もう忘れない！スマホ機能の活用で出退勤記録を半自動化しよう！

今回は教員の出退勤時間の管理を半自動化してミスを減らそうというお話です。

お知らせ

これまでnoteで紹介してきた校務効率化のアイデアをまとめた書籍が、明治図書出版さんより出版されます。

僕がこれまで紹介してきたテンプレートに加え、今後紹介していくテンプレートも、この書籍から入手できる形にしていく予定です。

ご興味ある方はチェックしてみてください。

（１）レベル１：Excelに自分で入力

これまで自分が勤務した小中学校では、出退勤時間の管理をExcelに手入力(毎日入力を管理職が口頭で推奨)、月末に印刷して提出という方法で行っていました。

この方法でやっていた時期は、入力をよく忘れてしまっており、月末にまとめて時間を入力して提出するというような割とざっくりとした管理になっていました。

出退勤時刻は正確に把握することで働き方を改善したり、業務量の適切な割振りに生かしたりすることも可能ですが、そこまでの意識をもつこともありませんでした。
※教員の仕事は時間に応じて残業代が出るわけではないので、どうしても時間管理に関する意識が薄くなりがちな側面もあります。

自分が入力をよく忘れてしまうことには気づいていたので、少しでも正確に入力を行うことができるようにスマホの位置情報をONにし、月末にGoogleのロケーション履歴を見ながら出退勤時刻の確認をしていたこともありました。

ただ、Excelを出勤時と退勤時に立ち上げて入力するのはすごく面倒(手数が多い)で、他の多くの先生もめんどくさいと感じていたと思います。

何とかきちんと管理する方法はないかなぁと思っていたところで導入されたのがウェブ上で勤怠時間を管理するサービスの導入でした。

（２）レベル２：NFCタグ

今年度から導入されたウェブ上での出退勤時間の管理ですが、最近はいくつかサービスがあるようです。

導入目的は全国的な教員の長時間労働が話題になる中で、正確な出退勤時間を把握することのようです。

正確な労働時間を把握して、働き方を改善することにつながるのであれば歓迎するべきことですが、これまでとの違いに自分も他の先生も戸惑いました。

記録の方も導入された当初は毎日気を付けて記録をしていましたが、慣れてくると入力を忘れて後日修正を申請するという状態になってきました。

毎日やれば少しの時間でできることも、月末にまとめてやろうとすると結構な時間が必要です。そして、時間がかかる＝記録をつけるのが煩わしくなるのが人間です。

そんな中最初に行ってみたのが、NFCタグを使って出退勤時に入力用のウェブサイトが立ち上がる設定の導入です。

出勤時も退勤時も通る場所に、サイトのURLを埋め込んだNFCタグを貼付け、出退勤時にタッチすることで確実に入力しようという試みでした。

自分だけでなく他の多くの先生にも使っていただくことができ、当初は効果がありました。しかし、慣れとは怖いもので最終的には習慣が根付かず、月末にまとめて修正申請をする状態になってしまいました。

（３）レベル３：Smart Connectアプリで、勤怠記録を半自動化

レベル１・２を経て、現在行っている方法は、スマホにインストールしたSmart Connect アプリを活用するものです。

Smart Connect アプリとはソニーが提供しているアプリケーションで、各種アクセサリーに接続した際・接続が切れた際に特定の動作をスマホに行わせることができるアプリです。

寝ている間に通知はスマホの通知を切っておきたい場合に、

といったような設定を行うことができます。

Smart Connectアプリ以外にも同様の目的を実現できるより高性能なアプリも多数あると思いますので、興味がある方は探してみてください。

今回はこのアプリを活用して、出退勤時刻の入力を忘れることがないようにできないか考えました。

現在は、

という２つの条件でイベントを作成し、朝車から降りるとき・夕方車に乗った時に出退勤時間を入力するサイトが自動的に立ち上がり、かつマナーモードになるように設定しています。

これによって入力忘れが大幅に減り、後日ロケーション履歴を見ながら修正申告をするというような無駄な時間をカットすることができました。

自分は車通勤をしていてアクセサリーへの接続がキーにできるので、このアプリを使っていますが、位置情報やWi-Fiへの接続などをキーにして各種動作を自動化するアプリがいろいろと提供されています。

日々同じ動作を行う仕事についてはこのように自動化または半自動化させていくことで、業務量を減らしたり負担を削減したりすることができます。

仕事だけでなくプライベートでも便利に使うことができると思いますので、ぜひ活用してみてください。

最後までご覧いただきありがとうございます。
感想や質問があれば、コメントいただけると嬉しいです。