#21 「(Excelで)人を動かす」「(Excelで)道は開ける」

こんにちは！てけ王です！🐔🍗

前回は、「自発的」という言葉がたくさん出てきました。

この「自発的」なナレッジ共有を促した仕掛けとして、特にこの小口精算システムの導入に貢献した頃には、どのような仕掛けで何を行っていたか、具体的にご紹介しちゃいます！

ちなみに、その時に使っていた仕組みは全て手作りです。

「システム部に依頼して内製した」というものでもありません。

僕がほぼExcelだけで作った、本当に手作りの仕組みです。

言いたいのは、「仕組みはどんなものでも、人は動くんだ」ということです。

「（Excelで）人を動かす」    「（Excelで）道は開ける」

ユーザーと一緒に仕組みを作っていく。活動自体を育てていく。

その意識が、ナレッジマネジメントに大切な要素かと思います。

単に「手作りが良い」と言っているわけではありません。

「ユーザーに寄り添い、一緒に磨き上げて行くことが大事」ということです。

この辺りは、ヒストリー編でもお話ししていきますね。

またもや事例です。

先ほどのものとカラーが違うので、番号は振り直し。

事例１   「ポイントランキング」や「ほめほめーる」で、ナレッジ共有を楽しむ

当時のナレッジの投稿フローは、次の通りでした。

①ユーザーは、自身の担当スタッフに、作ったナレッジをメールで送る
②担当スタッフは、内容を確認し、ＫＭ窓口にメールで送る
③ＫＭ窓口は、ナレッジ共有システムに登録し公開する

このフローで、あらゆる部署の方から日常的に様々なナレッジが投稿されます。

この「投稿する」という行為に「ポイント」が付与されます。

このナレッジ共有システムからでもナレッジの活用は可能なのですが、様々なナレッジが登録されているので、「毎回検索して使う」という作業も面倒ですよね。

そこで、これも自発的に、ユーザーが「まとめナレッジ」という形で、ナレッジを業務別や機能別にまとめて整理してくれました。

このときは「小口精算システムに関するナレッジ集」のタイトルでまとめてくれました。

この「まとめナレッジを作る」という行為にも、ポイントが付与されます。

まとめナレッジは、社内のweb環境でhtml形式で作成され、ナレッジを必要とする方々へ展開され活用されました。

「小口精算システムの業務する人は、そのページだけを見れば良い」ので、非常に効果的です。

そしてユーザーは、まとめナレッジから必要なナレッジを開きます。

ナレッジの中には、評価ボタンがあります。

使用したらナレッジを評価します。

評価基準は

・Good
・改訂希望
・削除候補

の３つ。

この「評価する」という行為に対しても「ポイント」が付与されます。

どの評価であってもコメントを入力できますが、Good評価の時に入れたコメントは、ナレッジの投稿者に「ほめほめーる」が飛びます。

ちなみに「ほめほめーる」も、イベントに絡めてポイント付与することもありました。

「ほめほめーる」は、翌朝本人宛にメールで、ほめほめーるが届いたことが通知されます。

この時の通知メールは、届いた人全員が宛先に表示されます。つまり、「他に誰がほめほめーるをもらったか」がわかるようになっています。

ここで１つステキな情報。

朝から幸せな気持ちで物事に取り組むと、その日の生産性が約12%アップするという研究結果が実際にあるんです。

それを信じて、僕は必ず朝の９時までに皆さんにほめほめーる通知が届くよう、心掛けていました。

ほめほめーるをもらって嬉しい、元気になった、というのはこの活動でよく聞かれた話です。

ほめほめーるは、一覧表の形で全員に公開されます。

誰がどんな内容でほめほめーるをもらっているか、それを見えるようにしました。

僕がほめほめーるを作った目的は、「部下がみんなに褒められている状況を、上司に見てもらいたい」だったからです。

ほめほめーるは匿名です。

受信者は、最後まで誰から届いたかわからない仕組みになっています。（名前を伝えたければ本文で名乗ればオッケー）

ほめほめーるは、複数の送り方があります。

うち、「ナレッジを評価する時に送るほめほめーる」の場合、一覧ではハイパーリンクの形になります。そこをクリックすると、対象のナレッジが開く仕組みです。

ナレッジに対する「クチコミ」にもなるわけです。

ポイント付与は他にも、「アンケートに回答したら何ポイント」や、「このキャンペーンに参加したら何ポイント」など、様々なシーンで付与されます。

これらポイントの積み上げで、ポイントランキングが作られます。

データは日々更新です。

そしてランキング上位者には褒賞が贈呈されます。

一時期はトロフィーと図書カードを贈呈していました。最終的には基本は図書カード。（トロフィーは使い回ししていたのですが、渡したり返してもらったりが大変だったので、３年くらいでやめました  笑）

さらに、ランキング上位者はＫＭアワードに招待されます。

さらにさらに、ＫＭアワードの様子は、イントラや社内SNSを使って全社向けにアナウンスされ、貢献者が称えられます。

とめどなく長くなるので、いったん切ります。

今回はここまで！
フォローしてくださると超絶嬉しいです！