【完全解説・コピペOK】Power Automate Desktop で 請求書を自動で作成する

はじめに

この記事では、 ほぼすべての企業で行っている業務、請求書発行業務のPower Automate Desktopによる自動化についてご説明します。この作業、なぜかはわかりませんが、請求書のフォームが企業によっても違い、また、同一企業内でも部門によって違うという状態になっています。最近、クラウドで請求書自動化作成が提供されていますが、お客様のそういったニーズに対応するためにはアドイン（カスタムメイド）が必要になり割高になってしまう、という問題も出ています。一方アメリカはというと、昔からこの業務を提供するインテュイットというサービスがほぼ独占していて、アメリカのほとんどの企業の請求書のフォームがインテュイットのフォームになっているというなんともアメリカらしい状態になっています。この作業を自動化することで、作業効率化がはかれ、これまで費やしてきた時間をもっとクリエイティビティな仕事に振り向けられるようになります。

請求書作成業務を自動化しました

この請求書の作成業務、この時代にそもそも人がやるものではありません。請求書作成作業自動化をPower Automate Desktopで実現しましたのでご紹介します。 フローコード も詳しく解説します。ご活用ください。

Power Automate Desktop（以下ＰＡＤ）とは

ＰＡＤはMicrosoft社が提供しているRPA ツールです。 RPA とは「Robotic Process Automation（RPA）」の略で、「パソコンで行っている業務を自動化ツール」のことです。当社では、PCを使って行っていた業務の80%をRPA化しています。しかも、そのPCはメルカリで、8,000円で買った中古のHP　T520シンクライアントだったりします。従業員５人を雇うのにかかっていたコストと比較すると 、そのインパクトは計り知れません（ここは経営者の方以外は読み飛ばしてください）。

この業務を自動化できれば

・見積書を自動作成

・発注書を自動作成

・納品書を自動作成

・領収書を自動作成

ということも可能です。自動化する 請求書 などの 帳票 を増やせば増やすほど、効率効果も高くなりますよ。

ほぼ無償版で十分のPAD

このＰADは有償版、無償版があります。普通、こういった場合、無償版はあくまで有償版の御試しで、実用に使えるものではないのですが、ＰＡＤは無償版十分に実務レベルとして使いこなすことができます。当社でも無償版を活用しており、なくてはならない基幹ＰＣの必須ツールです。

請求書作成の具体的な手順

では、PＡＤを使って、請求書の自動作成に取り組んでみます。

作成に必要なアプリは、

・ＰＡＤ

・Excel

・ＰＤＦ作成アプリ

です。

請求書に記載するデータは二種類のデータに分けることができます。ひとつは請求書が変わっても共通のデータ、たとえば社名、住所、電話番号など、もう一つは請求書ごとに変わるデータ、たとえば品名、数量、単価、合計金額などです。両方ともあらかじめExcelデータとして用意しておきます。そして、もうひとつの共通のデータはテンプレートとして用意します。一つ目を請求書テンプレート.xlsx、二つ目を請求データ台帳.xlsxとします。そして、これら二つのデータをPADで読み取っていったんデータの入ったExcelシートを作成し、PDFとして出力します。

請求書テンプレートを作成する

まず請求書テンプレートを作成します。下記のようなフォーマットご用意しました。

こちらはダウンロードしてお使いできます。

F5セル：会社名

F6セル：住所

F7セル：TEL

F8セル：FAX

F9セル：担当

F10セル：登録番号

F36セル：振込先情報

は情報をあらかじめ入力しておきます。

F列の金額は単価ｘ金額　=D21*E21

F26セルは小計　=sum(F21:25)

F27 セルは消費税(10%)　=INT(F26x0.1)

F28セルは合計　=F26+F27

C17セルは　＝F28

とします。今回はこれをデスクトップに保存します。

請求台帳データを作成する

次に、個別の件名ごとのデータを保存するExcelファイルを作成します。

A列：No.

B列：請求書番号

C列：お客様名

D列：件名

E列：品名

F列：数量

G列：単価

です。

今回は、件名ごとに登録できる品物の数は５件としました。