【情シス必見】Microsoft ListsとFormsで自動転記！社内ヘルプデスク業務を改善してみた

こんにちは！ぴかくまです🐻
7月に入り、いよいよ夏本番といった感じの気温ですね！
夏バテには気をつけながら今日も元気にMicrosoft 365 について話していきたいと思います！

今日のテーマは・・・
「情シス必見！Microsoft FormsとMicrosoft Listsの連携で、社内ヘルプデスク対応をもっとスマートに改善してみた！」です。

「社内ヘルプデスク対応」と聞いて、どんな業務を思い浮かべますか？
社員からIT専門部署などに「パソコンが動かない」「勤怠システムにログインできない」「備品を補充してほしい」などの問い合わせが届き、それをメールやTeamsのチャットで受け取って、Excelの「問い合わせ対応台帳」に転記して、対応者や対応状況を記録する――そんな運用をされている企業も多いのではないでしょうか。

特に情シス（情報システム部門）の方々は、こうした問い合わせ管理に日々多くの時間と労力を割いているのではないでしょうか？
「また同じような質問が来た」「手が回らない」「台帳の更新が追いつかない」、そんな声もよく耳にします。

しかしながら、上記の方法にはいくつか課題があります。

例えば・・・
・メールからExcelへの転記作業が手間
・手作業による入力ミスや記録漏れ
・メールの見落としによる対応漏れのリスク
などなど。

特に、この、「社員から問い合わせが届く→手動で台帳に転記する」ここの作業が大変です。
手作業による転記ミスの心配もさることながら、とにかく手間がかかるこの作業、無くしたいですよね。

この「内容を転記する」という行為、実は簡単に自動化することができます！
そして、この自動化術は、Microsoft ListsとMicrosoft Formsの機能を組み合わせることで、実現できるんです💡

今日は、「社内問い合わせ管理」という業務シナリオに沿って、Lists×Formsの連携活用術をご紹介していきます！

本日の目次はこちら↓

ではスタートです♪ 

Microsoft Lists × Microsoft Forms

まずはこの２つが何ができるサービスなのか？という点についてお伝えします。

Microsoft Listsとは？

Microsoft Listsは、クラウド上で使える「表（テーブル）」のようなものです。見た目はExcelと似ていますが、Excelと大きく異なる点は「複数人で同時に編集・共有できる」という点です。つまり、チームでの情報の管理を最適化するためのツールなんです。

また、このListsはWebパーツとしてSharePointページに埋め込むことができ、SharePointサイト上に直接表示したり、そこで直接編集したりすることもできます。

※Microsoft Listsは、もともとSharePointに含まれていた「リスト機能」（＝SharePointリスト）だけを取り出して、単体のアプリとして進化させたツールです。そのため、画面のUIに若干の違いはあるものの、Microsoft Listsと、「SharePointリスト」と呼ばれているSharePointサイト上で作成できるリストは基本的には同じものと考えてOKです。

 Microsoft Listsのイメージはこんな感じです！

Microsoft Formsとは？

Microsoft Formsは、アンケートや申し込みフォーム、問い合わせフォームなどを簡単に作れるツールです。
お客様向けのお問い合わせフォームを作成したり、従業員向けの社内アンケートフォームを作成したり、はたまたクイズを作成したりと・・・使い方は多岐に渡ります。

また、フォームに入力された内容は、リアルタイムで確認することができ、Excelにエクスポートすることもできます。また、Power Automateを使用することで様々なサービスとの連携も可能です！

こんなイメージです！

では、実際にこれら2つを使用した際の社内ヘルプデスク管理の設定を見ていきましょう！ 

実際の設定方法を見てみましょう

はじめに

問い合わせ管理台帳のイメージはこんなようなものを想定しています。

これらの項目を分類してみると、
報告者が記入：受付日、部署名、氏名、メールアドレス、問い合わせ内容等
管理側が記入：緊急度、対応者、対応状況、備考
となります。

listsを開いて台帳を作成してみよう

ではさっそく、Microsoft listsを開いてみましょう。
リストを作成したいので、「新しいリストを作成します」をクリックします。

そうすると、下記の画面に移行します。

何もないところから一から開始してもいいのですが、今回の主題としてはExcelで管理していた台帳をこのListsに移行したほうが速そうですので、インポート元：Excelを選択します。

すると、自身のOneDriveファイル一覧が表示されますので、所定の台帳を選択してください。（今回は、先ほどお見せしたExcel台帳を取り込もうと思います！）
台帳を選択すると、下記のような画面に推移します。

なんと、このListsには、ファイルを選択すると、テーブルとして定義された箇所の情報を自動で読み込んでくれるというすばらしい便利機能があります！！（いちいち手打ちで作り直す必要はありません！）

※Excelファイルをテーブルとして定義しないと「テーブルを定義する必要があります」と表示されます。その場合は、テーブルとして定義した後に再度Listsに読み込ませてください。

右下の「次へ」を押すとリストが作成されるのですが、その前にテキストの種類を選択してみましょう。

例えば、問い合わせ種別は「選択肢」、問い合わせ内容は「１行テキスト」、問い合わせ内容詳細は「複数行テキスト」にするなど、その列に合ったものを選択してください。

 ちなみに、下記のようにインポートしないも選択することが出来ます。

 列の種類を選択出来たら、右下の「次へ」を選択して進みます。

タイトルを入力し、「作成」をクリックしてください。 

こんな感じで、簡単にExcelの問い合わせ管理台帳を、Listsに移行することが出来ました。
もともとあったExcelデータを簡単に移行できるのもこのListsの良いところですね♪

Formsで問い合わせフォームを作成してみよう

では次です。
問い合わせフォームを作成し、「所定の問い合わせフォームから来た問い合わせは、自動でこのリストに追加される」を実現してみましょう。

 Microsoft Formsから新たにフォームを作成し、このListsに自動追加されるようにPower Automateでフローを組む・・・（前回の記事参照）

でもいいのですが、もっと簡単で便利な機能があるのでその方法でやってみたいと思います！

 先ほど作ったこのListsの上部に、「Forms」というボタンがあるのがわかりますか？

このFormsボタンを押してみます。

ここから「新しいフォームを作成する」をクリックしてみましょう。
クリックすると、下記のような画面に推移します。

おわかりでしょうか？

「新しく作成」を選択したにも関わらず、
右側に、Excel台帳で管理している項目がすでに表示されており、かつ、項目を入力するためのフォームも自動で作成してくれています！！✨

さきほどのリストもそうでしたが、１から作成する必要はない、というのが、業務効率化やチームコラボレーションとしてのツールとして非常に優れているなと感じる点です。（はじめて使ったとき感激しました）

しかしながら、これはリストにあるすべての項目を抽出してしまっています。例えば、下までスクロールすると、問い合わせフォームでは不要な質問も紛れてしまっています。 

ですので、少し手直しをしましょう！

報告者が記入：タイトル（受付日）、部署名、氏名、メールアドレス、問い合わせ内容等
管理側が記入：緊急度、対応者、対応状況、備考
ですので、緊急度以下を削除します。

右側のチェックを外すだけで簡単にフォームから項目が削除されます。

 さらに、このフォームはリストから自動生成された非常にシンプルなフォームなので、文章や設問も手直しを加えましょう。
ここは、既存の問い合わせフォームを参考に文章の手直しをしてみてください。

※「問い合わせ種別」等の選択肢には「選択肢の追加」が必要です。自身でご確認のうえ、選択肢を追加してください。

なお、右上の「プレビュー」を押すと、このようにプレビュー画面を確認することも可能です。

プレビューで確認して内容が良ければ、さっそくこのFormsリンクを部内などで共有してテストしてみましょう！
リンクの共有方法は下記のとおりです。 

右上の「フォームの送信」をクリックします。

「フォームの送信」を選択すると、下記のような画面に推移します。

ここの「リンクのコピー」から、このリンクを社内のユーザーに共有することで、実際にこのFormsを通してリストに書き込みができるようになります。

実際の運用方法を確認してみよう

では、テストです。
実際の流れに則ってこのリストの動きを確認してみましょう。

① まず、社内問い合わせが届く

こんな感じで誰かから問い合わせが届くと仮定します。（内容は適当です）

このまま「送信」を押します！

② 自動転記されているか、リストを確認

次に、Listsを見に行きます。きちんと転記されているでしょうか・・・？

一番上に、「ぴかくま」さんからの問い合わせが届いています。
Forms→Listsへの自動転記は完璧です。
これでもう手動で転記する必要はありませんね！

③社内の対応者を決めてさらにリストを記入する

ここから運用方法の話になりますが、あくまで一例をお伝えできればと思います。
例えば、毎朝このヘルプデスクの対応者を決める会があると仮定します。
現状、このぴかくまさんからの問い合わせの緊急度や対応者等が決まっていない状況になっています。

では、実際にこの緊急度や対応者を入力してみましょう！
方法は簡単です。
ぴかくまからとどいたメッセージをダブルクリックすると、その問い合わせの詳細が表示されます。

ではここから、緊急度、対応者、対応状況を選択してみましょう。

まず、緊急度をクリックすると、こんな感じで選べるようになっています。

このように、対応者、対応状況も会議にて決定されたという体で、入力してみます。
項目を入力し終えたら、右上の×で閉じて元の画面に戻ります。
すると・・・

このような感じで、緊急度以降もきちんと入力されています。
なお、問い合わせフォームから自動転記された内容も同様に手直しすることが出来るので、管理上変更したいという場合は内容を変更することが出来ます。

 また、「対応中」「未対応」だけ抽出したいな、というように、フィルターをかけたい場合もあるかと思います。
そんな時は、このフィルターマークをクリックしてください。

すると、この画面のように、絞り込みをすることが可能です。
対応状況だけでなく、例えば「緊急度が高く未対応」のもの、のように絞り込むことも可能です。
これで効率的に問い合わせ対応業務が行えるのではないでしょうか！

最後に

今回、Microsoft ListsとMicrosoft Formsの活用術を見てきました。
Microsoft Listsは、実はTeamsと連携して該当のチャネルからListsを編集できるという便利機能もあるため、Teamsチームをコミュニケーション基盤としている場合はリストにアクセスしやすい、というメリットもあります。
チームでの情報管理に優れたツールなので、みなさんもぜひ使ってみてくださいね！

また、今回はLists機能のほんの一部をご紹介しましたが、そのほかの機能として
・表示形式の切り替え（表形式／ギャラリー形式／カレンダー形式）
・Excelのような条件付き書式設定（例：緊急度が高いものを赤く表示する）
など、まだまだ便利機能はたくさんあります。

このように、Microsoft 365の各種ツールは、うまく活用することで日々の業務を大きく効率化できる一方で、「どこから手をつければいいかわからない」「社内に詳しい人がいない」といったお悩みも多いのではないでしょうか。

そんなお悩みをお持ちの方はぜひ当社までお気軽にお問い合わせください。

 ▼ 当社お問い合わせフォームはこちらから

以上、ぴかくまでした！最後までお読みいただきありがとうございました！

この記事がためになった、おもしろかったという方はぜひスキやフォローいただけると大変励みになります ^_^
次回の更新までお楽しみに～～！！

2025/10/31追記

本記事ではForms→Listsへの転記のみを実施しましたが、Lists転記→通知を実現する方法の記事も書いています。ぜひご覧になってください！