ムダな会議なんでやめちまえ！～会議の時間を有効に使うコツ

こんにちは。ユウコです。

以前、外資なのに外資っぽくない会社に転職したという記事を書きました。

その会社にはかなり長く勤めたのですが、やはりこんな時代がありました。

会議だけで勤務時間が終わってしまうので、多くの同僚が個人のデスクワークが全く手を付けられない→深夜まで残業というカオスな状態に陥ったことがあります。

これはまずい！と、部門全体で改善活動に取り組みました。
今日はその改善活動と現在までの経験から、会議をムダな時間で終わらせないコツについてお話したいと思います。

ムダな会議～こんな会議はイヤだ

大きなプロジェクトや炎上しているプロジェクトなどにかかわっている場合、原因の一つには必ず「ムダな会議」の存在があります。
これをうまく改善できるとメンバー間のコミュニケーションが円滑になり炎上もいくらか和らぐというものです。（私の経験上のお話です）

さて、「ムダな会議」ってどんな会議をイメージされますか？
いろいろありますよね。

＜目的がない＞

集まることが目的になっちゃってるパターン。

などと腑抜けたことをいう輩がいたりする。
特に、判断権限を持っている人がこんな調子だと決まるものも決まらないので大変困ります．．．

＜話が脱線してとにかく長い＞

目的がない場合にありがちですが、話があちこちにとっちらかって、色んな人が色んなことを発言する状態になるともう、収集が付かない。
ときに、誰かがキレて別の誰かを詰め始めたりして。

カオス

誰も止めないから延々と脱線し続けているうちにタイムオーバー。

この会議は何をしないといけないんだっけ？
肝心なことが全く議論されないままに終わるからまた次回、となる。

次回もおそらく同ですよね？　肝心なことはいつ決まるんでしょうか？

＜参加者が多すぎる＞

なんだかよくわからないけど参加者がいっぱい。
会議中、ほとんどの人が全く発言しない。
聞いているふりをして別のことをしている。

これってはっきり言って、ムダ　以外のなんでもないです。

知恵を出してくれる人、合意事項を決める権限を持った人、など必要な人だけにしぼった方が、win/winだと思いませんか？

＜とても時間内では説明しきれない資料を準備する＞

例えば何かを説明するために召集された会議。

30分で設定された会議なのに、何ページにも渡る壮大なプレゼン資料を持ってきて、始めから終わりまで詳細に説明し始める。

そして、そういう人ってたいがい説明するのがあまり上手でないので（あくまで個人的意見です）、結局なにが大事なのかよくわからないまま終わるっていうね。

効率的な会議のコツ～ムダにならない会議をしよう

では、ムダにならない会議ってどんなものでしょうか？
職場で行った改善活像の中で部門内で共有した基本的な会議のルールをご紹介したいと思います。

＜会議準備＞

実は会議の準備がキモです。
準備にばかり時間をかける必要はないですが、きちんと準備できていれば進行もスムーズです。

会議の目的を決める
何かの報告のための会議なのか、課題について話し合うための会議なのか、それとも朝会のような定例で申し送りをするような会議なのか？

参加者とファシリテーターを決める
誰に参加してもらうのか、会議進行は誰がやるのか。
部分的にプレゼンをする場合は、誰が・何を・やるのかを事前に決めて関係者に依頼し、合意しておく。
これ、めっちゃ大切。

「あれ？私がプレゼンするなんて聞いてませんけど？」

会議中にこんな風に言われた日にはファシリテーターは変な汗をかくことになります。

agendaと会議のゴールを決める
結婚式でも卒入学式でも、「式次第」的なものがありますよね。
会議でも同じ。
どういった順番で会議が進行するのかを決めておかないと時間配分が分らないですからね。
ざっくりとでもいいので準備しておくと、開始がスタートしてどういった順番で進行していき、最終的に会議の目的を達成するのかの道しるべになります。

会議のゴールは、この会議が終わった後に何が達成できているのか？です。
「現在の進捗状況を上司へ報告する」だとか、「参加者と特定の合意を形成する」だとか、「申し送り次項を共有して業務引継ぎを行う」だとか。

＜会議進行＞

進行は準備した通りに進めるのみです。

・あらかじめ設定した会議の目的を会議の冒頭で参加者に説明する。

その会議がなぜ召集されたのか、会議の終わりにまでに達成したいゴールが何なのか、を会議冒頭で説明します。

例えば会議の主催者が作ったプロジェクトスケジュールの草案についてレビューしたい場合。

＜目的＞
スケジュール案について懸念事項やフィードバックを吸い上げてスケジュールを最終化したい。
＜ゴール＞
今回は草案を説明してそれについてのフィードバックを吸い上げたい。
（最終化はそのあとの会議で合意したいので、今回の目的はフィードバックをもらうことである）

こんな感じのことを会議冒頭にファシリテータが説明するだけで、参加者は自分がこの会議内で何をすればよいのか理解できますよね？

・進行はagendaに沿って行い、あらかじめ予定した時間を過ぎないように、ファシリテータは脱線しそうになったら間に入って軌道修正する。

目的を達成しないままタイムオーバーになるのは避けるべきです。
ファシリテータは基本的にはあらかじめ決めた時間配分を気にしながら進行すればOKですが、万が一話が横道に逸れてしまっていると思ったら、

「その話は別のところでしましょう」
「その話はここで議論されるべきものではありません」

などと、毅然と軌道修正しましょう。有効な会議をするためにはファシリテータはきっぱりと言わないとダメです。
ファシリテータが言えない場合は別の人で言ってくれる人と事前にネゴっておくもの一つの作戦です。

・会議の終了時には会議内で決まったこと、継続タスクや新たなアクションアイテムが出た場合にはしっかりと役割分担を決めて出席者と握ること

最後に会議の中で決まったことは何か、継続タスクや新しいアクションアイテムが出た場合、誰が・何を・いつまでにやるのかを参加者全員で共有しましょう。
あとで自分がそのタスクの担当者だったことにすら気が付いていない、なんて事態を避けることができます。

＜会議終了後＞

議事録作成は必須です！
時間がなければ簡単なメモでもいいのです。
会議終了後できるだけ早いうちに出席者に配布しましょう。

あとで「言った/言わない」のもめごとにならないよう、しっかりエビデンス（証拠）に残すと主催者を守ってくれる心強い後ろ盾になります。

使えそうなものはマネしてみてね💛

職場内外の参加者の限られた時間をもらって会議を行うわけですから、会議は必要最低限にするべきです。参加しているふりをして別の仕事をしているぐらいなら参加しない方がマシ。

参加するからには主催者にとっても参加者にとっても何かしらの実り（成果）がないともったいないですからね。

ここでご紹介した方法は今でも私が実践しているものばかりです。

全く同じことをする必要はありませんが、できそうなものを試しに取り入れてみたら、ちょっとした変化や効率化につながるかもしれません。

参考になると嬉しいです。