30代男性教員が実践！ICT機器活用で早く帰るための仕事効率化法！

「もう勤務終了の時間…でも、授業準備、教材作成、生徒指導、会議など、やることが山積み。でも仕事の質は落とせない。どうしたら早く帰れるんだろう…？」

教員のみなさんは、日々の忙しさに追われ、毎日ヘトヘトになるまで働いているのではないでしょうか？

今回は、そんな先生方に向けて、質を落とさず、効率よくタスクをこなし、早く帰るために、30代男性教員が実践している時間効率化の秘訣を公開します！

自分の時間を大切にし、より充実した教育活動とプライベートの両立を目指しましょう！

お知らせ

これまでnoteで紹介してきた校務効率化のアイデアをまとめた書籍が、明治図書出版さんより出版されます。

僕がこれまで紹介してきたテンプレートに加え、今後紹介していくテンプレートも、この書籍から入手できる形にしていく予定です。

ご興味ある方はチェックしてみてください。

（１）タスク管理の効率化

①　タスクを書き出す

仕事に優先順位をつけ、効率的に進めるためには、自分が抱えているタスクと期限を把握しておくことが大切です。

仕事がギリギリになったり、仕事に追われているように見える先生は、タスク管理がうまくできていないことが多いように感じます。

自分は、朝の仕事が始まる前にタスクを書き出し、その日にやらなくてはいけないことを把握するようにしています。

それにより、期限を意識し、優先順位を決めてタスクをこなしておくことができます。

自分は、タスク管理にGoogle ToDoを使っています。

タスク管理にアプリを活用すると場所や時間を選ばず確認でき、タスクを思いついたときに追加できるので便利です。

学校だと紙の付箋に手書きしたものを、モニターやPCの画面に貼り付けている人も多いですが、職員室でしか確認できないので、隙間時間を活用しにくいです。

慣れるまで時間がかかりますが、アプリを使ってタスク管理することをお勧めします。

②　すぐできることはすぐやる

タスクには、時間がかかる重いタスクと、短い時間で終わらせることのできる軽いタスクがあります。

軽いタスクでも、後回しにすると、タスクのリストに追加され、仕事が増えた感覚になり、多忙感の原因となります。

多忙感はやる気や集中力を損ないます。

自分は、職員室の席においてあるアンケートなど、短い時間で終わらせることができるものは、その場で即終わらせて提出することでタスクがたまるのを防いでいます。

期限直前に紙がどこかに行ってしまって探さなくてはいけないというようなケースも減るので、おすすめです。

すぐやれることはすぐやりましょう！

③　並行して進める

印刷機がプリントを印刷している間に、タスクを書き出すなど、機械が進めてくれている間に他の作業を進めています。

ちょっとした時間を無駄にしないことが大切です。

④　即断・即決・即相談

声をかけられたときに、心から参加したいと思えない飲み会や会合、行きたくない出張はきっぱり断るようにしています。

付き合いで参加しても、プラスになることは少ないからです。

逆に、自分が行きたい研修や出張には積極的に参加します。

また、タスクを振られた際には、何を・いつまでに・どれくらいのクオリティでこなせばいいのかしっかり確認してから受けるようにしています。

これを確認することで、相手の求めるものが明確になって無駄に時間をかけることや、やり直しすることが減らせます。

仕事を進めるうえで困ったことがでたらすぐに相談します。

自分で考えているより、わかる人に相談してしまった方が解決が早いです。

（２）作業の効率化

やらなくてはいけない作業もなるべく効率化することを心がけています。

①　繰り返し作業を減らす・効率化する

毎日・毎週・毎月行わなくてはいけない作業は、なるべく効率化します。

週案は、教務主任や学年主任が時間割を作れば、連動して作られるようなスプレッドシートを作成し、個人でコマの管理をする必要を減らしました。

自分は中学校で社会科を担当しているのですが、全ての授業で発問、板書のデータ、掲示物のデータを作成し、フォルダに分けて保存しています。

１年目は準備が大変ですが、２回目以降にその学年の授業を行う際は、前回の反省を生かして微修正するだけでいいので、授業準備が大幅に軽減できます。

授業のために準備したデータを来年以降も使えるようにきちんと保存しておくことが大切です。

夏休みを活用して授業準備を進めてみてください。

②　隙間時間の活用

教室に行ってから始業までの時間、出張先について会議が始まるまでの時間など、細かい隙間時間を無駄にせずに仕事を進めています。

隙間時間は出先で突然発生することもありますが、タスクをアプリで管理しておくことで、どこにいてもすぐにタスクを確認し、優先順位の高いものから進めることが出来ます。

そのために、必要な資料を常に確認できるようにしておくことも大切です。

自分は社会の教科書や資料集などの必要なデータをどこからでも参照できるようにクラウドに保存していて、「資料がないから隙間時間を活用できない」という状況を防いでいます。

隙間時間を活用するために、Surface Pro Xが大活躍中です。

Surface Pro Xの魅力については以前の記事を参照してください。隙間時間を活用したい先生におすすめです。

（３）情報管理と整理整頓

情報管理を効率化することで必要な情報に、短い時間でアクセスできるようにしています。

①　ペーパーレス化

職員室で配布される資料は、以下のように分けています。

どうしても紙で保管しておく必要がある物のみファイルや棚に整理して保管、そうでないものはスキャンして廃棄するようにしています。

紙をスキャンし、クラウドに保存しておくことで、職員室外でも必要な情報にアクセスできます。※個人情報はダメ

配られたらすぐに上の手順で廃棄 or 保存するように心がけることで、机に紙がたまらないようにしています。

 スキャナーは、複合機のスキャン機能を使うことが多いですが、文書の枚数が多いときは、ドキュメントスキャナーを活用しています。

保存が必要な紙はファイルに綴じて、机の引き出し内のファイルボックスに保存しています。100均にも売っています。

②　整理整頓

机やロッカー、カバンの中身、PC内などの整理も日常的に行います。

机やロッカーはどの引き出しに何をどこに入れるか決め、必要最低限のものを入れるようにしています。

職員室と教室の机の一番上の引き出しでは、下のようなツール管理シートを使って文房具の定位置を決めています。

文房具の居場所を決めておくことで、探す時間が短くなり、不要な物も増えなくなります。

校内で使用するカバンも、授業に必要なもの厳選して詰め、探す時間を最小限にしています。

校内でカゴを持ち運ぶ先生もいますが、物が入りすぎてしまうため、あまりお勧めしません。

過去にカバンの中身を紹介した記事を貼っておきます。

現在は、iPad Pro 11(2020)が追加され、チョークを持ち歩かなくなるなど、若干変化していますが、参考になると思います。

自分でルールを決め、身の回りを整理整頓しておくことで、

• 必要な文房具や情報を素早く取り出せる

• 「物を探す」時間を減らせる

• 重要な書類の紛失を防げる

などのメリットがあります。身の回りがぐちゃぐちゃになりがちな先生は参考にしてください。

夏休みは、整理整頓のチャンスです！

（４）その他

①　ICTの活用

ICTを活用することで、テストの採点、予定管理、週案の作成、生徒の課題点検などを効率化することが出来ます。

自分の書いた記事と、noteにいる先生たちの活用例をそれぞれマガジンにまとめてありますので、ご覧ください。

現場では、ICTが苦手な先生もたくさんいるので、なかなか全校で一斉に行うのは難しいというケースもあります。

そんな時は、協力してくれる先生・学年で「お試し」という形で導入してみると、便利さが口コミで広がって活用につながっていくことも多いです。

ICT活用したいのに、なかなか提案が通らないと悩んでいる場合は、「お試し」が意外に有効ですので、試してみてください。

VBAやGASを学習することで、繰り返し業務を効率化することも可能です。

自分も昨年の夏休みに本で勉強し、AIにVBAのコードを書いてもらうことで、いくつかの業務を効率化することに成功しました。

こちらの記事でおすすめの本を紹介していますので、よろしければご覧ください。

②　しれっと減らす

自分の担当している仕事で、不要だと思うものはしれっと削減しています。

特に担当して２年目になると、１年目の経験から不要なものを目利きできるようになりますし、去年きちんと仕事をこなしたという実績もあるので、しれっと仕事を減らして提案しても通ることが多いです。

内容の重複している提案書類を整理し、枚数を削減したり、負担のわりに、効果の少ない仕事はしれっ削減しちゃったりしています。

意外に「あれ？気づいたらなくなってたけど、なくても大丈夫だったね。」ということ多いですよ。

必要な場合は、教務主任や学年主任などに事前に確認しておくとさらにスムーズです。

（５）まとめ

今回は、日々仕事に追われ、時間に余裕がなくて困っている先生に、10年間教員を経験してきた自分が、効率的に仕事をこなすために行っていることをまとめてみました。

他にも、こんなことを心がけているというものがあれば、ぜひコメントで教えてください。

今後も学校の業務効率化やICT活用について記事にしていく予定ですので、関心のある方はマガジンのフォローをお願いします。

また、育児休業についても記事にまとめています。そちらも興味があればぜひご覧ください。

最後までご覧いただきありがとうございます。
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