プロジェクトにおける調達管理　- -　マネジメントの道具箱

はじめに

　プロジェクトを進める上で、自社の人員やリソースだけでは賄いきれない場合があります。

　そんな時、外部の企業や個人に協力を依頼することになります。この「外部からの調達」を適切に進めることが、プロジェクトの成功には欠かせません。

　プロジェクトにおける調達管理とは、まさにこの外部からの調達を計画し、実行し、管理する一連の活動を指します。

　今回は、この調達管理について、基礎から具体的な進め方までを説明します。

1.「プロジェクトにおける調達管理」とは何か？

1.1 PMBOKにおける定義

　プロジェクトマネジメントの知識体系であるPMBOK（ピンボック：Project Management Body of Knowledge）では、調達管理を「プロジェクトの要求事項を満たすために必要な製品、サービス、または成果物を、プロジェクトチームの外部から取得するプロセス」と定義しています。

　簡単に言うと、プロジェクトを成功させるために、外から何かを「買う」とか「お願いする」といった一連の活動が調達管理にあたります。

1.2 プロジェクトにおける調達管理の対象と事例

　調達管理の対象となるものは多岐にわたります。

　主なカテゴリーと具体的な内容を見ていきましょう。

【IT関連の調達】

(1)ソフトウェア・システムの開発・導入
　業務システムやWebサイト、アプリなどの開発を外部のベンダーに依頼する場合です。自社に開発リソースがない場合や、専門的な技術が必要な場合に利用します。

(2)ITインフラの構築・運用
　サーバーやネットワーク機器の導入、クラウドサービスの利用、データセンターの契約などが該当します。

(3)コンサルティング・技術支援
　新しい技術導入の相談や、特定のIT課題解決のための専門家のアドバイスを求める場合です。

【ビジネス関連の調達】

(1)業務のアウトソーシング
　コールセンター業務や経理業務など、特定の業務を外部の専門企業に委託するケースです。

(2)専門家やコンサルタントの活用
　法律やマーケティング、人材育成など、特定の分野の専門知識を持つ外部のプロに協力を依頼する場合です。

(3)設備・備品の購入・リース
　オフィス家具、PC、特殊な機械などを購入したり、リース契約を結んだりする場合です。

(4)イベント運営
　展示会やセミナーの企画・運営を専門業者に依頼するケースです。

　これらの調達は、プロジェクトの目的や規模によって様々です。重要なのは、何が必要で、誰に頼むのが最適かをしっかり見極めることです。

2.調達管理

　調達管理は、いくつかのステップに分けて進められます。
　ここでは、主なカテゴリーに分けて、それぞれの対応と注意点を見ていきます。

2.1 調達計画の立案

(1)具体的な対応

　・何を調達するかを決める
　　プロジェクトに必要なものを具体的に洗い出します。
　　例えば、「顧客管理システム」が必要なのか、「顧客管理システムの一部機能開発」で十分なのか、などです。

　・調達方法を決める
　　自分で作るか、外部に依頼するか、依頼するならどの形式（一括請負、時間単価など）にするかなどを検討します。

　・予算やスケジュールを決める
　　どれくらいの費用をかけられるのか、いつまでに必要なのかを明確にします。

　・契約の種類を決める
　　固定価格契約や実費償還契約など、リスク分担や支払方法に適した契約形態を検討します。

(2)注意点

　・「あれもこれも」と欲張りすぎず、本当に必要なものに絞り込むことが大切です。

　・調達するものがプロジェクトにどう貢献するのか、その目的を明確にすることが重要です。

2.2 調達先の選定

(1)具体的な対応

　・情報提供依頼（RFI）
　　複数の候補企業から、企業情報やサービス内容、実績などを提供してもらいます。

　・提案依頼書（RFP）の作成
　　調達したいものの内容、求める品質、納期、予算などの詳細を記載し、候補企業に具体的な提案を求めます。

　・提案内容の評価
　　提出された提案書を、価格、技術力、実績、信頼性、サポート体制などの基準に基づいて比較検討します。

　・交渉と契約
　　最適な候補企業を選定し、価格や条件について交渉を行い、最終的な契約を締結します。

(2)注意点

　・価格だけで判断せず、品質や実績、信頼性、緊急時の対応力なども含めて総合的に評価しましょう。

　・曖昧な表現を避け、RFPは具体的に書くことで、的確な提案を引き出すことができます。

　・複数の企業から見積もりや提案を取ることで、比較検討の幅が広がり、より良い選択ができます。

2.3 調達の実行と管理

(1)具体的な対応

　・進捗管理
　　契約内容通りに進んでいるか、定期的にベンダーと連絡を取り、進捗状況を確認します。

　・品質管理
　　納品される成果物が要求された品質を満たしているか確認します。

　・変更管理
　　プロジェクトの途中で要件変更などが発生した場合、契約内容の変更や追加費用の発生についてベンダーと協議し、合意形成を図ります。

　・課題解決
　　問題が発生した場合は、ベンダーと協力して解決策を見つけ、対応します。

(2)注意点

　・こまめなコミュニケーションが重要です。些細なことでも早めに共有し、問題が大きくなる前に対応します。

　・契約書の内容を常に意識することが大切です。特に、責任範囲や納期、支払い条件などはしっかりと確認しておきます。

　・変更は必ず書面で合意するようにします。口頭での合意は後々トラブルの原因になります。

2.4 調達の終結

(1)具体的な対応

　・成果物の受領と検査
　　納品された成果物が契約通りの内容であるか、最終的な確認と検査を行います。

　・支払い
　　契約に基づき、ベンダーへの支払いを完了します。

　・契約の終了
　　必要に応じて、契約終了の手続きや、今後の関係性について話し合いを行います。

　・評価と教訓
　　今回の調達がうまくいった点、改善すべき点を振り返り、今後のプロジェクトに活かします。

(2)注意点

　・成果物の受領時には、必ず最終チェックを行い、問題がないことを確認してから受領します。

　・今回の経験を次のプロジェクトに活かすため、「うまくいったこと」と「改善点」を記録しておくことが大切です。

3.PMがやるべき事、注意すべきこと

　プロジェクトマネージャー（PM）は、調達管理において非常に重要な役割を担います。
　各フェーズでのPMの具体的な役割と注意点を見ていきます。

3.1 立ち上げフェーズ

　このフェーズでは、プロジェクトの方向性を決定し、大枠を定める段階です。

(1)やるべきこと
　・プロジェクトの目的と範囲を明確にして、調達が必要かどうかの大まかな判断を行います。
　・調達が必要な場合、どんなものを、どのくらいの規模で調達する可能性があるかを検討して、調達計画の初期案を立てます。
　・プロジェクトの目標を達成するために、どのような外部リソースが必要になりそうかを洗い出します。

(2)注意すべきこと
　・この段階では、詳細を詰めすぎず、柔軟な姿勢で調達の可能性を探ることが重要です。
　・プロジェクトの初期段階で調達の必要性を過小評価しないよう注意します。後から慌てて調達をすると、コスト増や納期遅延の原因になります。

3.2 計画フェーズ

　プロジェクトの詳細な計画を立てる段階です。

(1)やるべきこと
　・調達計画を具体的に作成します。何を、いつ、誰から、いくらで、どのような契約で調達するのかを詳細に決定します。
　・RFP（提案依頼書）の作成を主導して、調達要件を明確に定義します。
　・調達先の選定プロセスを管理して、複数の候補を比較検討します。
　・選定した調達先との契約交渉に参加して、プロジェクトにとって有利な条件を引き出します。

(2)注意すべきこと
　・RFPにあいまいな記述があると、後で「言った、言わない」のトラブルになりかねません。具体的に記述します。
　・契約内容をしっかり確認し、リスクや責任の所在を明確にしておくことが重要です。
　・予算とスケジュールの実現可能性を十分に検討し、無理のない計画を立てます。

3.3 実施フェーズ

　計画に基づいてプロジェクトを実行する段階です。

(1)やるべきこと
　・調達先との定期的なコミュニケーションを図り、進捗状況を把握します。
　・成果物の品質チェックを適宜行い、問題があればすぐにベンダーと連携して解決に努めます。
　・プロジェクトの状況に応じて、契約変更が必要かどうかの判断を行います。必要であれば、変更管理プロセスに沿って対応します。
　・トラブルが発生した際には、ベンダーと協力して問題解決にあたります。

(2)注意すべきこと
　・「任せっきり」にせず、積極的にベンダーとの連携を図ります。
　・問題の兆候を早期に察知し、迅速に対応することが重要です。
　・変更が発生した場合は、必ず書面で合意を取ります。

3.4 終結フェーズ

　プロジェクトの最終的な完了と振り返りを行う段階です。

(1)やるべきこと
　・調達した成果物が最終的にプロジェクトの要件を満たしているかを確認して、受領します。
　・契約に基づき、最終的な支払いを承認します。
　・今回の調達について、良かった点や課題点、改善策を評価して、次のプロジェクトに活かすための教訓をまとめます。
　・調達先との良好な関係を維持して、将来的な協業の可能性も考慮します。

(2)注意すべきこと
　・成果物の最終確認を怠らず、不備がないことを確実に確認します。
　・調達先への感謝と評価を適切に伝えることで、良好な関係を築くことができます。
　・学びを次に活かすための振り返りを丁寧に行います。

4.書籍の紹介

・プロジェクトマネジメント知識体系ガイド
　（PMBOKガイド）第7版 Kindle版
　＋プロジェクトマネジメント標準: PMI日本支部 監訳
　プロジェクトマネジメント協会（PMI） (著)
　一般社団法人 PMI日本支部 (2023/1/6)
（ ※ 書籍の解説等は原則としてリンク先（Amazon）における解説をベースに記載しています。詳細内容はリンク先を参照願います。）

・図解即戦力　PMBOK第7版の知識と手法がこれ1冊でしっかりわかる教科書 Kindle版
　前⽥ 和哉 (著)
　 技術評論社 (2024/9/20)
　プロジェクトマネジメントの世界標準として知られるPMBOK Guide 第7版の解説書です。「プロジェクトの基本」「価値実現システム」「12の原理・原則」などプロジェクトマネジメントの基礎となる知識のほか、PMBOK第7版のメインテーマともいえる「8つのパフォーマンス領域」について、要点をくわしく解説します。プロジェクトマネジメントの勉強のほか、PMP試験対策の第一歩としてもおすすめできる1冊です。
（ ※ 書籍の解説等は原則としてリンク先（Amazon）における解説をベースに記載しています。詳細内容はリンク先を参照願います。）

・図解入門よくわかる 最新PMBOK第6版の基本 Kindle版
　鈴木安而 (著)
　‎ 秀和システム (2018/3/23)
　PMBOKガイドは、米国プロジェクトマネジメント協会により、日本語を含め世界11ヶ国語に翻訳・出版されています。翻訳されても、専門用語が多い、カタカナ用語が多いなどの理由からなかなか理解が困難です。本書は、『PIMBOKガイド第6版』の翻訳・監訳チーム・リーダーでもある著者が、本来の意味をなるべくかみ砕いて解説します。イメージしやすいよう図版を豊富に使っているので、初心者からベテランまでわかりやすくなっています。
（ ※ 書籍の解説等は原則としてリンク先（Amazon）における解説をベースに記載しています。詳細内容はリンク先を参照願います。）

・プロジェクトマネジメントの基本がこれ1冊でしっかり身につく本 Kindle版
　前田和哉【著】
　技術評論社（2022/06）
　本書は、プロジェクトマネジメントについて基本から学ぶことのできる入門書です。プロジェクトマネジメントの基礎知識について解説した後、プロジェクトを「立ち上げ」「計画」「実行」「監視・コントロール」「完了」という5つの段階に分け、各段階において実施すべきこと、注意すべきポイントについて丁寧に解説しています。
（ ※ 書籍の解説等は原則としてリンク先（Amazon）における解説をベースに記載しています。詳細内容はリンク先を参照願います。）

おわりに

　プロジェクトにおける調達管理は、外部の力を借りてプロジェクトを成功に導くための重要な活動です。

　適切な計画、慎重な選定、そして密な連携によって、調達はプロジェクトに大きな価値をもたらします。

　外部の専門知識やリソースをうまく活用して、プロジェクトを成功へと導いていきましょう。