスタートからゴールまでイメージしてみることが重要だと思っています。ここがリアルであればあるほど抜け漏れは少なくなります。

とはいえ、初めてのプロジェクトの場合、なかなか全てをイメージできないかもしれません。その場合でもどの部分がイメージできていないのか、を認識できてることも大事だと考えます。イメージできてないことが分かれば周りの人に相談するなり、試しにトライアルで実行してみるとか、などで補完することができるかもしれません。
自分の場合はある程度出来上がったら他の人に「大枠用意しました。抜け漏れいないか確認お願いします。特にこのあたりが少し不安なので見て頂きたいです。」的な感じで第3者に客観的に見てもらったりすることが多いです。

コミュニケーション

最後にコミュニケーションです。個人的にこれが1番大事だと思ってます。
プロジェクトは基本複数人が連携して進めます。ゴールやタスクやスケジュールをしっかり準備しても、所詮実行していくのはプロジェクトメンバーです。メンバー同士、しっかりコミュニケーションが取れてないとゴールまで走り切ることは難しいかと思います。

そのうえで大事なのがコミュニケーションで、メンバー間で建設的にコミュニケーションを図るうえで大事(だと個人的に思い日々実践していること)なことを研修で伝えました。

まず、コミュニケーションはだいたいの場面において自分から発する何か(言葉、行動）、相手から発する何か(言葉、行動）が繰り返されるものだと思っています。
その両方の場面で大事なことが以下の2点。

個人的にですが、この2点を抑えてコミュニケーションをとれば基本円滑に進められることが多いです。

「自分発」の場合

例えば何かを依頼されていて、納期は18時。
現在14時でもしかしたら18時までに間に合わないかもしれない、、という状況のとき。
このとき、どういう行動をとるか、もしくはとらないか。

考える選択肢としては、

①間に合うかもなので18時までひたすら頑張る
②万が一間に合わない可能性考え事前に一言連絡する

この2つ。

どちらの場合においても間に合った、間に合わなかったの2つの結果が考えられます。この4つのケースそれぞれで相手の方はどう思うかというと、、

必ずこうなるとは限りませんが、恐らく4つのケースにおいて上記のようなことを思うかと考えられます。赤字の部分、

①間に合うかもなので18時までひたすら頑張る
①-2 やっぱり間に合なかった

この場合は、信用問題に発展しそうですね。
他の3つのケースは、致命的な問題には発展しにくそうです。

以上を踏まえると、

②万が一間に合わない可能性考え事前に一言連絡する

こちらを選択するのは、よいのでは、と考えます。

このように自分発の場合は、

1.言動の選択肢（言動しない、も含め）
2.選択肢を選んだ後の結果
3.結果によるコミュニケーション相手が受ける恩恵・損害

この3.までをイメージしたうえで、自分がどう行動するか、しないか、のコミュニケーションをするのがよいと思います。
中には3．までイメージができてないと思われる言動をする方も見受けられます。

その場合、恐らく目先の部分までしか見えてない可能性が考えられます。
自分が発信したら受け取る相手がいる。その人はどう思うか、少し先までイメージできるようになるとうまくコミュニケーションが図れると思います。

「相手発」の場合
さて、次は相手発の場合、こちらも例を基に解説。

先ほどと同じ18時納期で現在14時。資料の提出相手から「資料の進捗どうですか？」と一言聞かれました。これに対してどうリアクションするか。

提出相手の「資料の進捗どうですか？」には言葉の通り、資料の進捗度合いを知りたい。ということの他に、18時納期の14時なので「納期に間に合うのか知りたい」という意図があると考えられます。
この意図を読み取れるか、が相手発のコミュニケーションの場合、重要になります。

ここで相手の意図が読めない場合は「今、進捗は〇割です。」と、質問の答えのみを返してしまうことがあります。
そうではなく、ここでは、

今、進捗は〇割です。　　　　　　　　←質問への回答
18時までには確実に終わる予定です。　←意図への回答

このように返すのがよいかと考えます。
※あくまで実施した研修においての模範解答です。同じようなケースがあっても違うコミュニケーションをとる場合もあるかと思います。

余談ですが、今回の場合、色々面倒だからそれなら「資料どんな感じ？納期に間に合いそう？」とどちらも直接聞いてほしいという考えもあるかもしれません。
なぜ、人はこのケースのように意図を隠して聞いたりしてくるのでしょうか。

個人的な考えですが、誰しも納期に遅れようとして仕事をするわけではないかと思います。基本的に納期に間に合うように努力するかと思います。その前提があるうえで「納期に間に合いそう（遅れそう？）？」と、直接聞くのは聞きづらい、でも間に合うか確認したい、、という心理があり意図を隠して質問したりするのではないかな、と思います。
自分もやはりこのようなことに限らず遠回しで聞いて確認することは多々あります。

以上、かいつまみましたが、実施したプロジェクトマネジメント研修の内容でした。

プロジェクトマネジメントは特別な業務なのか

最後に、今回、自分のやってることを整理してて思ったことです。

「プロジェクトマネジメント」というと横文字ですし(笑)、少し壮大な仕事をイメージしてしまうかもしれません。

ですが、特定の期限までに何らかの目標を達成する必要ある業務であれば、些細なことでもプロジェクトと言えるかと思います。(あえてプロジェクトとは呼ばないかもしれないけど・・）

そのため、世の中の仕事はプロジェクトだらけだと個人的には思います。

プロジェクトマネジメントというのは、特別なスキルのように聞こえるかもしれませんが一人前として仕事をするのであれば基本のスキルだと自分は思います。

そのため、こんな感じで仕事を進めるうえでのテンプレートに近いものなのかな、と思います。
そこに経験やキャリが必要な技術やスキルなどが組み合わさることで、プロジェクトが成功に近づくのでは、と思います。