「何を伝えたいのかわらない」と言われないためにおさえるポイント

2024年8月4日 21:53

こんにちは。
鷹取智子（たかとりともこ）です。

研修講師として企業向けにコミュニケーション研修などを提供、
調剤薬局にいた経験を活かし、医療機関での接遇コンサルティング
にも関わっています。
また、個人向けには「自分をごきげんにする心と身体の整えメソッド」講座
を実施しています。

あなたは、相手に簡潔にわかりやすく伝えることが得意ですか？それとも苦手意識がありますか？

以前の私は、わかりやすく簡潔に伝えることが苦手でした。
20代の頃、上司に報告をする際にはこんなことを言われる始末・・・

「何を言いたいのかサッパリわからない。結論はなに？」

こちらとしては、

「時系列でわかりやすく詳細を話しているのに何で？」と理解できなかったのです。今思い出すと、上司の仰るとおり。申し訳ない気持ちでいっぱいです。

その時の私の伝え方は、

・前置きが長い
・時系列に話を進めるため、結論がわかりにくい
・前置きなどの不要な情報が多い
・話があちこちに飛ぶ
・不要な接続詞や形容詞が多い
・1文が長く、1つの文章の中に情報を詰め込み過ぎている
・曖昧な表現が多い

などの傾向があったように思います。
これじゃ伝わらないです・・・

講師になってからも、簡潔に話すのが苦手だった私。
プレゼンテーションについて学び、少しずつ苦手意識がなくなっていきました。

今は以下のことを意識実践しています。

1．わかりやすく伝えるフレームワークを使う

私が良く使うのは以下の2つです。

・序論、本論、結論

①序論：
話や文章の導入部分で、テーマや目的を提示し、聴衆や読者の関心を引きます。トピックの概要、問題提起、背景情報などがあたります。

例: 「今日は、リモートワークの利点についてお話しします。まず、リモートワークがどのように普及しているかを見ていきましょう。」

②本論：
主要なポイントや議論の中心部分。論理的な展開や具体例を使って、主張をサポートします。主要な論点や証拠、具体的な事例などを入れます。

例: 「リモートワークにはいくつかの利点があります。まず第一に、通勤時間の削減です。多くの人が毎日長い時間を通勤に費やしていますが、リモートワークならその時間を有効に活用できます。」

③結論：
話や文章の締めくくり部分で、主要なポイントを再確認し、まとめます。
要約、結論、提案、今後の課題などが含まれます。

例: 「以上のように、リモートワークは通勤時間の削減や作業効率の向上など、多くの利点があります。今後さらに普及することで、働き方の多様性が広がることが期待されます。」

いかがでしょうか？話や文章が論理的でわかりやすく、聴衆や読者に効果的にメッセージを伝えることができますよね。次にPREP法です。

・PREP法

①POINT:結論
まず、伝えたい主張や結論を明確に述べます。

例: 「リモートワークは生産性を向上させます。」

②REASON：理由・根拠
その主張の根拠や理由を説明します。

例: 「通勤時間が削減され、社員はその時間を仕事に充てることができます。」

③EXAMPLE：具体例
主張と理由を裏付ける具体的な例や事例を挙げます。

例: 「例えば、A社ではリモートワークを導入してから生産性が20%向上しました。」

④POINT：最終結論
最後に、最初の主張を再度強調して締めくくります。

例: 「このように、リモートワークは生産性を向上させる効果があります。」

PREP法を使うことで、論理的で説得力のある話を展開することができます。

ビジネスにおいては、まず結論から伝えるようにします。

特に報連相など業務上で相手に何かを伝える際、相手が知りたいのは結論ですよね。相手の立場に立って、相手が知りたいことを先に伝えます。

私は、3点法を使うことも多いです。話の内容を3つにわけて伝えます。

例：「●●で大事なのは3点です。1点目は～、2点目は～3点目は～」

最初に3点です、と伝えることで相手は聞く準備ができます。

そして1文をできるだけ簡潔に短文にします。
不要な接続詞・形容詞は省略します。口頭でも文章でも、1文の中に主語と述語は1つずつ。1つの文章に情報を盛りすぎないことです。

また、「だいたい」「～と思う」「おそらく～」「できるだけ～」などの曖昧な言い回しは避けます。具体的に、できれば数字を入れると伝わりやすくなります。

これらを意識実践し、「わかりにくい」と言われることはほとんどなくなりました。最初からできたわけではなく、意識実践を積み重ねることが大事だと痛感しています。