Googleスプレッドシートで予約システムを作ろう

今回の目的：予約管理をラクで無駄をなくしたい

現在の問題点：
1. 関東にあるサバイバルゲームフィールドの予約管理を行うクライアント様。フィールド管理者が辞めたことを機に、前任者までの管理方法を見直す。
2. すでにホームページにある予約フォームが全く機能しておらず、修正できる者もいない。
3. 予約の変更がとにかく多く、上記2.の理由から電話での対応メインとなるため対応できない時間もあり、予約の取りこぼしや重複につながっている。
4. 現在Excelで使用している予約管理表を使いやすくしたい。
5. フィールド管理者はフィールド以外の業務もあり充分な時間が取れない。
6. フィールド管理者のPCスキルはWord、Excelがメイン。

やりたいこと：
1. Googleフォームを使用して予約フォームを作ろう。
2. Googleスプレッドシートと予約フォームを連動させて、24時間自動管理を実現しよう。
3. スプレッドシートAppを導入して、遠隔管理を実現しよう。
4. 予約は2種類（定例会・貸切）あるため、別々で管理したい。
5. 予約時の入力は簡潔に、予約の管理も簡単にしよう。
6. 制作・管理のコストは安くして！！　←ココ強調サレタ

やってみたこと：
1. ３種類の予約フォームをGoogleフォームで作成し、スプレッドシート１つのファイル（Excelで言うところのブック）で管理。
2. 予約フォームには自動返信機能をつける。
3. ホームページと予約フォームをリンク。
4. フォーム以外の予約にも対応するため手入力でも予約数増減可能。
5. 予約変更やキャンセルにも対応。
6. スプレッドシートに蓄積された各種データの必要部分だけ抽出し、予約管理表シートに反映。
7. 予約が入ったら、フィールド管理者とシステム管理者（私）にG-mailが届くようにする。

つまずいたこと（解決済み）：
1. 様々な予約管理システム（無料・有料）を登録し使ってみるものの、どれもイマイチ。　➡︎　上記「やってみたこと」の通りシステムを自作することで解決
2. 予約フォームへの自動返信機能搭載　➡︎　アドオン追加で解決
3. ２種類ある予約の振り分け　➡︎　予約フォームを３種類（貸切・定例会仮予約・定例会本予約）作成することで解決
4. 各種情報の抽出　➡︎　関数を駆使（GAS非使用）
5. キャンセル、予約手入力の導入　➡︎　各種入力対応シート（Excelではワークシート）を増やし、管理用シートで抽出情報をまとめる（上記4.）ことで解決

よかったこと：
1. スプレッドシート（Excelベース）のため、現場で操作もしやすく予約管理もわかりやすい。（手作業部分が大幅に減りヒューマンエラーも減少）
2. 予約の変更、キャンセルに自動対応させたことで、24時間対応の実現と管理者の予約対応時間が大幅に減少。（というかほぼなくなった）
3. 予約漏れはない。（Googleのシステム障害時に、自動返信や管理者へのメールが止まる（遅れる）ケースは確認済）
4. スマホで状況確認、（簡易的な）対応ができるため、都度PCを開く必要がなくなった。
5. 機能の追加やトラブル対応がすぐにできる。（※システムを修正できる人がいることは前提）
6. 安価（基本的に無料）でシステムが作成できる。

今後：
1. 他の業態（飲食店・美容院など小規模店舗や個人経営店舗）に水平展開が可能　※気になった方はぜひご相談ください。
2. データベースの有効活用（営業メールなど顧客の囲い込みに対応できる）
3. 一部ある手動部分をGAS使用することでさらに効率化しアップデート
4. App化（スプレッドシート対応のノーコードAppにて実現可能）

各種詳細は掘り下げて今後更新（備忘録と振り返りが大事）